Behálózva - hálózatkutatás és vállalati szervezetek

Új sorozat indult a Spektrum TV-n "Behálózva" címmel, hálózatkutatás témában. A sorozat november 2-ától öt héten át, minden szombaton délután látható a Spektrumon. Felhívták a figyelmem a műsorra, utána is olvastam egy kicsit, hogyan függhet össze a hálózatkutatás és az álláskeresés, az új kolléga szervezetbe való illeszkedése jutott eszembe először. Munkáltatói oldalról, amikor egy új kollégát választunk, akkor nagyjából tudjuk, hogy szakmailag rendben lesz, mert a szakmai tudását pontosan felmérhetjük. De vajon beválik-e, be tud-e illeszkedni a cég szervezetébe? Abba a szervezetbe, amiről a legtöbb vezetőnek, kollégának vannak ugyan ismeretei, de a valós összefüggéseket csak komoly kutatómunkával lehet felfedezni.

Egy új kolléga legnehezebb dolga szintén a beilleszkedéssel lehet. A szakmájában jó, ezt tudja magáról is. A céges szabályok, folyamatok is le vannak írva, ezzel is el fog boldogulni. Ellenben a kollégákról alig tud valamit. Felmerülhet a mobbing veszélye, talán ez az egyetlen olyan kockázat, amit állásváltáskor nem tud felmérni egy jelölt – véleményem szerint az a csapat sem, aki majd a mobbing elkövetője lesz. Ezeket többnyire olyan szerveződések okozzák, amelyek még a benne résztvevők számára sem egyértelműek.

Az említett műsor azt próbálja bemutatni, hogy a rendszerek, hálózatok azonos szervezőelv mentén jönnek létre, és egyszerű, de hatékony szabályok révén működnek.

Létrejönnek, azaz a tudatos kialakítás mellett valamiféle ismeretlen működés is kialakulhat. Főleg munkahelyek esetében igaz, hogy a HR-által lerajzolt és használt szervezeti ábra, az abban szereplő függelmek és felelősségek időnként teljesen eltérnek a valóságtól, miközben tényszerűen igazak is maradnak. Máshol vannak a kapcsolódási pontok, mások az információs utak, mások a döntési mechanizmusok, mint a rajzon, de a rajz alapján történik a formális működés: jelentések, jóváhagyások, döntések. Ezt kérik számon hibák esetén is. Más jött létre, mint amit papíron kialakítottak, és ez így természetes. Ezek a különbségek néha sok bosszúságot is okoznak, például amikor egy precíz munkafolyamat-leírásból „csak” egyetlen lépés marad ki, általában a legbanálisabb, mint az információ eljuttatásának elvárt módja. (Tipikus beszélgetés egy elhibázott esetnél: „Miért csak telefonon szokott szólni erről? Nincs leírva, hogy hogyan kell, és még sosem volt baj belőle” – azaz a szervezet pótolta a kimaradt lépést a saját működése érdekében.) Ismerős lehet mindenkinek például egy döntéstámogató rendszer bevezetéséből a probléma: jól kialakít valamilyen folyamatokat a tanácsadó cég, majd később nem értik, miért elégedetlenek a kollégák, miért nem működik a rendszer.

A valós kép felmérésére lehet jó a szervezeti hálózatkutatás, például egy komoly rendszerátalakítás előtt. Ezen belül engem néhány téma kiemelten is érdekel, így szívesen vettem a hálózatkutatás témában felajánlott segítséget (és ez itt nem egy fizetett cikk). A Spektrum Tv kommunikációs ügynökségén keresztül eljuttattam pár kérdést egy hálózatkutató szakemberhez, amiből az alábbi rövid interjú lett. A kérdéseimre Tóth Szilvia, a Maven7 hálózatkutató cég szervezeti hálózatkutatásokért felelős elemzője válaszolt.

– A tudatos vállalatok egyik fő tevékenysége a munkavállalók és a belőlük álló szervezet teljesítménymenedzsmentje. Itt az optimalizálás, a hatékonyság-fokozás és az állandó teljesítmény megteremtése is cél. Egy hálózatkutatási projekt keretében felfedezhetjük azt, hogy mely kapcsolatok működnek jól, de ritkábban derül fény a kritikus információ-utakra. Van-e olyan speciális módszer, amivel kifejezetten a teljesítményt befolyásoló kritikus utakra lehet fényt deríteni?

Tóth Szilvia: – A hálózatkutatási felmérésnek számos fókusza, vizsgálati területe lehet, úgy mint szakmai tudáskihasználtság, információáramlás, csoportkohézió, és lehet a vizsgálat tárgya a szervezeten belüli együttműködések és azok hatékonysága is. Mivel maga a hálózatkutatási felmérés elsősorban egy kérdőíven alapul, így ennek dimenzióit, kérdéseit kell aszerint kialakítanunk, hogy a kérdéseinkre választ adjon. Ez esetben tehát a mindennapi együttműködéseket, kritikus kapcsolatokat és azok hatékonyságát kell a fókuszba helyezni, továbbá olyan kapcsolatok felfedését, ahol a leginkább szükséges lenne a fejlesztés a munkavégzés és az egész szervezet szempontjából.

– Teljesítmény-menedzsmenthez kapcsolódóan, a kritikus utaknál is nehezebb megtalálni a hiányzó információutakat. Ennek alapvető oka, hogy ha egy adott információnak nincs birtokában az érintett munkavállaló/szervezeti egység, akkor a működésébe nem építi be azt. Meg lehet-e találni például az információutak szimulálásával a kiépítendő, valóban hiányzó információutakat?

– A válaszok alapján alapvetően azokat az utakat tudjuk felrajzolni, amelyről a munkavállalónak tudomása van – például, hogy honnan várna információt, honnan nem kap elegendőt.

– Másik megközelítés lehet azt, hogy először felrajzoljuk a szervezet "ideális" működését. Szinte minden szervezetben vannak folyamatleírások, amik előírják, hogy kinek kivel kell együttműködnie, illetve a szervezet irányításáért felelős vezetők is tudatosan építik fel és ezáltal ismerik szervezetük működését, struktúráját. Ezt az ideális rendszert, valamint a felmérés következtében kirajzolódó kapcsolatokat összevetjük, s így válnak azonosíthatóvá hiányzó linkek.

– Szervezet-átalakítás. Lehetséges-e hálózatkutatási eszközökkel tesztelni egy fennálló szervezetben a szervezet-átalakítás utáni állapotot? Például meglévő szervezeti egységek összevonása esetén hálózatkutatási eszközökkel hogyan mérhető fel, hogy működőképes lesz-e az új egység?

– Korábbi tapasztalataink alapján a módszertan alkalmas arra, hogy bemutassuk, hogyan nézne ki az új szervezeti struktúra. Ebben az esetben az adott válaszokat az új struktúra mentén bemutatva láthatóvá válik, hogy a meglévő kapcsolatok hogyan rendeződnek az átalakítás során. Természetesen ezek a kapcsolatok már önmagában a változási folyamat miatt is mindenképpen alakulnak, azonban a jelenlegi kapcsolatok alapján felrajzolható hipotetikus térkép segíthet abban, hogy a legfontosabb kapcsolatok, vagy a legkritikusabb hiányosságok figyelembevételével alakíthassuk, finomhangoljuk az átalakítási tervet.

– Álláskeresés. Gyakori, hogy ismerősök által, kapcsolati hálón keresztül jut álláshoz egy-egy munkavállaló. Lehet-e azt mérni, hogy az ő beépülése a szervezetbe, a szervezeti hálózatba hatékonyabb-e, mint egy ismeretlen, meglévő kapcsolatokkal belépése idején még nem rendelkező munkavállalóé.

– Természetesen, ha erről rendelkezünk információval, hogy milyen módon jutottak az álláshoz a munkavállalók. Annak vizsgálata egyébként is gyakori, hogy mennyire különülnek el a szervezeten belül a különböző korcsoportokhoz tartozók, avagy azok, akik már régóta dolgoznak a szervezetnél, vagy éppenséggel új belépők. Ha azt látjuk, hogy nem csak egy-egy esetben, hanem tendenciaszerűen felmerül az, hogy az új belépők, vagy valamilyen más tulajdonsággal rendelkezők (mondjuk ismeretség útján bekerülők), kevésbé integrálódtak, sokkal inkább leszakadnak, akkor erre az okot megragadva őket integráló programokat lehet indítani.

Ezekből a mini esettanulmányokból látható, hogy a szervezet működését teljesen másképp közelíti meg, mint a HR-es szervezeti ábra. A szervezeti hálózatkutatás a dolgozók számára egy egyszerű kérdőív formájában jelenik meg (később esetleg néhány tanácsadó interjút készít egy-egy kollégával), de tapasztalatom szerint minden ilyen kutatás komoly ellenállásba ütközik a cégeknél – legalábbis az összes kollégám, az összes olyan cégnél, ahol ez felmerült, igyekezett elkerülni ezeket az interjúkat, a kérdőívet szűkszavúan töltötte ki, és külön garanciákat kért, hogy valóban anonim kutatás lesz.

Amiért mégis érdemes támogatni ezeket, az az, hogy valóban segíthet egy-egy szervezet problémáján. Persze, ehhez az kell, hogy a munkavállalónak fontos legyen, hogy az adott szervezet jól működjön, hogy ebben motivált legyen.

Jobangel
HR Blog