Az utóbbi évek üzleti jellemzője az emberek eltávolítása az értékesítés és beszerzés közötti interakcióból. A hagyományos személyes találkozók helyszínei az RFI-k, az RFP-k és az E-aukciók lettek. Egyes vállalatok kifejezetten akadályozzák a beszerzési szükséglettel bíró részlegeik és a potenciális beszállítóik közvetlen kommunikációját. Ahogy azt egy tapasztalt beszerző egyszer mondta nekem „Ön a kapcsolatok kiépítésében, értékesítésében érdekelt; mi pedig nem akarunk kapcsolatokat. Minket egy érdekel, a legjobb üzletet megszerezni.”

Azok a technikák, melyek megfelelőek, egy gép beszerzéséhez már nem működnek egy egyedi szolgáltatás vásárlásakor. Az a tapasztalatunk, hogy a beszerzés nem az igényeket mondja el, hanem azt határozza meg, amit megoldásként lát és a szállítótól annak megfelelően kér ajánlatot.  Sok évvel ezelőtt, amikor a brit szénipar államosításra került, egy beszerző a nemzeti szénipar igazgatóságából ellátogatott egy beszállító gyárába, ahol olyan korszerű hidraulikus rendszereket látott, amiket azelőtt sosem. Elmondták neki, hogy ezeket egy Dél-Afrikai ügyfél részére gyártják. A beszerző pedig rákérdezett, hogy vajon a brit nemzeti szénipar miért nem rendelt ebből, mire a válasz az volt, hogy „mert Önök sosem jelezték, hogy ilyenre van igényük”.

Üzenem a beszerzőknek, hogy engedjék vállalatuk részlegeit beszélni az igények ismeretében azokkal, akik megoldásokkal szolgálhatnak ezekre az igényekre. Igen, talán némi erőt veszíthetnek így, de az üzletmenet összességében nyerni fog. Amennyiben mégis a beszerzés végzi el ezt a feladatot, akkor győződjön meg arról, hogy érti az igények kritikus pontjait, szemben a „nice to have” elemekkel.

Osszon meg információkat a beszállítókkal a beszerzendő áruval, szolgáltatással kapcsolatban és ne csak a saját megoldási elképzeléseit részletezze. Ez lehetővé teszi a szállítóknak, hogy innovatív és talán kedvezőbb megoldásokat ajánljanak.

Egy vonatjegyet akartam vásárolni Dundee-ból Glasgowba. Ahelyett, hogy automatikusan megvettem volna a jegyet megkérdeztem, hogy mi a legolcsóbb megoldás. Azt mondták, ha két jegyet veszek, egyet Perthig, majd onnan Glasgow-ig, akkor 25%-ot megtakaríthatnék a normál viteldíj árából, úgy, hogy átszállásnál a vonatot el sem kell hagynom.

Az értékesítésben dolgozók egyre több nehézséggel küzdenek, hogy potenciális vevőikkel beszélhessenek. Az internetes felületek olyan magatartásformát alakítottak, hogy „Majd, ha szükségünk lesz rád megtalálunk; ne keress minket, majd mi keresünk.” A beszerzés egyre távolabb kerül azoktól a részlegektől, ahonnan az igények felmerülnek és manapság egyre több helyen ki is szervezik ezt a funkciót. Ez pedig azt jelenti, hogy az igazi igények megértése korlátozott, és még ha találnak is egy innovatív megoldást mivel nincs felhatalmazásuk nem használhatják, mert a „folyamaton kívül állnak.”

Ha hinni akarunk az előrejelzéseknek a számítógépek munkahelyek sokaságát fogják helyettesíteni, feltehetően a beszerzés és értékesítés területén is. Ha a folyamatok átveszik az emberek feladatait, akkor mindnyájan vesztesek leszünk. Amikor még értékesítettem ezt mondtam ügyfeleimnek, „Én tudok önnek ajánlani legalább 5 különböző lehetőséget, amivel pénzt takaríthat meg, Ön egyet tud, ami az én áramnak a lefaragása.”

Végül egy üzenet az értékesítésben dolgozóknak, kövessék a beszerzési folyamatot, de mutassák be eredeti innovatív megoldásaikat is.

John McMillen - Scotwork International, tulajdonos, ügyvezető írásának fordítása