A HR-esek és a technológia - Hogyan legyünk hatékony(abb)ak?
A személyügyi szakemberek két táborba oszthatók. Az egyik tábor elutasítja a legtöbb technológiai újítást, mert meggyőződésük szerint a hagyományos toborzási módszerek még mindig remekül megállják a helyüket. Sokan félnek használni az új technológia nyújtotta lehetőségeket, sokan pedig nem értenek hozzá.
Ez a cikk azoknak szól, akik nem mernek váltani és a HR-technológiai változásokban csupán a felmerülő problémákat látják meg, az előnyöket ritkán. De szól a személyügyi szakemberek másik táborának is, akik közül sokan elkezdték ugyan alkalmazni a legújabb technológiai eszközöket, de nem mindig a legoptimálisabb módon.
Sok esetben a több tízmilliós beruházással kialakított weboldalak és jelölt-követő rendszerek kialakítása is utólag hiábavaló pénzkidobásnak bizonyulhat. A jelenleg rendelkezésre álló toborzási technológiák túlnyomórészt nem hozták meg a hozzájuk fűzött reményeket. Az elmúlt 30 év során bevezetésre került technológiai újítások -függetlenül az iparágtól- jórészt ezt a forgatókönyvet követték: a gyártó, szállítmányozó, IT és még a hadiipar területén tevékenykedő cégek java része is sorra elbukott a HR technológiai eszközök bevezetésén.
Automatizálás - az arányok művészete
Az elmúlt évtizedek tapasztalataiból egyet biztosan megtanulhattunk: a legtöbb energiát és pénzt mindenekelőtt a bevezetésre kerülő új technológia folyamatainak alapos megértésére, definiálására és leegyszerűsítésére kell fordítanunk, nem pedig magára a bevezetésre.
Az automatizálásnál elsőrendű szempont -és egyben sokak által elkövetett hiba is-, hogy egyes manuálisan végzett folyamatokat semmiképpen nem szabad automatizálni. Időt spórolni csak olyan feladatok automatizálásával lehet, melyek rutin munkák, illetve olyan adminisztratív feladatok, melyek nem igényelnek komplex kommunikációt vagy szakértelmet. Azonban kevésbé hatékony az automatizálás a személyes interakciók, értékesítés és 'én'- jellegű tevékenységek során, ahol az érzelmek és megérzések jelentik a siker kulcsát. A HR-tevékenységek jelentős része pedig ilyen jellegű. Azonban az emberi tényezőkön túli feladatoknál a HR szakemberek számára a technológia vitathatatlanul támogatja a toborzási folyamatot, az Internet és az online állásoldalak révén.
Első és legfontosabb lépés tehát: az emberi-, és technológiai tényezők tudatos és hatékony harmonizációja.
A szükségletek újradefiniálása
Az új technológiai módszer bevezetését megelőzően alaposan át kell vizsgálnunk a személyügyes kollégák feladatait és döntsünk, hogy melyek az adminisztratív, rutin jellegű és előre látható feladatok. Ennek tükrében a toborzási és személyügyi feladatokat 'friss szemmel', a többi feladattól leválasztva és egységében kell vizsgálnunk.
Tervezési szakzsargonnal élve ezt nevezik a folyamat "zéró-alapozásának", vagy a folyamat újra-fogalmazásának.
A könnyebb megértés kedvéért tegyük fel a kérdést: "Hogyan építenénk fel a toborzási folyamatot, ha lenne lehetőségünk, hogy céljaink megvalósításához mindent elölről kezdjünk?" Vizsgáljuk át, hogy melyek azok a funkciók, melyeket elhagynánk, módosítanánk vagy másként csinálnák - akár a technológia alkalmazása nélkül -, azért, hogy a lehető legmagasabb hatékonysági szintet érjük el?
Ez a folyamat-fejlesztés, finomhangolás leglényegesebb eleme, így minden más döntést és erőfeszítést meg kell hogy előzzön. Csak az új folyamatrendszer újratervezését követően érdemes nekilátni az - egyes részfolyamatok elvégzésére - alkalmas technológiák bevezetéséhez.
Kompromisszum - Optimális szoftver optimalizált szükségletekkel
A megfelelő szoftver vagy számítógépes rendszer kiválasztása gyakran nem is olyan bonyolult, mint amilyennek tűnik, ha teljes mértékben tisztában vagyunk azzal, hogy pontosan mire van szükségünk. A gond azonban az, hogy olyan termék nem létezik, mely teljes egészében lefedi az igényeinket.
A megfelelő technológia kiválasztásának művészete abban rejlik, hogy megtaláljuk azt a megoldást, mely a kulcsfontosságú funkciók legmegbízhatóbb és leginkább költséghatékony elegyét adja. A megoldás tehát: minding az adott funkció ellátásához szükséges legegyszerűbb eszközt válasszuk, mely igényeinknek legalább 80%-át lefedi. Igen kicsi ugyanis a reális esélye, hogy olyan terméket találunk, mely az összes elvárásunkat kielégíti - ráadásul lehet, hogy tévedtünk az igények meghatározása során, vagy a betanulási folyamat során jövünk rá, hogy bizonyos funkciók egyben korlátokat is jelentenek.
Módosítás, változtatás
A mindennapokban igen kicsi annak az esélye, hogy megtervezett rendszer a papírformát követve a valós életben is hibátlanul működik. A valóságban a legtöbb rendszerfolyamat - kiváltképp az újak - tele lehetnek tévedésekkel, észre nem vett hibákkal. A legjobb stratégia ezért, ha előre felkészülünk az esetleges rendszerfrissítés, az utólagos javítások és mindenek előtt a folyamatos karbantartás szükségességére, mivel csak ezeken keresztül érhetjük el, hogy a program az igényeinkhez leginkább idomuljon.
Valójában az határozza meg a technológia bevezetés sikerességét, hogy mennyire vagyunk hajlandóak és képesek ezeket a módosításokat felfedezni és kivitelezni.
Mérjünk mindent
Az egyetlen módja annak, hogy lássuk a fejlődési ütemet, ha a lehető legtöbb területről veszünk egy bázis értéket és lemérjük, hogy az új technológia bevezetésével miként változnak ezek a számok. Ezzel a lépéssel prezentálni tudjuk mind a technológiai beszállítónak, mind a saját cégvezetésünknek, hogy a technológia bevezetése mely területeken eredményezett hatékonyságnövekedést és költségcsökkenést. Az eredmények gondos monitorozásával és a folyamat rendszeres finomításával hamar felmérhető, hogy mely funkciók alkalmazásával érhetünk el nagyobb hatékonyságnövekedést, mellyel kevesebbet.
A technológia alkalmazása önmagában egy hosszú folyamat és az eredményesség méréséhez folyamatos és gondos monitorozás és utókövetés szükséges, de alkalmazásával nagymértékben növelhető a vállalati hatékonyság mértéke.
Nem kérdéses azonban, hogy a technológia egyre inkább a sikeres toborzás kulcstényezőjévé válik, és még inkább az lesz az elkövetkező évek során. A technológiai megoldások alkalmazásának igen sok előnye - kezdve a költségcsökkentéssel és hatékonyságnövekedéssel, a földrajzi határok lehető leghatékonyabb kiterjesztésén át a pályázókkal zajló információ-áramlás hatásfokának és mélységének növeléséig - szükségessé teszi, hogy szakemberként a hétköznapok során minél nagyobb figyelmet fordítsunk az alkalmazott technológiák nyújtotta lehetőségekre.
Sok esetben a több tízmilliós beruházással kialakított weboldalak és jelölt-követő rendszerek kialakítása is utólag hiábavaló pénzkidobásnak bizonyulhat. A jelenleg rendelkezésre álló toborzási technológiák túlnyomórészt nem hozták meg a hozzájuk fűzött reményeket. Az elmúlt 30 év során bevezetésre került technológiai újítások -függetlenül az iparágtól- jórészt ezt a forgatókönyvet követték: a gyártó, szállítmányozó, IT és még a hadiipar területén tevékenykedő cégek java része is sorra elbukott a HR technológiai eszközök bevezetésén.
Automatizálás - az arányok művészete
Az elmúlt évtizedek tapasztalataiból egyet biztosan megtanulhattunk: a legtöbb energiát és pénzt mindenekelőtt a bevezetésre kerülő új technológia folyamatainak alapos megértésére, definiálására és leegyszerűsítésére kell fordítanunk, nem pedig magára a bevezetésre.
Az automatizálásnál elsőrendű szempont -és egyben sokak által elkövetett hiba is-, hogy egyes manuálisan végzett folyamatokat semmiképpen nem szabad automatizálni. Időt spórolni csak olyan feladatok automatizálásával lehet, melyek rutin munkák, illetve olyan adminisztratív feladatok, melyek nem igényelnek komplex kommunikációt vagy szakértelmet. Azonban kevésbé hatékony az automatizálás a személyes interakciók, értékesítés és 'én'- jellegű tevékenységek során, ahol az érzelmek és megérzések jelentik a siker kulcsát. A HR-tevékenységek jelentős része pedig ilyen jellegű. Azonban az emberi tényezőkön túli feladatoknál a HR szakemberek számára a technológia vitathatatlanul támogatja a toborzási folyamatot, az Internet és az online állásoldalak révén.
Első és legfontosabb lépés tehát: az emberi-, és technológiai tényezők tudatos és hatékony harmonizációja.
A szükségletek újradefiniálása
Az új technológiai módszer bevezetését megelőzően alaposan át kell vizsgálnunk a személyügyes kollégák feladatait és döntsünk, hogy melyek az adminisztratív, rutin jellegű és előre látható feladatok. Ennek tükrében a toborzási és személyügyi feladatokat 'friss szemmel', a többi feladattól leválasztva és egységében kell vizsgálnunk.
Tervezési szakzsargonnal élve ezt nevezik a folyamat "zéró-alapozásának", vagy a folyamat újra-fogalmazásának.
A könnyebb megértés kedvéért tegyük fel a kérdést: "Hogyan építenénk fel a toborzási folyamatot, ha lenne lehetőségünk, hogy céljaink megvalósításához mindent elölről kezdjünk?" Vizsgáljuk át, hogy melyek azok a funkciók, melyeket elhagynánk, módosítanánk vagy másként csinálnák - akár a technológia alkalmazása nélkül -, azért, hogy a lehető legmagasabb hatékonysági szintet érjük el?
Ez a folyamat-fejlesztés, finomhangolás leglényegesebb eleme, így minden más döntést és erőfeszítést meg kell hogy előzzön. Csak az új folyamatrendszer újratervezését követően érdemes nekilátni az - egyes részfolyamatok elvégzésére - alkalmas technológiák bevezetéséhez.
Kompromisszum - Optimális szoftver optimalizált szükségletekkel
A megfelelő szoftver vagy számítógépes rendszer kiválasztása gyakran nem is olyan bonyolult, mint amilyennek tűnik, ha teljes mértékben tisztában vagyunk azzal, hogy pontosan mire van szükségünk. A gond azonban az, hogy olyan termék nem létezik, mely teljes egészében lefedi az igényeinket.
A megfelelő technológia kiválasztásának művészete abban rejlik, hogy megtaláljuk azt a megoldást, mely a kulcsfontosságú funkciók legmegbízhatóbb és leginkább költséghatékony elegyét adja. A megoldás tehát: minding az adott funkció ellátásához szükséges legegyszerűbb eszközt válasszuk, mely igényeinknek legalább 80%-át lefedi. Igen kicsi ugyanis a reális esélye, hogy olyan terméket találunk, mely az összes elvárásunkat kielégíti - ráadásul lehet, hogy tévedtünk az igények meghatározása során, vagy a betanulási folyamat során jövünk rá, hogy bizonyos funkciók egyben korlátokat is jelentenek.
Módosítás, változtatás
A mindennapokban igen kicsi annak az esélye, hogy megtervezett rendszer a papírformát követve a valós életben is hibátlanul működik. A valóságban a legtöbb rendszerfolyamat - kiváltképp az újak - tele lehetnek tévedésekkel, észre nem vett hibákkal. A legjobb stratégia ezért, ha előre felkészülünk az esetleges rendszerfrissítés, az utólagos javítások és mindenek előtt a folyamatos karbantartás szükségességére, mivel csak ezeken keresztül érhetjük el, hogy a program az igényeinkhez leginkább idomuljon.
Valójában az határozza meg a technológia bevezetés sikerességét, hogy mennyire vagyunk hajlandóak és képesek ezeket a módosításokat felfedezni és kivitelezni.
Mérjünk mindent
Az egyetlen módja annak, hogy lássuk a fejlődési ütemet, ha a lehető legtöbb területről veszünk egy bázis értéket és lemérjük, hogy az új technológia bevezetésével miként változnak ezek a számok. Ezzel a lépéssel prezentálni tudjuk mind a technológiai beszállítónak, mind a saját cégvezetésünknek, hogy a technológia bevezetése mely területeken eredményezett hatékonyságnövekedést és költségcsökkenést. Az eredmények gondos monitorozásával és a folyamat rendszeres finomításával hamar felmérhető, hogy mely funkciók alkalmazásával érhetünk el nagyobb hatékonyságnövekedést, mellyel kevesebbet.
A technológia alkalmazása önmagában egy hosszú folyamat és az eredményesség méréséhez folyamatos és gondos monitorozás és utókövetés szükséges, de alkalmazásával nagymértékben növelhető a vállalati hatékonyság mértéke.
Nem kérdéses azonban, hogy a technológia egyre inkább a sikeres toborzás kulcstényezőjévé válik, és még inkább az lesz az elkövetkező évek során. A technológiai megoldások alkalmazásának igen sok előnye - kezdve a költségcsökkentéssel és hatékonyságnövekedéssel, a földrajzi határok lehető leghatékonyabb kiterjesztésén át a pályázókkal zajló információ-áramlás hatásfokának és mélységének növeléséig - szükségessé teszi, hogy szakemberként a hétköznapok során minél nagyobb figyelmet fordítsunk az alkalmazott technológiák nyújtotta lehetőségekre.
Klein Sándor írásai több mint negyven éve jelennek meg a hazai pszichológiai és pedagógiai folyóiratokban. 
Aki kérdez: Vattay Dániel
Randi elviselhetetlen főnököknek