Már a kkv-szektorban is hódítanak a munkaügyi programok

Tavaly májustól még csak a tízezer legnagyobb és a kiemelt adózóktól, illetve a havi és negyedéves adóbevallás benyújtóktól várta az APEH kötelezően a havi elektronikus adatszolgáltatást. Ez évtől már a többi munkáltatóra is vonatkozik az előírás. Az e-bevallás terheit nagymértékben csökkentheti, ha a feladatot humáninformatikai szoftver segítségével végzik el. A pontosan meghatározott és nyilvántartott bérek és járulékok miatt így szinte kizárt a hibás bevallás, ráadásul a program mindig ügyel a határidők betartására, ami segít elkerülni az esetleges büntetést.

Segítség a kisebbeknek is
2006-ban a többszöri és jelentős jogszabályváltozás, közülük is a havi elektronikus adatszolgáltatás bevezetése miatt megnőtt az érdeklődés a szakmailag és informatikailag is biztos hátterű humánügyviteli szoftverek iránt - mondja Kónya László, a VT-Soft Kft. humánügyviteli üzletágának igazgatója. Korábban jellemzően a nagyobb cégek keresték a megbízható, komoly ügyfélszolgálatot fenntartó bér- és tébészoftver-szállítót, ám ma már a kkv-szektor is egyre inkább olyan programot szeretne, ami mögött szakértői csapat és pontos, folyamatos jogszabálykövetés áll.

A kkv-k elsősorban a bérszámfejtő modul iránt érdeklődnek, de nem elhanyagolható a tb-, a humán- és kafetériamodul felhasználása sem. Ez utóbbi önállóan vagy más bérrendszerrel együtt is működtethető. Sok cégnél jelentkeznek extraigények, mint például az emberierőforrás-gazdálkodást támogató szoftverek. Ezek a megoldások a kkv-k körében néhány éve még ismeretlenek voltak, de ma már egy 200 fős társaság is igényli őket, ha nem akar lemaradni a konkurencia mögött.

A kkv-k körében a bérügyviteli rendszer megoldott, a humánügyvitel egyéb területein - például munkaidő-nyilvántartás, humánerőforrás-gazdálkodás - inkább csak egymástól függetlenül, elszigetelve alkalmaznak szoftvereket, s ezek a megoldások inkább csak a közép- és nagyvállalatokra jellemzőek - állítja Ocskay Szilárd, a piacvezető Nexon ügyvezető igazgatója.

Humáncsomag
Könnyű belátni, hogy az alkalmazottak egyéni bérszámfejtése egyszerűbben oldható meg egy számítógép és megfelelő célszoftver segítségével, mint a hagyományos megoldásokkal. Arról már nem is beszélve, hogy a számítógép egymagában könnyedén elvégzi azt, ami egyébként több ember munkája volna, a szoftver kezeléséhez kevesebb emberi erőforrás szükséges, ezáltal költséghatékonyabb. Már a munkavállaló alapbérének a könyvelése is nagy figyelmet és pontosságot követel meg, és fokozottan igaz ez abban az esetben, ha nem fix, hanem más - például teljesítményen alapuló - elszámolás alapján fizetjük ki a dolgozóinkat. S nem feledkezhetünk meg a béren kívüli juttatásokról sem, mint amilyen az étkezési jegy, az utazási bérlet vagy akár a kafetériarendszer, amelyen belül az éves keretösszeg többféle formában ölt testet (üdülési csekk, étkezési utalvány, egyebek). Egy korszerű programnak ezek könyvelése, nyomon követése nem okozhat gondot, s a bérmegállapítás utolsó fázisaként a banki átutalás is időben megtörténik az alkalmazott saját bankszámlájára. A komplex rendszerhez a nyugdíjjárulékok és az önkéntes, valamint a magánnyugdíj- és egészségpénztárak, a táppénzkifizetések ugyanúgy hozzátartoznak. Ha a munkabér és a juttatások könyvelése elektronikus úton történik, a teljes adóbevallás is könnyen elkészíthető.

A bérelszámoláshoz kapcsolódhat egy integrált munkaidő-nyilvántartó és beléptető rendszer is, amellyel nyomon követhető az egyes munkatársak érkezése és távozása, a napközbeni távollétek gyakorisága és ideje. A fluktuáció követésében is a segítség lehet a komplex rendszer, amely a távozó alkalmazott számára azonnal produkálja az ilyenkor szükséges dokumentumokat, elszámolásokat, és már az alkalmazás előtt kihasználhatók egy ilyen rendszer előnyei: a betöltetlen állásokra jelentkezőkkel kapcsolatos információk, a felvételi eljárások és a válogatás folyamata végig követhetők. A szabadságolások nyilvántartása, összehangolása is megoldható és optimalizálható. A legteljesebb szoftverek még a céges képzések, tanfolyamok koordinálására, végigkövetésére is képesek.

Az integráltság előnyei
A humáninformatika viszont éppen olyan terület, ahol az integráltság előnyeit ki lehet és ki kell használni, mivel a szoftverek moduljai azonos inputokkal, a munkavállaló adataival dolgoznak. Az integrált szoftverek használatával könnyen és jelentősen kiküszöbölhetők a hibalehetőségek - mint amilyen például a többszöri adatfelvitel -, ezzel pedig költséget és munkaidőt lehet megtakarítani.

A magyar piacon a hazai fejlesztőknek óriási az előnyük: elsősorban hogy alaposan ismerik a hazai jogszabályokat, és azért is, mert az év közbeni változásoknál sokszor néhány nap alatt elkészíthetik egy adott szoftver új verzióját. Az ügyvezető igazgató szerint a bérügyvitel után a HR egyéb területeinek - mint például a toborzás, kiválasztás, tréningek - informatikai támogatására fokuszálnak a fejlesztők, így itt várható jelentős kínálatbővülés.

A cég eldöntheti azt is, hogy csak szoftveres hátteret, outsourcingot vagy a kettőt együtt vesz-e igénybe. Outsourcing esetén fontos szempont, hogy a szolgáltató saját szoftverével álljon a szolgáltatás mögött, és rugalmasan alkalmazkodjék a cég igényeihez és már meglévő informatikai infrastruktúrájához.

A Nexon tapasztalatai szerint az outsourcing évről évre egyre népszerűbb. Nem a cég méretén vagy árbevételén múlik, hogy mikor érdemes kiszerveznie a HR-tevékenységeket. A kisebb cégeknek nem mindig érdemes külön szakembert képezni és fizetni, aki esetleg csak néhány napnyi munkát végez havonta, a nagyoknál viszont túl nagy erőforrást köthet le egy olyan kiszolgáló funkció, amely nem kapcsolódik szorosan a vállalat tevékenységéhez.