Az okos munkakörnyezetek ereje: Növelje munkavállalói produktivitását!

Az okos munkakörnyezetek innovatív megoldásokat kínálnak, melynek célja a munkavállalók produktivitásának fokozása és a hatékonyabb munkavégzés elősegítése. Az okos technológiák és automatizált rendszerek számos előnyt biztosítanak a munkahelyeken, mert lehetővé teszik a munkavállalók számára, hogy egyszerűbben és gyorsabban végezzék el a feladataikat, felszabadítva időt és energiát más tevékenységekre.

„A munkáink során olyan régóta használunk okoseszközöket, hogy szinte fel sem tűnik, hogy azokkal zajlik a munka. Talán ami - design ügynökség lévén - kiemel minket a tömegből az eszközök terén az a tabletek és art padok használata, ami nagyban felgyorsítja és megkönnyíti számunka a grafikai tervezést. Emellett az okoseszközök teljes palettáját használjuk, hiszen a webdesign és a sitebuilding időszaka során ezekkel ellenőrizzük a megfelelő reszponzivitást. Emellett irodaszinten a tárgyaló- vagy asztalfoglalás az, amivel igyekszünk a smart irányba menni, de mivel javarészt home office-ból dolgozunk, ezeknek nincs különösebb jelentősége az irodai életünkre. Ami még fontos okos-elem nálunk az a time tracking, amivel a projekt óraszámokat és határidőket tudjuk kézben tartani, valamint a munkavállalók esetében is mindig tudjuk, hogy éppen mivel foglalkoztak vagy foglalkoznak. Erre egyébként az anyacégünk saját fejlesztésű vállalatirányítási rendszerét használjuk” - osztotta meg tapasztalatait Molnár Melinda, a Dream Agency Design Ügynökség head of design szakembere. 

A magyar fővárosban egyre népszerűbb az okos irodai környezet, amely számos előnnyel jár mind a dolgozók, mind a vállalkozások számára. Az okos eszközök használatával csökkenthető a rezsiköltség, optimalizálhatják a hőmérsékletet, illetve javulhat az irodai levegő minősége.

„Közel 25 éve dolgozom a szakmában, fő profilunk az irodaház üzemeltetés. Több mint 500 ezer négyzetméternyi irodaházat üzemeltetünk, főleg a főváros területén. Az elmúlt 10 évben az üzemeltetéshez kapcsolódó kényelmi funkciók jelentős fejlődésnek indultak. Minden irodaházban digitális hibabejelentő rendszer működik, amelyen keresztül a bérlők és alkalmazottaik kérése eljut hozzánk még arra vonatkozóan is, hogy a cég vendégeit a recepción engedjük fel, így az ott dolgozók addig más produktív tevékenységet folytathatnak. Üzemeltetési oldalról ez a legnagyobb fejlődés” - árulta el Szabó Gergely, a First Facility Ingatlankezelő Kft ügyvezetője. 

A smart eszközök elterjedése

A Covid járvány egyik hozadéka lett, hogy jobban elterjedt az otthoni munkavégzés, amely smart eszközök használatával lehetővé teszi a munkaidő és a munkakörnyezet rugalmasságát. Ennek eredményeképp könnyebbé vált a munkatársak közötti kapcsolattartás és az online megbeszélések lebonyolítása. Videokonferenciák, virtuális megbeszélések és egyéb csapatmunka-eszközök révén az okos eszközök segítségével a munkavállalók hatékonyan tudtak dolgozni és kommunikálni egymással a távolság ellenére. Egy home office-os rendszernél a nehézség inkább a könnyen kontraproduktívba forduló, nem minőségi kommunikáció, amin türelemmel és odafigyeléssel lehet javítani. Az irodai jelenlétnél elég volt odamenni a kollégához és megnézni, hogy hol és milyen irányba tart az adott feladattal, home office-ban ezt nehezebb, illetve kellemetlenebb is megtenni egy napközbeni meeting beiktatásával.

Molnár Melinda

„Mióta a munkaidő nagy részét home office-ban töltjük, azóta nagymértékben megnőtt a produktivitás és a kreativitás. További előny a rugalmas munkaidő, melynek köszönhetően egy-egy feladatnál sokkal több idő jut a gondolkodásra és elmélyedésre, ami a mi szakmánkban egy nagyon fontos és előnyös dolog és alapköve a minőségi munkának. A tradicionális "tárgyalós" meetingeket felváltottuk az online meetingekkel, amiket immár scrum-alapon tartunk meg, ezzel is növelve a hatékonyságukat, bár kreatív ügynökségként ezeknek a meetingeknek is egy jelentős része spontán ötleteléssel telik.

Kreatívként külön kiemelném, hogy megfizethetetlen az a szabadság, hogy bárhonnan tudunk dolgozni – vannak napok, amikor a Dunapart hozza meg az ihletet, és van, hogy munka közben egy zsúfolt kávézóban figyelem az embereket, mert épp ők a célcsoport – ez pár éve még elképzelhetetlen lett volna. Ez a munkastílus nagyban segíti a kreatív munkát és megelőzi a kiégést” - jelentette ki Molnár Melinda. 

A régi irodaházak és az okos technológiáknak való megfelelés

Tény, hogy az okos eszközök használata megkönnyíti a munkavállalók produktivitását, de Budapesten, ahol számos korábban épített irodaház található, egyre nagyobb igény mutatkozik ezeknek az ingatlanoknak a továbbfejlesztésére és az okos technológiák integrálására. 

„A közelmúltban egy irodaházat újított fel egy megbízónk, ott már Wellbeing Policy, közösségi tér került kialakításra. Itt a bérlők beszélgethetnek, tévézhetnek, csocsózhatnak, dartsozhatnak, sőt még kardió edzést is végezhetnek. Vannak olyan helyek, ahol videójátékok vannak. Egy tárgyalási foglaló rendszerhez hasonló rendszer alapján tudják az épületnek a bérlői lefoglalni és használni napközben pihenés és értekezletek megtartására. Ezek a kényelmi funkciók nagyban hozzájárulnak az alkalmazottak munkahelyi produktivitásához. Budapesten rengeteg új irodaház épül, de a régi 10-20 éveseket is renoválják, figyelnek az ehhez hasonló paraméterek kialakítására” - tette hozzá Szabó Gergely. 

Szabó Gergely

Az okos munkakörnyezet és a HR-esek munkája

Az okos munkakörnyezet bevezetése jelentős előnyöket nyújthat a HR-esek számára, és hozzájárulhat a munkájuk egyszerűsödéséhez. Az okos technológiák segítségével számos HR-folyamat automatizálható és hatékonyabbá tehető.

„Az okos megoldásoknak hála sokkal gyorsabban tudunk jelölteket keresni és míg 20-30 évvel ezelőtt a grafikusok hatalmas paksamétákkal jártak az interjúkra, ma elég egy linket küldeniük az online portfóliójukhoz. Az interjúk is egyszerűbbek a jelöltek számára online és volt, akit a COVID idején így vettük fel és hónapokig nem is találkoztunk vele "élőben". Azért szívesebben interjúztatunk személyesen, de megtanultuk, hogy hogyan tudunk ezzel kapcsolatosan rugalmasak lenni” - zárta sorait Molnár Melinda. 

A tapasztalatok azt mutatják, hogy az okos eszközök alkalmazása lehetővé teszi a HR-esek számára a folyamatok egyszerűsítését, az adminisztratív terhek csökkentését is így több idő maradhat stratégiai HR-feladatokra.

Nyitókép: Gerd Altmann képe a Pixabay-en