Milyen lesz a jövő irodája?

- Nem a semmiből jött az irodai terek átalakulása - kezdi Medvedovszky Gergely, az Ahrend magyarországi vezetője. A szakma már hosszú ideje fejleszti a rugalmas munkavégzést segítő megoldásokat - ilyen például a desk sharing, a hot desking, a kollaborációs zónák kialakítása. Csupán annyi történt, hogy a koronavírusjárvány felgyorsította ezt a folyamatot. Míg korábban alsóbb vezetői szinteken zajlott a jövő tervezése, most minden cégnél az első számú vezetők asztalára jutott a téma. Elkezdődött az irodák újratervezése image, funkcionalitás, biztonság és pénzügyi szempontok alapján.

Milyen fázisokon mentek keresztül a cégek az utóbbi egy évben az irodához való viszonyt tekintve?
-A tavaly márciusi lezárások és a munkavállalók home office-ba telepítése először a bizalom kérdését hozta előtérbe. “Vajon tényleg dolgoznak a kollégák otthonról?” - tette fel jónéhány menedzser kétségbeesve a kérdést. Aztán ahogyan teltek a hetek, és látszott a teljesítmény, úgy tűnt el ez a dilemma.

A következő fázis arról szólt, hogyan tudja egy munkaadó a legjobban támogatni dolgozóit, miben tudja az ideális munkakörülmények kialakítását segíteni. Akadt olyan cég, amely engedte, hogy az irodabútorok egy részét hazavigyék a munkavállalók. Máshol home office csomagot alakítottak ki, amelyben új bútorokat - ergonomikus asztalt, széket - szereztek be az otthonról dolgozóknak.

Majd jött a harmadik szakasz, ami a második hullám elindulására tehető. A vezetők elkezdtek a jövőről gondolkodni. Hiába vonul le a járvány valamikor, nem lehet ugyanott folytatni, mint előtte.

Az irodai igények jövőjét illetően figyelemmel kísérjük a nemzetközi szakirodalmat, tanulmányokat. Annak érdekében, hogy az esetleges hazai specialitásokat mélyebben is feltárjuk, támogatjuk a ReSearch Consultancy Kft. csapatának azt a felvetését, hogy készüljön egy széles körű magyarországi felmérés a megváltozott irodahasználati szokásokról. A kérdőívben munkavállalókat kérdeznek többek között arról, hogy milyen feltételek megléte esetén menne szívesebben vissza irodai környezetbe dolgozni, vagy ha éppen nem dolgozni, akkor milyen tevékenységre tartaná legalkalmasabbnak az egykori irodai „bázist”.
A felmérés még folyamatban van, kíváncsian várjuk minden irodai alkalmazott és vezető véleményét.

Aki pedig követi az Ahrend és a ReSearch social media felületeit, az hamarosan értesül a kérdőív adatait is felhasználó elemzés részleteiről, a megváltozott irodahasználati igények hazai trendjeiről.

Mi a fő irány? Kisebb irodába költözünk? Vagy a meglévő teret másként használjuk ki?
- Aki legalább öt évre tervez és nincs a cég létét veszélyeztető pénzügyi nehézségekben, neki esze ágában sincs kisebb irodába költözni. Egyrészt most a bérbeadóval jó pozícióból tárgyalhat, másrészt a váltásnak rossz az üzenete, bizonytalanságot is okozhat a munkavállalókban. A legtöbben a munkaállomások számát csökkentenék és az így felszabaduló teret a megbeszélésekre, a tréningekre, a brainstormingokra, az együttműködésre alakítanák át. Úgy látom, hogy sok cég a heti 3 nap iroda - 2 nap home office vagy fordítva irányba tart hosszú távon.
Pillantás a jövő irodájába
Hogyan néznek ki majd ezek a közösségi, illetve az együttműködést segítő terek?
- Ahogyan csökkennek a kifejezetten munkahelynek dedikált területek, úgy nőnek a kollaborációs és tárgyaló zónák. A tárgyalókat cellásan alakítják ki magas oldalfallal, akusztikus bútorokkal, hogy védetten és koncentráltan tudjanak ott projektcsapatok dolgozni. A kollaborációs zónákat szellősebben és ülőbútorokkal rendezik be. Terjednek még a magas oldalfalú, akusztikai kárpitozású ülőbútorok, ami a fókuszált munkavégzést segíti, ha éppen napközben arra van szükség.

Nem az lesz a cél, hogy minél több időt töltsön bent a dolgozó az irodában, hanem az, hogy azt produktívan töltse, a többit pedig home office-ban elintézi.

A változások már a recepciónál is láthatóak lesznek, átalakul a vendégfogadás. A cégek nagyobb teret szánnak a beérkező vendégeknek és teljesen elkülönítik az iroda többi részétől, még a recepciós munkatárstól is leválasztják.

Az irodai étkező szellősebbé és többfunkciós szociális térré válik. Azonos területen kevesebb kolléga ül majd, ők rotációban ebédelnek. Az asztalok legalább három magasságba lesznek állíthatóak, így csevegőasztalként, étkezőasztalként és bárszékkel kávézásra is alkalmasak lesznek.

Megmaradnak az egyszemélyes vezetői szobák?
- Valaki ragaszkodik majd hozzá, de úgy látom, hogy ezt a átalakítást nem ússzák meg a vezetői irodák sem. Nincs jó üzenete a munkáltatói márka és az innovatív szervezeti image szempontjából, ha egy vezetőnek megmarad a nagy szobája, míg mindenki más fix asztalok nélkül rugalmasan dolgozik.

Milyen típusú irodabútorokat keresnek a cégek?
- A soft seating minden olyan irodai ülőbútor, ami nem a hagyományos szék, hanem puff, fotel, kanapé, bárszék stb. A terek akusztikája pedig a zajterhelés csökkentése miatt fontos. Ha egy 100 négyzetméteres térben szeretnénk egy kiskanapés, foteles zónát, akkor fontos, hogy az itt zajló beszélgetések, telefonok ne zavarják a közelben dolgozókat. Minimális ráfordítással sokat lehet segíteni a koncentrált munkavégzésen.

Hogyan vágjon bele egy cég, ha az iroda átalakításán gondolkodik? Miben segítenek önök?
- Auditot készítünk, ha kell mérőeszközöket telepítünk, hogy felmérjük, hol vannak az iroda gócpontjai, hol tartózkodnak a legtöbben, mennyi ideig, mi kihasználatlan. Érdekesség, hogy sok esetben a vezetés által fontosnak gondolt térről derül ki, hogy nincs funkciója és egy jelentéktelen hely a valódi gócpont.

A dolgozói létszám, a cég profilja és a munkakörök alapján felmérjük a munkaállomásigényt, a tárolóméretet. Csak egy apró példa: a pénzügy és az értékesítés teljesen ellentéte egymásnak a kommunikáció, a telefonálás és a tárolóhelyigény alapján. Az auditon rávilágítunk arra, mire koncentráljunk az átalakításnál, mi az, ami optimális, mi nem annyira. Javaslatot készítünk, milyen eszközökkel, milyen változtatásokkal lehet megvalósítani a kényelmesebb és hatékonyabb munkatér kialakítását.

Ha szívesen megosztaná véleményét a megváltozott irodahasználati szokások kapcsán, akkor az interjúban említett, a ReSearch Consultancy által végzett felmérés kérdőívét itt találja.


- támogatott tartalom -