Szervezeti reform HR szoftverrel

A jelen gazdasági helyzetben egyre jelentősebb elvárásként jelenik meg a vállalat szervezetének minden területe felé, hogy pontos számokkal és tendenciákkal tudja igazolni a fejlesztésre fordított pénzösszegeket. Nincs ez másként a humán erőforrás területén sem. Az adott terület vezetői és a cégvezetők is világos képet akarnak látni az emberek fejlesztésére fordított összegekről és azok megtérüléséről. Annak érdekében, hogy ez valóban számszerűsíthető legyen, fokozottan jelentkezik az elvárás, hogy a vezetőség és a HR közös nyelvet beszéljenek, közös alapokról kezdjék a mérést, a fejlesztést. Ennek elengedhetetlen része egy egységesen felépített és közösen használt adatbázis kezelő szoftver, mely egyrészről segíti a vezetőket saját embereik fejlesztésében, másrészről gyors és pontos kimutatásokkal támogatja a HR-es kollégák és a menedzsment mindennapi munkáját.

Ezt a feladatot hivatott megvalósítani a magyar tulajdonban lévő Ben & Loch Lomond Nemzetközi Tanácsadó Kft. integrált szervezetfejlesztési szoftvere, a BrightMind. Amikor a Ben & Loch Lomond Tanácsadó Iroda tulajdonosa, Kelemen Attila belekezdett a BrightGroup szoftvercsomag fejlesztésébe, az volt a célja, hogy olyan eszközt hozzon létre, mellyel tudatosíthatja a HR stratégiai szerepét a vállalat életében, kiemelve a szervezetfejlesztést, amely, mint tudjuk, az egyik legköltségigényesebb terület.

A szoftvercsomag fő pillére a BrightMind - ahol a vezetők és a HR-es kollégák közösen alkotják meg a szervezetfejlesztés keretrendszerét. A program beüzemelése diagnosztikával indul: amennyiben már jól bevált módszerek vannak a vállalatnál, például munkakör-értékelés, vagy kompetenciakatalógus, a rendszerben rögzítésre kerülnek. A szoftver lényege, hogy a vállalatban már meglévő tudást egyesítve segítse a szervezet fejlődését, rámutatva a hiányzó részekre, és egyben utat mutatva a következő lépésekhez - mondta el a HR Portálnak Kelemen Attila, a Ben & Loch Lomond ügyvezetője.

A szervezet egészét átlátja a rendszer

A BrightMind 3 fő modulból áll össze: szervezetmenedzsment modul, people menedzsment és HR menedzsment. Mint minden fejlesztésnél, itt is a legfontosabb elem a közösen használt egységes eszköztár megteremtése. Ebbe az eszköztárba sorolandó részek például a kompetenciakatalógus és ezen belül az egyes kompetenciák szintjeinek a meghatározása, a munkakör-értékelés keretrendszerének létrehozása, a meglévő vezetői szintek tudatosítása, az egyes munkakörökben lévő elvárások és felelősségek pontosítása, a teljesítményértékelés, fejlesztések, karriertervek felvitele - legyen az vertikális vagy horizontális, utódlási tervek összehangolása.

Miután megalkottuk a kereteket, és tudjuk, mit és hogyan szeretnénk használni, a szoftver segítségével gyorsan és hatékonyan létre tudjuk hozni a hiányzó elemeket - innentől számszerűvé válnak az eddig többé-kevésbé érzések, érzelmek alapján hozott döntések. A szervezetmenedzsment új megközelítéssel segíti a vezetőket az alapok letételénél, azaz a munkaköri leírások elkészítésénél. Amennyiben még nincs a vállalatnál munkakör-értékelési rendszer, úgy rögtön megoldható a munkakörök besorolása is. Mivel a munkakör-értékelés pontszámban jelenik meg, a szervezeti ábrán rögtön vizuálisan megjelenik a vezetők által alkotott munkakörök értéke egymáshoz viszonyítva. Ezzel a módszerrel lehetőség van az ellenőrzésre is: valóban csak a munkakör járt a fejükben, vagy már megjelentek az adott személy képességei, amelyek véletlenül bekerültek a munkaköri leírásba. A munkaköri leírás létrehozása több szempontból is fontos. Egyrészt ez szolgáltatja az alapot a munkakört betöltő dolgozó fejlesztéséhez (itt vannak az elvárások), másrészt az itt található információk alapján kerül kiválasztásra az új kolléga, harmadrészt a munkakör-besorolásnak képezi az alapját, amely segíti kialakítani az egységes bérezési rendszert, nem utolsósorban - negyedrészt - jogi elvárásoknak is meg kell tudni felelni.

Pontosan látható, hogy a munkaköri leírás az egyik legfontosabb eleme a rendszernek - és ki az, aki a legautentikusabb ismerettel rendelkezik ezen dokumentum elkészítéséhez? Az adott terület vezetője. Lehet ez a pénzügyi vezető, a termelési vezető, a beszerzés vagy akár értékesítés: a tudás és az információ az ő kezükben van. Ezért volt fontos, hogy egy könnyen és jól kezelhető struktúrát hozzunk létre, hisz mint láttuk, sok múlik a jó alapozáson - emelte ki Kelemen Attila.

Vállalati számvetés pillanatok alatt

A szervezet modul után következik a people menedzsment modul, amely a dolgozók adatait, fejlődésük, fejlesztésük, karrierlehetőségeik lépéseit, a rájuk fordított költségeket tartalmazza. Természetesen ahhoz, hogy pontos adatok álljanak a rendelkezésünkre, és ki tudjuk aknázni a szoftver biztosította lehetőségeket, adatokra van szükségünk. Fontos, hogy a dolgozók képessége a szervezetbe való bekerülésükkor a munkaköri leírásban elvártak szerint mérésre kerüljenek. A bekerülést követően javasolt az évenkénti mérés. Amennyiben ez minden évben megvalósul, úgy a szoftver segítségével a kontrolling alapját képező kimutatásokat tudunk készíteni.

Erre szolgál a HR menedzsment modul, mely statisztikákat mutat a dolgozók fejlődésére vonatkozóan, segíti a tervezést, hiszen megmutatja, hogy egy-egy kolléga mennyire közelítette meg a kitűzött célt, legyen az a jelenlegi munkakörében lévő elvárás, vagy éppen egy utódlás program része. Segíti a vezetőket a karriertervezésben, hisz számszerűsítve, időben és költségekben mutatja meg az utat a dolgozónak a megálmodott munkakörig. A HR menedzsment modul segítséget nyújt az éves fejlesztési tervek elkészítésénél is, hisz pontosan kiválasztható, hogy mely képzésekre kiknek van szüksége, és annak mennyi a várható költségvonzata.

Tervezés és a dolgozók bevonása

A BrightGroup további két eleme a BrightPlan és a BrightComm. A BrightPlan egy stratégiai tervezőprogram, amelyben magával a szervezettel dolgoznak a vezetők. Az átalakításoknál nem mindig van alkalma a vezetőségnek mélyebben belemenni az adott területen meglévő folyamatokba, vagy feltérképezni a valós munkamennyiséget. Ez a modul közelebb visz ezen információkhoz. A BrightPlan a munkaköri leírásra épül: az adott munkakörnél kitöltésre kerülnek a felelősségi körök, százalékban meghatározhatóak, hogy ez az adott munkaidőből mennyi időt fordít az adott felelősségi körre, és hogy ez még konkrétabb legyen - munkanapokban is meg lehet nézni. Ez segíti a tervezést: hogyan végezik el az adott munkakörben leírt feladatmennyiséget, valójában, hány kolléga is szükséges azok betöltéséhez (túlfoglalkoztatás-munkaerőhiány), majd hozzá lehet mérni, hogy a jelenlegi kollégák a megfelelő képességgel, tudással rendelkeznek-e ahhoz, hogy az elvárásokat teljesíteni tudják.

A BrightComm modul biztosítja és kontrollálja a formális és informális kommunikáció megvalósulását a vállalatnál. Sőt mindezeken túl azzal is segíti a HR osztály munkáját, hogy felületet biztosít a különféle kérdőíveknek (elégedettségvizsgálat, teljesítményértékelés) és e-learning anyagoknak (tűzvédelmi oktatás, idegen nyelvű tesztek, interaktív oktatóanyagok); arról nem is beszélve, hogy a kiértékeléssel sem kell bajlódni, mivel a program elvégzi az éppen szükséges statisztikai méréseket (mennyire volt hatékony a képzés, ki szorul még fejlesztésre stb.).

"Ez egyébként a Ben & Loch Lomond minden szoftverére igaz: bármilyen csoportosításban is kéri a vezérigazgató vagy az anyavállalat az adatokat, nem kell 26 Excel táblából kibogarásznunk őket, elég beállítanunk a keresési paramétereket, s tálcán átnyújtanunk az eredményt" - mondta Kelemen Attila. Mivel azonban akárki nem kutakodhat a vállalat adatbázisaiban, a szoftver részei jogosultsági szintekhez is köthetők, így például csak a megfelelően magas beosztásúak, illetve az azzal dolgozó HR specialisták férhetnek hozzá a bérrendszerhez. Természetesen mindezek később tetszés szerint módosíthatók, a Ben & Loch Lomond ugyanis nem hagyja magára az ügyfeleit, egy nyitott internetes porton keresztül továbbra is biztosítja a szoftver folyamatos támogatását - tette hozzá a szakember.

Versenyképes a program, de nem váltja meg a világot

Habár a fentiek alapján komoly szervezetfejlesztési lehetőségeket kínál a BrightMind, Kelemen Attila nem gondolja, hogy a nagy multinacionális vállalatok rögtön lecserélik a jól bejáratott, s akár több országra kiterjedő vállalatirányítási rendszerüket (bár az adatok importálására is fel van készítve a rendszer); programját inkább azon kis- és középvállalkozásoknak szánja, amelyeknél még csak most kezd kiforrni a HR. Természetesen a multik megkeresésétől sem zárkózik el a Ben & Loch Lomond ügyvezetője, különösen mivel a piacon lévő szoftverekből hiányoznak a szervezet fejlesztését valóban szolgáló személyi modulok, illetve az ehhez kapcsolódó kontrolling kimutatások.