Informatikai vezető és HR vezető: munkavállalói élmény teremtés a digitális világban

A HR üzleti társvezetőkkel való kapcsolatápolásáról és együttműködéséről (stakeholder management) szóló sorozat utolsó részében az informatikai vezető (CIO) és a HR vezető együttműködésére hozok egy gyakorlati példát. Mit tehet a HR vezető a szervezeti reziliencia fokozásáért a digitális térben? Hogyan járul hozzá a digitális munkavállalói élmény a tehetségek bevonzásához és megtartásához? Mik a digitális munkavállalói élmény kialakításának lépései? Hogyan érheted el a befektetési javaslatod jóváhagyását?

A digitális munkavállalói élmény születése

Nézzünk meg egy követendő példát a két üzleti vezető közös munkájáról. A ServiceNow Informatikai Igazgatója (CIO), Chris Bedi és Emberi Erőforrás Igazgatója (CPO), Pat Wadors beszélgetnek a digitális munkavállalói élmény kialakításáról (lerövidített video transcript):

Pat: Az egyik legmeghatározóbb pillanatom veled kapcsolatban az volt, amikor a munkavállalói képzési térképet terveztük. 

Chris: Nagyszerű volt. A munkavállalói élményről beszélgettünk és egyszer csak elkezdtünk rajzolni. Azt mondtad, hogy kódolnunk kell a munkavállalói élmény útját. Kíváncsi voltam, hogy milyen technikai megoldást tudnánk az egyes lépésekben alkalmazni. A tervezés végén valami mégiscsak hiányzott. 

Pat: Biztos akartam lenni abban, hogy nem tévesztettük szem elől a munkavállalókat. Vagyis azt, hogy a munkavállalók hogyan érezzék magukat a számukra fontos pillanatokban. A HR és az IT kooperációjának hatására fokozottabban tudunk a munkavállalók kiszolgálására koncentrálni és egyben üzletcentrikusak maradni. Olyan munkavállalói élményt hozunk létre, amely kiemel minket a versenytársaink sorából. 

Chris: Alapvető munkavállalói pillanatok még mindig analóg térben folynak, sok a manuális folyamat. Ennek kiváltásában is fontos szerepe van a munkavállalói élmény digitalizálásának. A vonzó és felhasználóbarát digitális munkavállalói élmény a HR és az IT közös gondolkodásának a gyümölcse.

 

A munkavállalói élmény kulturális, fizikai és technológiai aspektusokból épül fel. A technológia szerves része az életünknek a munkában és a tanulásban is. Észrevetted, hogy az emberek nem csak használják a technológiát, hanem személyes kapcsolatuk van vele? A digitális munkavállalói élmény (röviden DEX) középpontjában a munkavállalók munkakörnyezetén belüli digitális interakciója áll. A DEX lefedi a munkavállalók teljes életciklusát, hiszen minden tapasztalatnak van digitális összetevője. A DEX fizikai, érzékszervi, érzelmi és racionális szinteken fejti ki a hatását és fokozza az egyéni élményt.  

Megfogalmazódik a kérdés, hogy a digitális transzformáció előmozdítását, a szervezeti reziliencia növelését és az üzleti eredményességet fokozó digitális munkavállalói élmény kialakításában HR vezetőként mi a Te stratégiai szereped.  

 

A sokoldalú digitális munkavállalói élmény 

Egy nemrégiben készült felmérés a digitális munkavállalói élmény értékéről feltárta, hogy milyen szoros korreláció áll fenn az alkalmazottak számára nyújtott pozitív digitális élmény és a vállalat üzleti sikere, illetve hírneve között. Ebből szemezgetek számodra 3 fontos megállapítást:

A jól megtervezett és megvalósított DEX hozzájárul a vállalat versenyképességéhez, az üzleti növekedéshez, a szervezet rezilienciájához és a munkavállalók pozitív hangulatához. 
A szűkülő tehetségek piacán a DEX tehetségmágnesként szolgál. A munkavállalók sokkal nagyobb eséllyel ajánlják cégüket, ha az nagyszerű digitális élményt nyújt. 
A válaszadók mintegy háromnegyede elvárja, hogy szervezetük a lehető legjobb digitális eszközöket nyújtsa a számukra és a dolgozók szeretnének részt venni a digitális megoldásokkal kapcsolatos döntéshozatalban.
 

A digitális munkavállalói élmény jelen van a nap minden pillanatában a munkahelytől és a munkavégzés módjától függetlenül. Íme néhány példa:

• Az alkalmazottak és a technológia közötti zökkenőmentes kapcsolat a digitális munkahelyi élmény lényege. Az automatizálás, digitális eszközök és egyéb alkalmazások lehetővé teszik számunkra a remote munkavégzést, a megfelelő információkhoz, forrásokhoz való gyors hozzájutást és a hatékonyabb munkát. 
• A kitűnő digitális ügyfélélmény feltétele a kitűnő digitális munkavállaló élmény. A dolgozók fogyasztói szintű technológiai élményre vágynak. Ennek ellenkezője kudarcot, csalódást és elégedetlenséget okoz, amely negatívan befolyásolja az ügyfélélményt. 
• Az együttműködés kulcseleme a szervezet hatékony működésének. A digitális munkahelyek biztosítják a dolgozók közötti folyamatos kapcsolattartást, kommunikációt, együttműködést és kiemelkedő szerepet játszanak a szervezeti silók megszüntetésében, valamint a tudásmegosztásban. 
• Az élethosszig tartó tanulás különböző online formái lehetővé teszik új ismeretek ’just-in-time, at the point of work‘ elsajátítását, a munkavállalók saját ütemben haladhatnak az anyaggal, ami bármikor, bárhonnan, bármilyen eszközről hozzáférhető számukra.
• A digitális munkahely óriási előnyt jelenthet az üzleti vezetőknek. A blogolás, kommentek, videóhívások, mobil intranet, fotómegosztás és egyéb digitális megoldások révén a vezetők fokozott jelenlétre, hatékony kommunikációra tehetnek szert a szervezetben, illetve hozzáférhetőbbé válhatnak a dolgozók számára. 
• A DEX egyik legfontosabb szempontja a digitális eszközök, amelyekkel az alkalmazott kölcsönhatásba lép. A dolgozók gyors, élményszerű, könnyen használható, személyre szabott technológiát igényelnek. A lassú vagy elavult eszközök csökkentik a morált, az elkötelezettséget és a termelékenységet. 

 

Stratégiai HR támogatás a vonzó digitális munkavállalói élményért

Amikor HR vezetőként a funkciódon túl a stratégiára fókuszálsz, majd partnerségre lépsz más kulcsfontosságú üzleti területtel, akkor sokkal hamarabb érsz célba és megnövelheted saját üzleti befolyásodat. Az informatikai és a HR vezetők összefogása kritikus a fenntartható üzleti eredményesség szempontjából. Ide tartozik a digitális transzformáció, a hosszú távú szervezeti reziliencia és a szervezeti hatékonyság. 

Bár számos lehetőség kínálkozik a DEX fejlesztésére, a HR vezetők fókuszában leginkább a HR szervíz, a tehetséggondozás, a dolgozói elégedettség, a keresés, az onboarding, az együttműködés és a kommunikáció áll.

Íme néhány gyakorlati lépés az informatikai vezető és a HR vezető együttműködésére a DEX HR aspektusokból való megvalósításához:

1. lépés: Elemzés
Először is értsétek meg a témához kapcsolódó jelenlegi helyzetet, folyamatokat, a munkavállalók elégedettségét és a hiányokat. Milyen technológiákkal rendelkezünk (rendelkezünk-e egyáltalán)? Támogatják-e az üzleti céljainkat ezek a rendszerek és digitális eszközök? Tud-e minden alkalmazott biztonságosan és gyorsan hozzáférni a munkájához szükséges információkhoz időtől, helytől és digitális eszköztől függetlenül? Hol mutatkoznak különbségek a munkavállalói igények és a rendelkezésre álló eszközök között? Hogyan befolyásolja a jelenlegi digitális munkavállalói élmény a kritikus tehetségek bevonzását és megtartását? - ilyen és ehhez hasonló kérdések hasznosak a feltárásban.

2. lépés: DEX stratégia
Miután egyértelmű, hogy az alkalmazottak mit és hogyan éreznek a jelenlegi DEX iránt, döntsétek el, milyen üzleti eredményeket szeretnétek elérni - ideértve a munkavállalók fokozottabb elkötelezettségét vagy hatékonyságát is. Fogalmazzatok meg egy - az üzleti stratégiához illő -  DEX jövőképet és stratégiát. Hogyan fogja a DEX a szervezeten belüli termelékenységet növelni, az ügyfélélményt pozitívan befolyásolni, a munkavállalók együttműködését elősegíteni, az onboarding folyamatot felgyorsítani? Mit tehetünk annak érdekében, hogy egyszerű, intuitív és a munkavállalókra összpontosító digitális munkatapasztalatot nyújtsunk? - néhány gondolatindító kérdés a sok közül. A stratégia megalkotásában minden érdekelt felet vonjatok be; ideértve az informatikai vezetőt, a HR vezetőt (vagyis téged), az üzleti vezetőket és a munkavállalókat. 
 

3. lépés: DEX befektetési terv
A befektetési javaslat elkészítéséhez szükségetek van a piacon található digitális megoldásokat kínáló szolgáltatók és termékeik, szolgáltatásaik alapos ismeretére, kipróbálására, azok összehasonlítására.  
A stratégia tervhez kapcsolódó befektetési javaslat (üzleti esettanulmány) megírása, prezentációja és elfogadtatása az egész folyamat egyik leglényegesebb mozzanata. A jól előkészített üzleti esettanulmány abban segít benneteket, hogy a projekt kiemelkedjen a szervezet más prioritásai közül. Ez kulcsfontosságú a projekt jóváhagyásának és vállalati finanszírozásának tekintetében. Egy jól felépített üzleti esettanulmány az alábbi tartalommal bír: vezetői összefoglaló, a projekt céljai és követelményei, opciók értékelése, stratégiai-pénzügyi-szociális előnyök, pénzügyi modell, kockázatok, megvalósítási stratégia, ajánlás és projekt engedélyezés, kérdés-felelek, mellékletek. Ha az üzleti esettanulmány bemutatása meggyőzőnek és hitelesnek bizonyul a felsővezetőitek szemében, akkor nagyobb esélye van a jóváhagyásnak.
 

4. lépés: Megvalósítás, értékelés, monitoring, fejlesztés 
A DEX megálmodása, megtervezése, jóváhagyatása és megvalósítása csapatmunka. Észszerű egy elkötelezett, motivált csapat kijelölése, ahol a tagokat az esetleges kihívások vagy kudarcok sem tántorítják el a céltól. Érdemes a felsővezetés mellett a munkavállalókat is tájékoztatni a projekt egyes mérföldköveinél elért eredményekről. A megvalósítást követően rendszeresen elemzéseket kell végeznetek a munkavállalói élmény és az üzleti eredmények hatékonyságára vonatkozóan. Emellett gondoskodnotok kell a digitális infrastruktúra és digitális eszközök naprakészségéről, folyamatos fejlesztéséről.

 

A technológia a HR stratégia mozgatórugója 

Az üzleti világ örökké változó feltételei közepette a vállalatoknak nincs más választásuk, mint a digitális működés útján járni. A DEX a szervezeti reziliencia egyik motorja, emellett hozzájárul a bevételek növeléséhez, az alacsonyabb költségekhez és az ügyfél hűséghez. 

A munkáltató vonzereje, a munkavállalók hűsége, elkötelezettsége és termelékenysége nő, amikor a dolgozók a számukra megfelelő technológiát használhatják a munkahelyükön. A DEX nem lehetőség, hanem szükségszerűség. 

A technológia már nem pusztán eszköz a HR stratégia végrehajtásához: a technológia szerves része a HR stratégiának. A HR üzleti vezetőknek meg kell értenie a digitális folyamatokat, eszközöket, azok használatát, illetve azok kapcsolatát és hatását az üzleti működésre. 

 

Források: The CIO-CHRO partnership by ServiceNow on Youtube, The digital employee experience research by VMware, Digital employee experience by Interact