HR Digitalizáció V: Hogyan segíti az üzleti eredményességet a toborzó szoftver?

Nem elég gyors a toborzásunk, tud ezen segíteni egy toborzó szoftver? Előbb a folyamatot rakjuk rendbe, vagy a szoftvert válasszuk ki? Megbízhatunk-e külföldi megoldásban? Ki garantálja a GDPR megfelelést? Ezek és hasonló kérdések nyugtalanítják a cégvezetőket, HR vezetőket. Cikkünk arról szól, hogy milyen úton indulhat el, aki toborzó szoftvert akar bevezetni. A toborzás megközelítőleg egy zéró összegű játszma. Szinte minden cég új kollégákat – ezen belül toborzót – keres, látszólag nem törődve azzal, hogy bármennyi toborzó is forgatja a jelöltpiacot, a jelöltek létszáma nem növekszik.

Mikor van szükség toborzási rendszerre? 

Magyarországon a toborzó appok (ATS – Applicant Tracking System) széles választéka érhető el, mégis a vállalatoknál a megoldások bevezetése sokszor lassan, bonyolult informatikai útvesztőkön keresztül valósul meg. 

 

Toborzó szoftverre annak a cégnek van szüksége, amelyik már nem győzi táblázatokkal, kézi működtetéssel ellátni a toborzás és adatvédelem feladatait.  

 

A toborzó szoftverek a következő feladatokban segítenek: 

tárolják és kezelik a betöltendő pozíciók adatait és megjelenítik azokat a céges karrierportálon, weboldalon, social media oldalakon és állásportálokon,

kezelik a jelentkezők, jelöltek adatait, tárolják az önéletrajzokat, 

mint legfőbb funkció, keresési lehetőséget biztosítanak a jelöltek és pozíciók adatbázisában, hogy a toborzó kolléga mielőbb találjon megfelelő jelölteket a pozíciók igényei szerint, 

automatikusan léptetik a toborzási folyamatot a következő állomásra, segítenek előszűrésben, interjú szervezésben, az eredmények adminisztrálásában,

elvégzik az értesítésék kiküldését (ahol az automatikus értesítések szóba jöhetnek) a jelöltek, felvételi vezetők, toborzók felé,

összetartják a toborzásban résztvevő kollégákat, felületet adnak az egyeztetésekre, vélemények összefoglalására,

mérik és összesítik a toborzás sikerességét, toborzási analitikát állítanak elő a hatékonyság mérésére,

jogosultságokkal védik az adatokat.

 

Hogyan kell toborzó appot bevezetni? 

Aki csak olvassa, ismeri a cikkeinket, sejtheti, hogy a toborzó szoftver bevezetésénél nem a szoftveren magán lesz a hangsúly. Mielőtt az első forintot elköltenénk szoftver vásárlására, az alábbi feladatokat alaposan végezzük el: 

 

A toborzási folyamat tisztázása. Nézzük át, hogy a cégünkben a folyamat mennyire egységes, mennyire ismert és valóban minden felvételi vezető, illetve toborzó kolléga ezek szerint jár-e el. A toborzási folyamat az üres pozíciók megnevezésénél kezdődik. Később a jelöltkezelés, amely szerződéskötéssel, vagy (legalább) az egyik fél elutasításával zárul és a folyamatot végigkíséri az automatikus, vagy kézi értesítéskiküldések sora.

Funkcionális igények gyűjtése során kerül a hangsúly arra, hogy az új toborzó szoftver tudását meghatározzuk. Ma a szoftverekből több száz érhető el a piacon és ember legyen a talpán, aki ebből bizonyossággal tud választani. Ebben a lépésben részletesen össze kell gyűjteni a karrierportál funkciókkal, jelöltkezeléssel, értesítésekkel, keresésekkel kapcsolatos elvárásokat és át kell tekinteni, hogy a szóba jöhető szoftverek milyen szinten tudják ezeket az igényeket teljesíteni. Fontos, hogy a HR és az IT terület megértse egymást és közösen végezzék a szoftverek listázását és kiértékelését. Sok esetben külső szakértő vesz részt a cég számára a megfelelő szoftver kiválasztásában. Egy jó eszközzel élmény toborozni. A kollégáknak akkor segíti a munkáját, ha időt és fáradságot takarít meg és könnyebbé válik a munka.

Telepítés és testre szabás szakaszában hangsúlyos a technológiai részvétel. A szoftvert telepítik – ma leginkább felhőben – és elkészítik a cég számára a környezetet, létrehozzák a belépési jogosultságokat. A szoftver szállítója az egyedi igények szerinti módosításokat, testre szabásokat a szoftverben végrehajtja, amivel igazán a sajátunknak érezhetjük az új appot. Ezek az egyedi igények sokrétűek lehetnek: leginkább a céges szóhasználat és megjelenés, illetve saját cégünkre szabott egyedi sajátosságok (például tesztfeladat, videointerjú, stb) megvalósítása történik meg.

Kontentkészítés és design mára minden igényes toborzási szoftver bevezetésének a része. A munka a webes megjelenésen, karrierportálon történik. Ez a feladat a HR és Marketing csapat, illetve – legtöbbször külsős – szövegírók részvételét igényli. Az a célja, hogy a meghirdetett állások a tényszerű közléseken túl vonzóak is legyenek, így segítve a hatékonyabb jelöltszerzést. 

Adatbetöltés szakaszban lezajlik a nyitott pozíciók, a jelöltek, felhasználók adatainak a rendszerbe töltése. Ez egy fontos lépés ahhoz, hogy ne egy kongó üres rendszerben, hanem saját toborzási adatainkkal feltöltve tudjuk az új appot használni. 

Integráció során ismét az IT részleg számra adunk több feladatot. A toborzó alkalmazást összekötjük más – például beléptető, bérszámfejtő – rendszerekkel azért, hogy a kézi adatáttöltésre többé ne legyen szükség. Így kerülve el adatvédelmi problémákat, hibázási lehetőségeket, egyben gyorsítva az adatkapcsolatokat. 

Értékelés, visszacsatolás szokott lenni az a lényeges, ám utólagos lépés, amit a cégek nagy része elhagy. Ebben a szakaszban értékeljük, hogy néhány hónap használat után milyen hangolásokra, változtatásokra lesz szükség egy még kényelmesebb, hatékonyabb használathoz. 

Elég egy jó szoftvert kiválasztani? 

A HRFest felmérése szerint 2020. év végére a vállalatok 58%-a nem rendelkezett informatikai megoldással (azaz toborzó szoftver) a toborzási folyamat segítésére. Érdemes belegondolni, hogy ez az arány milyen hatalmas mennyiségű, kézzel, táblázatokban végzett munkát jelent, amit megspórolhattak volna a felhasználók – de nem élhettek a lehetőséggel. 

2021-es Nordconn felmérésben ismertük meg, hogy a GDPR életbe lépése óta a vállalatok háromnegyede még mindig excelekkel, kézi erővel oldja meg a megfelelési feladatokat. Egynegyedük mondhatja el, hogy a jelöltadatokat toborzó szoftverbe épített funkciók kihasználásával tudják automatikusan és jogszerűen kezelni.  

 

Nem, nem elég egy jó szoftvert választani! 

Ahogy a cikkben már említettük, a toborzás sikere kevésbé múlik a szoftver kiválasztásán. Fontosabb a szoftver bevezetése miatti változások végigkövetése, az emberek támogatása. Egy új app a szervezetben már önmagában egy lényeges változás. Ha kevés a kommunikáció és az oktatás, akkor a dolgozók megkerülik az újonnan, tetemes energiával kialakított folyamatokat, appot és megoldják maguknak a problémát. Megkezdődik a „saját telepítésű alkalmazások” terjedése, megjelennek „partizán” excel táblák. Belső kommunikáció pótlására kialakulnak különféle nem kívánt Viber, Facebook, stb csoportok és a sok személyes adat (pl. toborzás során gyűjtött információk) is kontrollálatlan helyeken, mennyiségben jelenhet meg. Ennek az esetnek az utólagos kezelése mind IT biztonsági, adatvédelmi, mind pedig emberi oldalról borzasztó nehéz. 

Egy jó toborzó szoftver a toborzást könnyíti. Bonyolultságtól mentesíti a jelöltet, a HR kollégákat és a felvételi vezetőket. Végső soron akkor mondhatjuk sikeresnek egy szoftvert és annak a bevezetését, ha a munkát és az életet teszi egyszerűbbé. 

 

 

Konklúzió 

A HR szerepe változatlanul többrétű: profi stratégaként, válságmenedzserként, belső kommunikációs szakértőként, coach-ként kell helytállni. 
A toborzás továbbra is fókuszterület a vállalatoknál, illetve megjelent a „folyamatos toborzás” fogalma. A trendek azt mutatják, hogy 2022-ben élénkül a fluktuáció és a megtartás a korábbiaknál is fontosabb vezetői és HR feladattá válik. 
Változatlanul igaz, hogy ha egy jelöltet el szeretnénk csábítani magunkhoz, mindig is megkülönböztető értékajánlatot kellett adni. Összességében a toborzó szoftverek ma a HR digitalizációs lehetősége egy érett és szerteágazó területe.
Javasoljuk, hogy bátran vágjon bele, aki még nem tette meg ezt a lépést, igény szerint pedig vonjon be tapasztalt külső szakértőt.

 

A cikk a 2022 márciusi Munkajog szaklapban megjelent.

Források: Toborzási és megtartási index kutatás 2021. HRFest 2020. 

 

Renfer Péter

HR-IT szakértő, Nordconn