Kiválasztás a tömegből, objektívan - Így szűrik az álláspályázatokat

Válasz a misztikus kérdésre: hogyan keresik a többszáz jelentkező között az egyetlen alkalmast?

Ha egy állásra sokan, akár több százan is jelentkeznek, akkor nem valószínű, hogy csak egyetlen ember felel meg a tömegből. Mégis, csak egyet választhatunk, és szakmai alapon kell dönteni, egyre szűkíteni a kört. Néhány lehetőséget bemutatnék, ebből talán látható az álláskeresőknek, milyen döntéseket kell előkészíteni egy CV-vel, motivációs levéllel, állásinterjúkon. Nyilván sok szubjektív kritérium is előkerülhet a kiválasztásban (erről a következő posztban lesz szó), de most az objektív szempontokat próbálom összeszedni.

Amikor a jelöltekkel közösen az álláspályázati csomagot, CV-t, motivációs levelet, kiegészítőket az álláshirdetésre szabjuk, csak abból tudunk kiindulni, amit ott leírtak. Az elvárásokat biztosan megnevezték, jó eséllyel azt is, mi számít előnynek az adott pozíciónál. Ezekre kell reagálni, mert eszerint fognak szűrni.

Az első szűrő, hogy az önéletrajz és CV határidőre érkezzen meg. Aki elkésik, már csak adatbázisba kerül, hacsak nincs valami olyasmi a pályázatában, ami miatt érdemes az adott kiválasztásban különösen figyelni rá. Olyan szakembereknek, akikből nem sok van a munkaerőpiacon, érdemes lehet határidő után is beadni a pályázatot és telefonálni a címzettnek, elnézést kérni a csúszásért, elmondani, hogy csak most akadtál rá/valaki felhívta a lehetőségre a figyelmed, reményedet kifejezni, hogy így is figyelembe veszik. Volt már rá példa, hogy így jött a siker.

A második, hogy a CV és önéletrajz feleljen meg a hirdetés követelményeinek. Ha Europasst kértek, legyen az. Ha fényképest kértek, legyen fénykép. Ha fizetési igényt, motivációs levelet kértek, legyen, ha több nyelven kérték, akkor több nyelven legyen. Ha megadták, hogy pl. .doc, vagy .rtf állományt kérnek, legyen az. Ha csakazértse küldesz fényképet, fizetési igényt, és csakazértis pdf-ben, akkor miért gondolnák rólad, hogy érted a megfogalmazott követelményeket a munkádban, és meg is tudsz/akarsz felelni ezeknek? Ki akar egy renitenst vagy egy figyelmetlent alkalmazni? Ezeken az egyszerű szűrőkön nagyon sok álláspályázat nem megy át. Ezt értem a legkevésbé: olyan, mintha a jelöltek szándékosan nem akarnának bekerülni a megpályázott állásba.

Most jönnek a megfelelőségi szűrések: végzettségek, munkatapasztalatok, nyelvtudás. Ahol fontos a nyelvtudás, ott logikusan mindig az a legfőbb szűrő. Mert egy tapasztalati hiányosság esetleg pótolható egy tanfolyammal, vagy akár némi utánaolvasással, nyelvtudást nem lehet rövid idő alatt szinteket ugorva fejleszteni munka mellett. Hiába írsz felsőfokú nyelvvizsgát a CV-be, ha a motivációs leveled szóhasználata alapfokú szinten van, akkor az nem lesz jó. Lehet, hogy csak azért fogalmaztál így, mert gyorsan le akartad tudni, vagy mert nem is tudod, hogyan írj jó motivációs levelet idegen nyelven, de ez itt már sajnos nem számít. A net tele van mintákkal (és nem esetlen magyar sablonlevelekre gondolok, hanem „éles” mintalevelekre, angolul), tessék elolvasni 10-20 példányt, utána már meg tudod írni a sajátodat. Ha beírtad, hogy haladó szintű Word ismeret, de a CV formázása csapnivaló, az is kizáró ok. Ezeket a feltételeket nagyon gyorsan, a már tárgyalt kb. 20 másodperc alatt el lehet dönteni, ránézve a CV-re. Az olvasó az álláshirdetésben megadott kulcsszavakat fogja keresni, úgy kell tehát megírni a CV-t, hogy ezeket meglássa benne.

Az, hogy inkább végzettségre vagy inkább tapasztalatokra szűrnek, cégfüggő, pozíciófüggő, és a leendő közvetlen vezetőtől is függ. Ha 3 éves tapasztalatot kértek, de neked 2 van, az még nem feltétlenül kizáró ok, főleg, ha iparágon belüli tapasztalatról van szó!  Talán a tapasztalati évek száma az egyik leglazábban vett feltétel, mert ha valaki jó szakember, akkor majdnem mindegy, hogy 4 vagy 5 éve az. Arra való a szakmai szűrés (teszt, elbeszélgetés szakmai vezetővel), hogy kiderüljön, elég jó-e szakmailag a jelölt a feladathoz, mert a tapasztalati évek száma téves feltételezésre is adhat alapot.

A sokév tapasztalat leginkább a vezetői pozícióknál mérvadó, de a vezetők szűrése nem feltétlenül ezen a klasszikus módon történik. Fontos még a sales, account manager pozíciókban, ezeknél az évek számát a kapcsolatok mélységével hozzák összefüggésbe, de érvelni a kapcsolatok számával, minőségével is lehet a CV-ben. Ha valaki feltünteti, hogy melyik iparágban milyen termékek, szolgáltatások értékesítéséről milyen szintű vezetőkkel tárgyalt, annak nagyobb értéke lehet, mint plusz egy év tapasztalatnak.

A cégméret is lehet fontos, egy 30 fős cég titkárságvezetője valószínűleg ugyanúgy jó lenne egy 100 fős céghez is titkárságvezetőnek, van is esélye, de ha van a jelöltek közt nagyobb cégtől érkező, lehet, hogy ő kerül előnybe. Ezért fontos, hogy a munkahelyeket ne csak úgy sorold fel, hogy

„2011-2013 Titkárságvezető, Sóskajóska Kft., általános titkársági feladatok”,

hanem úgy, hogy

„2011-2013 Titkárságvezető, Sóskajóska Spenóttermelő Kft., 30 fős cég titkárságának vezetése, 10 autós flotta kezelése, napi posta fogadása, szétosztása, a két cégtulajdonos vezetői naptárának karbantartása, számlák, teljesítési jegyzőkönyvek ellenőrzése...”.

Tehát legyen megadva a cég tevékenységi köre, az, hogy te mit csináltál, nagyobb szervezetnél az osztály megnevezése, és derüljön ki a leírásból, kikkel, milyen módon működtél együtt, hány embert érintett a munkád.

A motivációs levél tartalma 3 dologra használható.

1. Bemutatja, hogy a kért elvárásoknak megfelelsz, és azt is, mivel. Esetleg azt is tárgyalja, hogy az előnynek megnevezett tulajdonságok megvannak benned.

2. Ha esetleg nem teljesen felelsz meg a kiírtaknak, de van mivel ellensúlyozni a hiányosságot, akkor ezt az ellensúlyt érdemes kifejteni.

3. Ha olyasmit tudsz, ami jól jöhet nekik, de nem is álmodtak róla, hogy ilyet találnak, így nem írták be az előnyök közé sem, te azért írj róla (pl. távol-keleti kapcsolatokkal rendelkező cégnél nem feltétlenül kérnek japán, kínai nyelvtudást, de biztos örülnének, ha neked ez megvan). Hogy konkrétan ez a rejtett előny nálad mi lehet, arra pont a szakmai tudásod fog választ adni: ha tudod, hogy az adott feladatkörben, cégben, iparágban milyen ismeret, tudásanyag, tapasztalat komoly tényező, akkor ezt le kell írni. Néha ez az utolsó szempont felülír minden mást: képzettségi elvárást, szakmai végzettséget.

Így általában a toborzó a többszázas tömeget is le tudja szűkíteni akár 10-20-50 főre. Ez még mindig sok ember arra, hogy egyesével állásinterjún ismerkedjenek meg velük, ilyenkor ezt a jelentkezéscsomagot át kell nézni a leendő szakmai vezetővel is, aki talán még tud rajta szűrni a maga szempontjaival (ezek már néha szubjektív szempontok lesznek). Ha ez is kimerült, és még mindig sokan vannak, jó eszköz lehet valamilyen szakmai feladatot, kérdést küldeni e-mailben, amire határidőre, jól kell válaszolni. Egy korrekt mintafeladat természetesen nem szólhat arról, hogy a jelölt készítsen el egy később felhasználható teljes anyagot a cégnek, ingyen. Csakis a szakmai tudás felmérésére szolgálhat. Itt is szokott szűkülni a kör, ráadásul nagyon erőteljesen. A jelöltek egy része egyáltalán nem válaszol, megsértődik(!), vagy a szakmai vezetőnek nem felel meg a válasza.

A szakmai szempontok végignézése után az állásinterjúra meghívás következik. Sokan nem tudják, de egy ilyen telefonhívás valójában az első állásinterjú. Előfordul, hogy már ezután a beszélgetés után felmerülnek kétségei a hívónak, és ezzel a hozzáállással kezd bele az interjúba, vagy még durvább esetben később lemondja, új időpont nélkül. Van, aki a meghíváskor jelzi, hogy már nem aktuális az álláskeresése, esetleg kiderül, hogy valamiért neki mégsem felel meg a megpályázott állás (pl. kezelhetetlenül messze van a munkahely), az ő kiesésükkel is szűkül a kör. Van, akiket többszöri próbálkozásra sem érnek el, küldenek neki e-mailt, Linkedin üzenetet, de nincs válasz, tehát róluk is le kell mondani.

Tanulságok, jótanácsok

- A CV, motivációs levél tartalma a benne használt szavak szintjén is fontos. Gondosan kell megírni, rá kell szánni az időt.

- Nem éri meg partizánkodni, gerillázni: a "csakazértse" hozzáállás arra elég, hogy az első pillanatban kiess a jelöltek közül. De ugye nem azért dolgoztál az álláspályázaton, hogy ez történjen?

- Légy mindig elérhető! Ha nem szeretnéd, hogy a munkahelyeden azt hallják, hogy állásinterjú-időpontot egyeztetsz, nyugodtan mondhatod a hívónak, hogy most nem aktuális erről beszélni, hívjon fel 1 óra múlva, este stb. Meg fogja tenni, ez a dolga.

- Kövesd a megadott eljárást: ha e-mailben kérik egy bizonyos címre az álláspályázatot, ne keresd meg a cégvezető mail-címét, és ne neki küldd. Egyáltalán ne akard megkerülni a folyamatot semmilyen szinten, mert azzal csak kitaktikázod magad a jelöltek közül. Ha van ismerős a cégnél, akkor is kövesd a folyamatot. Az ismerős abban tud segíteni, hogy a már ott lévő CV-det kiválasszák, pl. azzal, hogy rákérdez a kiválasztónál: úgy tudja, te, mint ismerőse jelentkeztél, jól tudja-e? (CV előkeres, igen) Mondhatja, hogy jó szívvel ajánl, mert ilyenolyan vagy. Ezáltal biztos felfigyelnek a CV-dre. Ha ő vinné be az anyagodat, akkor te csak az XY ismerőse lennél, akit "be akarnak nyomni a helyre" és nem egy jó jelölt, akit ajánlottak, akinek jó referenciája van. Nagy különbség.

------------

Nyilván vannak szubjektív szempontok is, amikkel ki- vagy bekerül egy-egy jelölt az állásinterjúra kiválasztottak közé. Erről is írok majd, de előre félek tőle, mert nem lesz szívderítő...