A gyors és hatékony ügyintézés 6 kulcsa
Biztosan Ön is gondolt már arra egy-egy munkatársa engedélyeinek és felvételének intézése kapcsán, bárcsak most az egyszer kivételt tenne a hivatal az ügyintézési határidővel és készülne el az engedélye pár nap alatt. Cikkünkben a gyors és hatékony ügyintézés 6 kulcsát ismertetjük.
Fontos elem a gyorsaság és hatékonyság szempontjából, hogy a külföldi kolléga a szükséges információkat határidőre átadja a relokációval foglalkozó munkatársának, partnerének, ugyanis a gyorsaságtól függ az ügyintézés gyorsasága is, adattartalma pedig jelentősen befolyásolja az ügy kimenetelét!
2. A szükséges papírok átnézése
A szükséges papírok begyűjtése több fél együttműködésének gyümölcse: a relokációért felelős munkatárs, partner feladata a hivatalok felé benyújtandó iratok begyűjtése, a külföldi munkatárs a személyes adatait adja át, a HR pedig a céges papírokat intézi. Nagyon fontos azonban, hogy a papírokat ne csak begyűjtse, hanem át is nézze egy arra alkalmas személy és még a kérelem beadása előtt korrigálják az esetleges hibákat! Sok relokációs cég a nagy ügyfélszám miatt nem fordít erre elég időt, hanem csak futárként funkcionálva elviszi az összeszedett papírokat A pontból B pontba. Pedig nagyon fontos, hogy a beadandó okmányokat átnézzék, mert egy már elavult nyomtatvány, egy rossz dátum, egy téves adat rengeteg problémát, időbeli csúszást, de még milliós büntetést is jelenthet!
3. Jogszabályok pontos ismerete
Szintén nagyon fontos, amikor egy céget vagy belső munkatársat megbízunk az ügyintézéssel, ellenőrizzük, hogy valóban ismeri-e, tudja e értelmezni a vonatkozó jogszabályokat! Ezek ismeretének hiányában ugyan el lehet intézni néhány ügyet, de probléma esetén egy ilyen ügyintéző sajnos nem jelent igazi segítséget!
4. Hiánypótlás mentes kérelmek beadása
Ahhoz, hogy valóban gyors és hatékony legyen az ügyintézés, az ügyintézőnek elég felkészültnek kell lennie ahhoz, hogy tudja, mely papírokra lesz szükség az eljáráshoz. Találkoztunk már olyan HR-essel, aki csodálkozott, amikor egy számára szokatlan dokumentumot kértünk az ügyintézéshez, mondván, hogy eddig még sosem kérték. Igen, előfordul, hogy a hivatal nem vesz észre egy hibát, és az ügyintézés zökkenőmentes. De sajnos semmi nem garantálja, hogy a következő kérelmet ugyanaz az ügyintéző kezeli majd, és hogy nem fog neki szemet szúrni a papírok hiányossága. Az, hogy a boltban a múltkor véletlenül nem kellett kifizetni azt a tábla csokit, mert a kosár oldalára lapult, nem jelenti azt, hogy most már soha többet nem kell a csokiért fizetni!
5. Hivatalok számonkérése
Nem sok ügyintéző tudja megfelelő módon számon kérni a hivatalokat a folyamatban lévő ügyekkel kapcsolatban. Sajnos vagy nem ismerik a lehetőségeket, vagy a további jó kapcsolat megőrzése miatt ódzkodnak a konfrontálódástól. A konfliktus helyzetet senki nem szereti, természetes, hogy a vitát sokan kerülik. Azonban sokszor elkerülhetetlen és van, hogy kifejezetten pozitívan hat az ügyre, hiszen vannak hivatalok, ahol különböző okok miatt egyszerűen nem tartják be a határidőket, vagy nem az ügyhöz kapcsolódó papírokat kérnek. Ilyen esetekben sajnos nincs más mód az ügy előre mozdítására, mint számon kérni az adott hivatalt.
Egy-egy számonkérés pedig pozitívan is befolyásolhatja az ügymenetet, például egy olyan ügy esetében, ami nem szokványos, több információra kell odafigyelni, és ezért esetleg nem egyértelmű a hivatal dolgozójának, így nem indítja meg az eljárást, hanem félreteszi az ügyet. A számonkérés ilyenkor az ügy tisztázását, elmagyarázását is jelenti, ami gyorsabb határozathozatalt eredményezhet.
Természetesen a számonkérés sem egyszerű: tudni kell, hogy kit és hogyan, milyen stílusban lehet megkérdezni, ellenkező esetben a kérdezősködés negatívan is elsülhet! - Ne kockáztasson, bízza professzionális ügyintézőkre kollégái és saját ügyeit!
6. Sürgősségi eljárások, egyéb kedvezmények a hivatali ügyintézésben
A 3-as pontban említett jogszabályismerettel szorosan összefügg ez a téma, mégis külön hangsúlyozzuk. Minden eljárás lehetővé teszi az egyén számára kedvezőbb ügyintézést - csak tudni kell élni a lehetőségekkel! Mind a munkavállalási engedély és a tartózkodási engedélyek esetében, de ide sorolható a meghívólevél, a lakcímbejelentés ...stb. ügyek is, lehetőség van a rövidített vagy gyorsított eljárásra. Sajnos a jogszabályok ismeretének hiányában sokan - köztük több ügyintéző, relokációs cég - nem is tudnak ezekről a lehetőségekről! Így az általuk képviselt cégek nem is tudják, hogy egyáltalán lehetőségük lenne a rövidített ügyintézésre, pedig ez sok esetben nemcsak idő, hanem pénzbeli hátrányokat is okozhat! Ezek a lehetőségek alapos előkészületeket igényelnek ugyan, de minden szempontból előnyös a kérelmező cég vagy személy szempontjából!
Forrás: Expat-Center (expatcenter.hu)
- 2024.04.04Six Sigma Black Belt képzés 9 napos gyakorlatorientált, intenzív képzési program, amely készségszintre fejleszti a résztvevőket a 6 Sigma ismeretek elsajátításában, alapoktól a Green Belt ismereteken át magas szintű hatékonyságjavító projektek megvalósításáig. Részletek Jegyek
- 2024.04.04Az Év Irodája Konferencia & Díjátadó Kíváncsi vagy, hogy kié lesz Az Év Irodája díj, érdekelnek a legmodernebb irodai megoldások, valamint a magyar és nemzetközi piacot meghatározó szakemberek tapasztalatai? Akkor ott a helyed! KIKET FOGUNK DÍJAZNI? Részletek Jegyek
- 2024.04.23Humán controlling mutatószámok a gyakorlatban A képzés célja: A HR munka modern személetének és mérésének, számításának gyakorlati ismerete. A humán controlling egyes eszközeit konkrét példákon mutatjuk be, a résztvevőkkel közösen értékeljük azok alkalmazását. Részletek Jegyek
- 2024.04.30NewLeadership – Vezetői eszköztár bővítése Önmaguk fejlesztését is fontosnak tartó középvezetőknek, frissen kinevezett döntéshozóknak szóló komplex és intenzív vezetőfejlesztő program sok gyakorlattal. Különlegessége, hogy a résztvevők átgondolhatják és megoszthatják egymással aktuális kihívásaikat és még a kritikus vezetői helyzetek megoldásáról is tanulhatnak egymás jó gyakorlatából is! Részletek Jegyek
A 2024-es év fordulópontot jelent a magyar munkaerőpiac történetében. A munkavállalási engedélyezési rendszer átalakulása nem csak új... Teljes cikk
Sok számadat látott már napvilágot arról, hogy a munkaerőpiac különböző szegmenseiben hány ember munkáját tudja majd helyettesíteni a... Teljes cikk
Az Emirates több mint 200 tapasztalt IT szakembert hív a közel-keleti metropoliszba dolgozni, köztük Magyarországról is. Teljes cikk
- Itt a legnagyobb relokációs cégek listája 1 éve
- A cég bármelyik irodájában kipróbálhatják magukat a Publicis munkatársai hat hétre 2 éve
- A munkahelyváltás is lehet kulturális sokk 2 éve
- Melyek a legnagyobb relokációs cégek? - itt a lista 3 éve
- Nemzetközi harc indult a munkavállalókért 3 éve
- Harc a munkaerőért - van-e alternatívája Budapestnek? 3 éve
- A járvány a kiküldetésben dolgozókat is megterheli 3 éve
- Egy költöztetés hat hibája és azok megoldásai 4 éve
- A koronavírus miatt nem jönnek a külföldi munkavállalók 4 éve
- Nincs olyan, hogy mesterterv relokáció esetén 4 éve
- Költözés munka miatt: kihívások és pozitívumok 4 éve