A gyors és hatékony ügyintézés 6 kulcsa

1. Pontos információk összegyűjtése

Fontos elem a gyorsaság és hatékonyság szempontjából, hogy a külföldi kolléga a szükséges információkat határidőre átadja a relokációval foglalkozó munkatársának, partnerének, ugyanis a gyorsaságtól függ az ügyintézés gyorsasága is, adattartalma pedig jelentősen befolyásolja az ügy kimenetelét!

2. A szükséges papírok átnézése

A szükséges papírok begyűjtése több fél együttműködésének gyümölcse: a relokációért felelős munkatárs, partner feladata a hivatalok felé benyújtandó iratok begyűjtése, a külföldi munkatárs a személyes adatait adja át, a HR pedig a céges papírokat intézi. Nagyon fontos azonban, hogy a papírokat ne csak begyűjtse, hanem át is nézze egy arra alkalmas személy és még a kérelem beadása előtt korrigálják az esetleges hibákat! Sok relokációs cég a nagy ügyfélszám miatt nem fordít erre elég időt, hanem csak futárként funkcionálva elviszi az összeszedett papírokat A pontból B pontba. Pedig nagyon fontos, hogy a beadandó okmányokat átnézzék, mert egy már elavult nyomtatvány, egy rossz dátum, egy téves adat rengeteg problémát, időbeli csúszást, de még milliós büntetést is jelenthet!

3. Jogszabályok pontos ismerete

Szintén nagyon fontos, amikor egy céget vagy belső munkatársat megbízunk az ügyintézéssel, ellenőrizzük, hogy valóban ismeri-e, tudja e értelmezni a vonatkozó jogszabályokat! Ezek ismeretének hiányában ugyan el lehet intézni néhány ügyet, de probléma esetén egy ilyen ügyintéző sajnos nem jelent igazi segítséget!

4. Hiánypótlás mentes kérelmek beadása

Ahhoz, hogy valóban gyors és hatékony legyen az ügyintézés, az ügyintézőnek elég felkészültnek kell lennie ahhoz, hogy tudja, mely papírokra lesz szükség az eljáráshoz. Találkoztunk már olyan HR-essel, aki csodálkozott, amikor egy számára szokatlan dokumentumot kértünk az ügyintézéshez, mondván, hogy eddig még sosem kérték. Igen, előfordul, hogy a hivatal nem vesz észre egy hibát, és az ügyintézés zökkenőmentes. De sajnos semmi nem garantálja, hogy a következő kérelmet ugyanaz az ügyintéző kezeli majd, és hogy nem fog neki szemet szúrni a papírok hiányossága. Az, hogy a boltban a múltkor véletlenül nem kellett kifizetni azt a tábla csokit, mert a kosár oldalára lapult, nem jelenti azt, hogy most már soha többet nem kell a csokiért fizetni!

5. Hivatalok számonkérése

Nem sok ügyintéző tudja megfelelő módon számon kérni a hivatalokat a folyamatban lévő ügyekkel kapcsolatban. Sajnos vagy nem ismerik a lehetőségeket, vagy a további jó kapcsolat megőrzése miatt ódzkodnak a konfrontálódástól. A konfliktus helyzetet senki nem szereti, természetes, hogy a vitát sokan kerülik. Azonban sokszor elkerülhetetlen és van, hogy kifejezetten pozitívan hat az ügyre, hiszen vannak hivatalok, ahol különböző okok miatt egyszerűen nem tartják be a határidőket, vagy nem az ügyhöz kapcsolódó papírokat kérnek. Ilyen esetekben sajnos nincs más mód az ügy előre mozdítására, mint számon kérni az adott hivatalt.

Egy-egy számonkérés pedig pozitívan is befolyásolhatja az ügymenetet, például egy olyan ügy esetében, ami nem szokványos, több információra kell odafigyelni, és ezért esetleg nem egyértelmű a hivatal dolgozójának, így nem indítja meg az eljárást, hanem félreteszi az ügyet. A számonkérés ilyenkor az ügy tisztázását, elmagyarázását is jelenti, ami gyorsabb határozathozatalt eredményezhet.

Természetesen a számonkérés sem egyszerű: tudni kell, hogy kit és hogyan, milyen stílusban lehet megkérdezni, ellenkező esetben a kérdezősködés negatívan is elsülhet! - Ne kockáztasson, bízza professzionális ügyintézőkre kollégái és saját ügyeit!

6. Sürgősségi eljárások, egyéb kedvezmények a hivatali ügyintézésben

A 3-as pontban említett jogszabályismerettel szorosan összefügg ez a téma, mégis külön hangsúlyozzuk. Minden eljárás lehetővé teszi az egyén számára kedvezőbb ügyintézést - csak tudni kell élni a lehetőségekkel! Mind a munkavállalási engedély és a tartózkodási engedélyek esetében, de ide sorolható a meghívólevél, a lakcímbejelentés ...stb. ügyek is, lehetőség van a rövidített vagy gyorsított eljárásra. Sajnos a jogszabályok ismeretének hiányában sokan - köztük több ügyintéző, relokációs cég - nem is tudnak ezekről a lehetőségekről! Így az általuk képviselt cégek nem is tudják, hogy egyáltalán lehetőségük lenne a rövidített ügyintézésre, pedig ez sok esetben nemcsak idő, hanem pénzbeli hátrányokat is okozhat! Ezek a lehetőségek alapos előkészületeket igényelnek ugyan, de minden szempontból előnyös a kérelmező cég vagy személy szempontjából!

Forrás: Expat-Center (expatcenter.hu)