Este az ajtóba készíti a holmikat, amiket másnap magával kell vinnie? - ez a cikk Önnek szól

Számomra az előadás legmegdöbbentőbb pontja az volt, amikor az egyik slide-on egy ajtó volt látható, előtte egy táska és egyéb holmik – nálunk minden este az ajtó előtt halmok várják a reggeli indulást: az egyik gyereknek diót kell bevinnie, a másiknak falevelet, én hazafelé visszaviszek pár könyvet a könyvtárba, és kikészítem a befizetendő csekkeket is. Reggel már nem kell gondolkozni, csak felkapkodni a cuccokat és indulni. Valamiért azt gondoltam, hogy ez a látvány csak a mi lakásunkra jellemző, erre kiderül, hogy sokan űzik ezt a sportot. Ehhez hasonlít a GTD módszer: Megtanítja, hogy hogyan rakjuk ki a feladatainkat a fejünkből úgy, hogy biztosak lehessünk benne, hogy a megfelelő időpontban emlékeztetni fognak majd minket.

Leülni egy papírral és mindent kivezetni a fejünkből

A módszer lényege tehát a mentális kisöprés: le kell ülni egy papírral és felírni minden, de minden rövid- és hosszú távú feladatot, projektet, tervet, ami a fejünkben van. David Allen szerint a stresszt már a feladatok leírása is csökkenti. Tényleg mindent le kell írni: a jövő hónapban tervezett szőnyegvásárlást, a másnapi iskolai gyümölcsnapot, egy új munkatárs felvételét, a jövőre vetni kívánt zöldségeket, a nyaralási célpontunkat, a lemerült elemek pótlását vagy épp a csapatépítés megszervezését. Mindent, ami megragadja a figyelmünket – ez a rögzítés fázisa. Így kezdjük a rendrakást a gondolataink között, ezáltal növelhetjük a hatékonyságunkat az élet minden területén, és elérhetjük, hogy minden feladatunkkal megfelelő, stresszmentes kapcsolódás alakuljon ki.

A rögzítés után tisztáznunk kell, hogy melyik tétel pontosan mit jelent és mihez kezdjünk velük. Az első kérdés amit fel kell tennünk magunknak, hogy van-e vele teendőnk. Ha nincs, akkor három csoportba sorolhatjuk:

1. Kuka, delete: nem kell, nincs rá szükség, azonnal kidobható

2. Referenciaanyagok: most nincs rá szükségünk és nem is kell vele semmit csinálnunk, de tudjuk, hogy el kell tennünk. Ilyen lehet egy garanciajegy, egy jelentkező önéletrajza (ha épp nem hirdettünk), adópapírok, kipróbálandó receptek, utazási katalógusok.

3. Pihentetendő feladatok: ezekkel valamikor, talán majd kell valamit csinálnunk, de most nincs vele dolgunk. Ilyen például egy konferencia, amire még nem döntöttük el, hogy szeretnénk-e jelentkezni, de talán elmennénk. Ezeket tároljuk a pihentetendő mappában.
David Allen szerint hiába lenne több időnk, akkor is stresszelnénk
Ezután vegyük kézbe azokat a tételeket amelyekkel van teendőnk. Itt pár kérdést fel kell tennünk magunknak:

1. Két perc alatt elvégezhető? Ha igen, csináljuk meg.

2. Ha nem, akkor nézzük meg, hogy tudjuk-e delegálni. Ha tudjuk, akkor adjuk oda a megfelelő embernek a feladatot, mi pedig tegyük egy „várok rá” nevű (virtuális vagy valós) mappába – hogy később ellenőrizhessük, el lett-e végezve.

3. Ha pedig nem tudjuk se két perc alatt megtenni se delegálni, azaz nekünk van vele valamilyen hosszabb teendőnk, akkor határozzuk meg, hogy mi lenne a konkrét következő lépés, amit tennünk kellene a feladattal és ezt írjuk fel egy listára, amin ezeket gyűjtjük. Ennek a neve Következő lépések lista.

David Allen szerint sok ember készít listákat a napi teendőiről, de nem jól csinálják: az olyan általános dolgok, hogy „anyu szülinap”, „gyerek iskolája” vagy „prezi” csak tovább növelik a stresszt. Ezek a feladatok ebben a formában tisztázatlanok és halogatáshoz vezetnek. A GTD szerint minden feladatnál meg kell határozni a következő lépést. Azaz

„felhívni a bátyámat, hogy megbeszéljük az időpontot”,
„emailt írni Annának, akinek a kiszemelt iskolába jár a gyereke” vagy
„internetről kikeresni egy prezentációkészítő tanfolyamot”

Így mindig lesz előttem legalább egy-egy apró lépés, amit ma megtehetek a távoli célokért. Illetve, ha egy lépéssel nem sikerülne végleg megoldani a feladatot, akkor fel kell írnunk azt is, hogy mi lenne az az eredmény, amit el szeretnénk érni, hogy ne tévesszük szem elől a feladatot. Ezt a listát hívjuk projektlistának. Azaz:

„Anyu születésnapját megszervezni”
„Gyereket beiratni az új iskolába”
„Elkészíteni a prezentációt”

A listáinkat természetesen frissen, naprakészen kell tartani. Ezért hetente át kell nézni a projektektlistánkat és a „várok rá” listát, naponta át kell vizsgálni a következő lépések listáját és a naptárunkat. A naptárt egyébként David Allen nem a napi teendők írására javasolja használni. Inkább naphoz kapcsolódó információkat („ekkortól letölthető ez a magazin a netről”, „innentől lehet jelentkezni a pályázatra”) valamint időponthoz/naphoz kötött teendőket vezet bele. Minden más tevékenység a következő lépés listán kap helyet.

Két perc, két nap, két év

David Allen szerint ennek az első ránézésre rém egyszerű módszernek a megértése két percet, a rendszer felállítása két napot, de a tökéletes elsajátítása akár két évet is igénybe vehet. Egyszerűnek tűnik, de a több évtizedes beidegződéseket nem könnyű levetkőzni – akik elköteleződtek a módszer mellett azt mondják, hogy a fejükben uralkodó káoszt sikerült teljesen rendszerezni, ezáltal csökkent a stressz az életünkben, megváltozott a feladataikhoz és a projektjeikhez fűződő viszonyuk, így sikeresebbnek és szabadabbnak érzik magukat.


Fotó: Sebestyén Gábor