Csatlakozz hozzánk a Viberen
Megjelent: 12 éve

Már a kkv-szektorban is hódítanak a munkaügyi programok

Bérszámfejtés, járulékok, adó, nyugdíj, cafetéria, humán informatika. Ismerős szavak, ám az ezekkel kapcsolatos könyvelés, nyilvántartás, adatkezelés már kevésbé az. Pedig nagy odafigyelést és sok erőforrást igénylő feladathalmazról van szó. Miért ne lehetne ezeket a munkafolyamatokat is jelentősen megkönnyíteni? Erre szolgálnak a humánügyviteli szoftverek.

images

images

Tavaly májustól még csak a tízezer legnagyobb és a kiemelt adózóktól, illetve a havi és negyedéves adóbevallás benyújtóktól várta az APEH kötelezően a havi elektronikus adatszolgáltatást. Ez évtől már a többi munkáltatóra is vonatkozik az előírás. Az e-bevallás terheit nagymértékben csökkentheti, ha a feladatot humáninformatikai szoftver segítségével végzik el. A pontosan meghatározott és nyilvántartott bérek és járulékok miatt így szinte kizárt a hibás bevallás, ráadásul a program mindig ügyel a határidők betartására, ami segít elkerülni az esetleges büntetést.

Segítség a kisebbeknek is
2006-ban a többszöri és jelentős jogszabályváltozás, közülük is a havi elektronikus adatszolgáltatás bevezetése miatt megnőtt az érdeklődés a szakmailag és informatikailag is biztos hátterű humánügyviteli szoftverek iránt - mondja Kónya László, a VT-Soft Kft. humánügyviteli üzletágának igazgatója. Korábban jellemzően a nagyobb cégek keresték a megbízható, komoly ügyfélszolgálatot fenntartó bér- és tébészoftver-szállítót, ám ma már a kkv-szektor is egyre inkább olyan programot szeretne, ami mögött szakértői csapat és pontos, folyamatos jogszabálykövetés áll.

A kkv-k elsősorban a bérszámfejtő modul iránt érdeklődnek, de nem elhanyagolható a tb-, a humán- és kafetériamodul felhasználása sem. Ez utóbbi önállóan vagy más bérrendszerrel együtt is működtethető. Sok cégnél jelentkeznek extraigények, mint például az emberierőforrás-gazdálkodást támogató szoftverek. Ezek a megoldások a kkv-k körében néhány éve még ismeretlenek voltak, de ma már egy 200 fős társaság is igényli őket, ha nem akar lemaradni a konkurencia mögött.

A kkv-k körében a bérügyviteli rendszer megoldott, a humánügyvitel egyéb területein - például munkaidő-nyilvántartás, humánerőforrás-gazdálkodás - inkább csak egymástól függetlenül, elszigetelve alkalmaznak szoftvereket, s ezek a megoldások inkább csak a közép- és nagyvállalatokra jellemzőek - állítja Ocskay Szilárd, a piacvezető Nexon ügyvezető igazgatója.

Humáncsomag
Könnyű belátni, hogy az alkalmazottak egyéni bérszámfejtése egyszerűbben oldható meg egy számítógép és megfelelő célszoftver segítségével, mint a hagyományos megoldásokkal. Arról már nem is beszélve, hogy a számítógép egymagában könnyedén elvégzi azt, ami egyébként több ember munkája volna, a szoftver kezeléséhez kevesebb emberi erőforrás szükséges, ezáltal költséghatékonyabb. Már a munkavállaló alapbérének a könyvelése is nagy figyelmet és pontosságot követel meg, és fokozottan igaz ez abban az esetben, ha nem fix, hanem más - például teljesítményen alapuló - elszámolás alapján fizetjük ki a dolgozóinkat. S nem feledkezhetünk meg a béren kívüli juttatásokról sem, mint amilyen az étkezési jegy, az utazási bérlet vagy akár a kafetériarendszer, amelyen belül az éves keretösszeg többféle formában ölt testet (üdülési csekk, étkezési utalvány, egyebek). Egy korszerű programnak ezek könyvelése, nyomon követése nem okozhat gondot, s a bérmegállapítás utolsó fázisaként a banki átutalás is időben megtörténik az alkalmazott saját bankszámlájára. A komplex rendszerhez a nyugdíjjárulékok és az önkéntes, valamint a magánnyugdíj- és egészségpénztárak, a táppénzkifizetések ugyanúgy hozzátartoznak. Ha a munkabér és a juttatások könyvelése elektronikus úton történik, a teljes adóbevallás is könnyen elkészíthető.

A bérelszámoláshoz kapcsolódhat egy integrált munkaidő-nyilvántartó és beléptető rendszer is, amellyel nyomon követhető az egyes munkatársak érkezése és távozása, a napközbeni távollétek gyakorisága és ideje. A fluktuáció követésében is a segítség lehet a komplex rendszer, amely a távozó alkalmazott számára azonnal produkálja az ilyenkor szükséges dokumentumokat, elszámolásokat, és már az alkalmazás előtt kihasználhatók egy ilyen rendszer előnyei: a betöltetlen állásokra jelentkezőkkel kapcsolatos információk, a felvételi eljárások és a válogatás folyamata végig követhetők. A szabadságolások nyilvántartása, összehangolása is megoldható és optimalizálható. A legteljesebb szoftverek még a céges képzések, tanfolyamok koordinálására, végigkövetésére is képesek.

Az integráltság előnyei
A humáninformatika viszont éppen olyan terület, ahol az integráltság előnyeit ki lehet és ki kell használni, mivel a szoftverek moduljai azonos inputokkal, a munkavállaló adataival dolgoznak. Az integrált szoftverek használatával könnyen és jelentősen kiküszöbölhetők a hibalehetőségek - mint amilyen például a többszöri adatfelvitel -, ezzel pedig költséget és munkaidőt lehet megtakarítani.

A magyar piacon a hazai fejlesztőknek óriási az előnyük: elsősorban hogy alaposan ismerik a hazai jogszabályokat, és azért is, mert az év közbeni változásoknál sokszor néhány nap alatt elkészíthetik egy adott szoftver új verzióját. Az ügyvezető igazgató szerint a bérügyvitel után a HR egyéb területeinek - mint például a toborzás, kiválasztás, tréningek - informatikai támogatására fokuszálnak a fejlesztők, így itt várható jelentős kínálatbővülés.

A cég eldöntheti azt is, hogy csak szoftveres hátteret, outsourcingot vagy a kettőt együtt vesz-e igénybe. Outsourcing esetén fontos szempont, hogy a szolgáltató saját szoftverével álljon a szolgáltatás mögött, és rugalmasan alkalmazkodjék a cég igényeihez és már meglévő informatikai infrastruktúrájához.

A Nexon tapasztalatai szerint az outsourcing évről évre egyre népszerűbb. Nem a cég méretén vagy árbevételén múlik, hogy mikor érdemes kiszerveznie a HR-tevékenységeket. A kisebb cégeknek nem mindig érdemes külön szakembert képezni és fizetni, aki esetleg csak néhány napnyi munkát végez havonta, a nagyoknál viszont túl nagy erőforrást köthet le egy olyan kiszolgáló funkció, amely nem kapcsolódik szorosan a vállalat tevékenységéhez.
Follow hrportal_hu on Twitter