5 gyakori tévhit a bérszámfejtés kiszervezésről

Miért választják egyre többen a bérszámfejtés kiszervezését? A bérszámfejtés kiszervezése nemcsak a HR-osztály terheit csökkenti, hanem a hatékonyságot is növelheti, és számos egyéb előnnyel járhat.

5 gyakori tévhit megcáfolása

A bérszámfejtés folyamata elengedhetetlen része minden vállalat működésének, azonban egyre több cég dönt úgy, hogy ezt a komplex és időigényes feladatot kiszervezi. A bérszámfejtés kiszervezése nemcsak a HR-osztály terheit csökkenti, hanem a hatékonyságot is növelheti, és számos egyéb előnnyel járhat.

Mindezek ellenére sok vállalat még mindig tart ettől a lépéstől, mivel számos tévhit és félreértés él a köztudatban a kiszervezéssel kapcsolatban. Ebben a cikkben öt gyakori tévhitet oszlatunk el, és bemutatjuk, hogy miért érdemes a bérszámfejtést külső szakértőkre bízni.

---

1. tévhit: „A bérszámfejtést kiszervezni drágább, mint házon belül megoldani”

Az egyik legelterjedtebb tévhit az, hogy a bérszámfejtés kiszervezése többletköltségeket eredményez. A valóság azonban az, hogy a bérszámfejtési szolgáltatók költséghatékony megoldásokat kínálnak, amelyekkel jelentős megtakarítások érhetők el. Amikor a vállalatok saját maguk kezelik a bérszámfejtést, nemcsak a HR-osztály fizetései, hanem a bérszámfejtési szoftverek, a jogszabályi megfelelőség biztosításához szükséges tréningek és az adminisztrációs költségek is jelentős kiadást jelentenek.

A bérszámfejtés kiszervezésével a cégek ezeket a költségeket minimalizálhatják, hiszen a szolgáltatók naprakész rendszerekkel, jogszabálykövetéssel és szakértői támogatással rendelkeznek, így a cégeknek nincs szükségük további erőforrásokra. Egy középvállalat például évente akár 20%-os költségmegtakarítást is elérhet a bérszámfejtés kiszervezésével, miközben magasabb minőséget és biztonságot garantál a folyamat.

Mindezek mellett a kiszervezésnek köszönhetően nem csak alacsonyak, de tervezhetőek is lesznek a bérszámfejtési költségek. Az outsource szolgáltatás igénybevétele előtt hozzáértő szakemberek segítségével tudjuk felmérni a vállalati igényeket.

2. tévhit: „A bérszámfejtés kiszervezése bonyolult és kockázatos”

Sokan attól tartanak, hogy a bérszámfejtés kiszervezése a kezelt bizalmas adatokra való tekintettel kockázatos lehet . Ez azonban nem igaz. A szolgáltató partnerre rendkívül szigorú GDPR és NIS2 szabályozások vonatkoznak az adatvédelem területén is!

A professzionális bérszámfejtési szolgáltatók fejlett technológiákat alkalmaznak, amelyek egyszerűvé és átláthatóvá teszik a kiszervezést. Az első lépés a megfelelő partner kiválasztása, aki biztosítani tudja a zökkenőmentes átállást, és garantálja a jogszabályi megfelelést.

A bérszámfejtési szolgáltatók magas szintű adatvédelmi intézkedésekkel dolgoznak, amelyek biztosítják, hogy ezek a bizalmas adatok mindig biztonságban legyenek. Ezen túl új biztonsági elemként épül be a folyamatba a szolgáltató szakmai tevékenységére fenntartott felelősségbiztosítása. Az automatizált rendszerek révén csökken az emberi hiba esélye, a vállalatok pedig folyamatosan hozzáférhetnek a bérszámfejtési adatokhoz, így bármikor ellenőrizhetik azok pontosságát

3. tévhit: „Kis cégeknek nem éri meg a kiszervezés”

Sokan úgy gondolják, hogy a bérszámfejtés kiszervezése csak a nagyvállalatok számára előnyös, azonban ez a tévhit is megdőlni látszik. A kis- és középvállalkozások számára különösen nagy könnyebbséget jelenthet a bérszámfejtés kiszervezése, mivel gyakran nincs külön HR-es csapatuk, vagy kevés a területen rendelkezésükre álló létszám,  amely kezelni tudná az adminisztratív feladatokat. A kiszervezéssel a kis- és középvállalatok nemcsak a költségeiket csökkenthetik, hanem időt is takaríthatnak meg, amit inkább az üzleti tevékenységük fejlesztésére fordíthatnak.

Egy olyan vállalkozás, amely például 50-500 fő alkalmazottal működik, hatalmas előnyökre tehet szert azáltal, hogy a bérszámfejtést kiszervezi. Nemcsak a napi adminisztrációs feladatok csökkennek, hanem biztosítva van a jogszabályi megfelelés is, ami különösen fontos, ha egy cég nem rendelkezik elegendő erőforrással és házon belül elérhető jogi és pénzügyi szakértelemmel.

4. tévhit: „A bérszámfejtés kiszervezése a kontroll elvesztéséhez vezet”

Sokan attól félnek, hogy a bérszámfejtés kiszervezésével elvesztik az irányítást a folyamat felett. A valóság azonban az, hogy a szolgáltatók online platformokat biztosítanak, amelyek lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy valós időben hozzáférjenek a bérszámfejtési adatokhoz és folyamatokhoz. Ezek a platformok átláthatóvá teszik az adatokat, a vállalat belső HR-esei, vagy akár munkavállalói pedig bármikor ellenőrizhetik a az elszámolt bérek helyességét, valamint nyomon követhetik a beérkező és kifizetett összegeket.

Az automatizált rendszerek révén a bérszámfejtés folyamatosan ellenőrizhető, és az adatok átláthatóvá válnak mind a vállalat, mind a munkavállalók számára. Az így megszerzett kontroll valójában erősítheti a vállalat vezetésének és a dolgozóknak a bizalmát.

5. tévhit: „A bérszámfejtés kiszervezése negatívan hat a munkavállalói elégedettségre”

Egy másik tévhit szerint a bérszámfejtés kiszervezése csökkentheti a munkavállalói elégedettséget, mivel a dolgozók attól tarthatnak, hogy a fizetések késnek, vagy nem lesz megfelelően kezelve egy-egy probléma. Azonban a valóság éppen az ellenkezője: a kiszervezett bérszámfejtési szolgáltatások gyakran javítják a dolgozói elégedettséget.

A bérszámfejtési szolgáltatók fejlett rendszerei biztosítják, hogy a fizetések mindig időben és pontosan érkezzenek meg a munkavállalók számlájára, ami jelentősen hozzájárul az elégedettséghez. Emellett a dolgozók online felületen is hozzáférhetnek a bérszámfejtési adataikhoz, ami gyorsabb és egyszerűbb megoldást kínál, ha kérdésük vagy problémájuk merül fel. Ezáltal a panaszkezelés is hatékonyabbá válik.

A bérszámfejtés kiszervezése tehát egyre több vállalat számára jelent vonzó és költséghatékony megoldást. Akár kis- vagy közepes méretű cégről,  akár nagyvállalatról van szó, a bérszámfejtés kiszervezése megéri, ha megbízható partnert választunk, aki biztosítja a jogszabályi megfelelést, a folyamatos támogatást és a teljes átláthatóságot.