Jogászok rémálmává válhatnak az elektronikusan tárolt adatok

A Symantec Corp. (Nasdaq: SYMC) nyilvánosságra hozta legújabb felmérését, melyben magyar jogászokat kérdezett az elektronikusan tárolt információk (ESI) kezelése során felmerülő kihívásokról.

A magyarországi felmérést egy nemzetközi kutatás előzte meg, melyet a Symantec az EMEA régión belül végzett 5000 jogász részvételével. A 2010 októberében végzett magyarországi kutatásban 100 magyar jogászt kérdeztek meg az ESI növekvő szerepéről.

A Symantec által végzett nemzetközi és magyar felmérésben azt vizsgálták, hogy a jogászok milyen korlátokkal és kihívásokkal szembesülnek az elektronikusan tárolt információk előhívása (e-discovery) kapcsán.

Érdekes eltérések figyelhetőek meg a magyar és a nemzetközi kutatás eredményei között. Bár az ESI jelentőségét figyelembe véve nem volt lényeges különbség, ezzel szemben az ESI által tapasztalható eredményeket tekintve a magyar jogászok sikeresebbnek bizonyultak nemzetközi társaiknál.

A Symantec mindkét felmérésben az ESI jelentőségét az alapján mérték, hogy mekkora jelentősséggel bír az elektronikusan tárolt információ a jogászok mindennapi munkájában. A magyar jogászok 84 százaléka vallotta jelentősnek az ESI szerepét napi feladataik ellátásában, ez az arány külföldi társaiknál 90 százalék volt.

A hasonlóan magas százalék arányok mellett az ESI-nek köszönhető sikeresség tekintetében a magyar jogászok jobbnak bizonyultak. Ugyanis a megkérdezett külföldi jogászok 51 százaléka állította, hogy okozott már problémát a növekvő adatmennyiségben való tájékozódás és ez sokszor vezetett perek elvesztéséhez, jogszabályváltozások figyelmen kívül hagyásához illetve perek és bírósági eljárások megszüntetéséhez, míg Magyarországon ez az arány csupán 15 százalék volt.

Bár sikerességet tekintve jobbnak bizonyultunk külföldi jogász társainknál, mégis a megkérdezett jogászok szerint a legnagyobb kihívást a növekvő ESI mennyiség és az időhiány jelenti. A magyar jogászok 51 százaléka kritikus jelentőségűnek tartja a rohamosan növekvő adatmennyiséget, így egyre nagyobb problémát jelent mindennapi munkájuk hatékony ellátása.

Az ESI mennyiségét tekintve a válaszadók 60 százaléka állította, hogy az adatok az elmúlt 5 év során legalább a duplájára nőttek, 17 százalékuk szerint meg is többszöröződtek. A növekvő ESI mennyiség előhívásánál a legnagyobb kihívást az időhiány okozza és emellett minden ötödik jogász véli úgy, hogy az ESI-t létrehozó releváns szervezetek túl sok ismeretanyagot bocsátanak ki.

A sikeres bizonyítékokhoz szükséges információk összeállításánál a duplikált fájlok, az információk nehézkes lokalizálása, illetve a dokumentumok rendszerezése jelenti a legnagyobb kihívást. A magyar jogászok 50 százaléka elsősorban a keresési technológiák fejlődésben látja az ESI-k kezeléséből adódó problémák megoldását.

"Egy erős, perdöntő bizonyíték összeállításának nehézsége egyértelmű volt azokban az időkben, amikor az ügyvédeknek még egyesével kellett átlapozniuk több száz vagy ezer aktát. Azonban az elektronikusan tárolt adatok növekedésével mára ez a szám több millió fájlra növekedett.

Bár felmérésünkben a magyar jogászok sikeresebbnek bizonyultak külföldi társaiknál, mégis egyre nagyobb kihívást jelent számukra a növekvő adatmennyiséggel járó időhiány. A jó hír az, hogy a jogászok is elismerik azt a tényt, hogy az e-discovery technológiája képes hatékonnyá és - mindenek előtt - kezelhetővé tenni az elektronikus információkat - mondta Gombás László, a Symantec magyarországi képviseletének szakértője.

Az e-discovery (elektronikus felderítés) lényege az elektronikusan tárolt információk költséghatékonyan előhívása. Erre nyújt megoldást a Symantec új Enterprise Vault 9.0 elnevezésű terméke, melynek segítségével a vállalatok hatékonyan tárolhatják, menedzselhetik és deríthetik fel az ESI-t a szervezeten belül.

Az Enterprise Vault 9.0 szolgáltatás az adatvesztés és az előírások megsértésének kiküszöbölésére nyújt hatékony segítséget úgy, hogy kombinálja az e-maileket egy helyben tárolt tartalommal és ezeket egy központi tárhelyen is elérhetővé teszi. Ez a megoldás megkönnyíti az IT szakemberek munkáját is, hiszen így központosítva és költséghatékonyan tudnak reagálni az e-discovery-re irányuló kérésekre.

A növekvő adatmennyiségen kívül a Magyarországon végzett felmérés kitért az ESI felhasználásának különféle módjaira, a jogászok mindennapi munkájában betöltött szerepére. Az ESI kezelését tekintve a jogászok az alábbi öt esetben veszik leginkább igénybe az elektronikus információkat:

Peres ügy kapcsán érkező információigény kielégítése

Megfelelő teljesítés házon belüli követése

Külső szabályozó szervezet információ igényeinek kielégítése

Pénzügyi tranzakció/ esedékes végrehajtás kapcsán érkező információ igény kielégítése

Humán erőforrásokkal kapcsolatos vizsgálatok

Az ESI legfontosabb formái közé a szöveges dokumentumok, e-mailek, adatbázisok tartoznak, melyek a magyar jogászok 90 százalékának munkájában töltenek be jelentős szerepet.

A magyarországi elektronikusan tárolt információk (ESI) előhívásáról szóló kutatás 2010 októberében készült, száz jogász megkérdezésével.

A válaszadó jogászok a 2010-es kiadású Jogásznapló és Magyarország 200 legnagyobb cégét tartalmazó listája alapján kerültek véletlenszerű kiválasztásra.

Ezt a kutatást az EMEA régióban végzett felmérés előzte meg, amelyet 2010 augusztusában végeztek 5000 jogász megkérdezésével Franciaországban, Németországban, Dél-Afrikában, Spanyolországban, Svédországban, Svájcban, Nagy-Britanniában és az Egyesült Arab Emirátusokban.