A jól tervezett kiválasztás csökkenti a fluktuációt

A kiválasztással kapcsolatos információkat fontos megterveznünk, majd amikor ténylegesen megtörténik egy kiválasztás, azokat dokumentálnunk, végül pedig levonnunk a következtetéseket, amelyek alapján újra tervezhetünk.

Amikor egy létszámgazdálkodással kapcsolatos tervet készítünk, megpróbáljuk bejósolni az adott évre illetve az elkövetkező évekre a várható létszámunkat. Célszerű minél átláthatóbb egységekre bontani a teljes létszámot, hiszen nehéz úgy végiggondolni a várható változásokat, hogy csak egy összesített létszámadat van előttünk. Legegyszerűbb talán, ha szervezeti egységek szerinti bontásban nézzük a várható változásokat, akár még pozíció típusokra is levetíthetjük a számainkat, ha ez releváns a változások szempontjából. Ahhoz, hogy egy ilyen tervezést véghez tudjunk vinni, nyilvánvalóan szükségünk van aktuális létszámadatokra, továbbá információkra az egyes szervezeti egységek létszámmal kapcsolatos terveiről.

Mindenképpen fontos egyeztetnünk, információt kérnünk a várható változásokról illetve amennyiben van létszámkeretünk, ehhez is igazítani a tervezett módosításokat. Amennyiben valamilyen területen bővítést, vagy leépítést tervezünk, ezzel jobban lehet kalkulálni a létszámváltozások során. Figyelembe kell még vennünk azonban a fluktuációt is, hiszen a létszám szempontjából nem biztos, hogy jelentős változást eredményez éves szinten abban az esetben, ha pótoljuk is a kilépő munkaerőt, a kiválasztás szempontjából viszont jelentős munkamennyiségnek számít.

A várható fluktuációra következtethetünk az előző évek adataiból saját információink alapján. Megnézhetjük különféle fluktuációra vonatkozó kutatások adatait visszamenőleg és a jövőre vonatkozó jóslatokat, esetlegesen számíthatunk-e például a gazdasági körülmények miatt nagyobb dolgozói "mozgásra". A létszámra vonatkozó tervszámainkat érdemes havi, negyedéves és éves bontásban is elkészíteni, így jobban nyomon követhetjük a várható változásokat. Egyáltalán nem mindegy például, hogy egy nagyobb létszámbővülést az év elején vagy az év végén hajtunk végre, vagy éppen a fluktuáció jellemzően tavasszal és ősszel a legmagasabb.

A létszámgazdálkodással kapcsolatos tervezés része a kiválasztásai folyamatok megtervezése. Amikor elkészült a várható létszámra és annak változásaira vonatkozó tervünk, megvizsgálhatjuk részletesebben, milyen kiválasztási folyamatoknak nézünk elébe az adott évben. Igazán részletesen a bővüléssel kapcsolatos folyamatokat tudjuk megtervezni. Ilyenkor pontosan látjuk, mikorra tervezzük a bővülést, milyen pozíciókra van szükség, így azt is át tudjuk gondolni, milyen kiválasztási módszert alkalmazzunk, mekkora a folyamat költségvonzata illetve mennyi időt vesz igénybe a kiválasztás. A fluktuációból adódó kiválasztási folyamatokat legfeljebb hozzávetőlegesen tervezhetjük előre. Tudhatjuk az előző évek mozgásaiból és általában a fluktuációs trendekből az elvándorlás szempontjából kritikusabb időszakokat, a leginkább veszélyeztetett pozíciókat. Ezek alapján a várható költségeket is megbecsülhetjük. Ha a kiválasztásra fordítható adott költségkerettel rendelkezünk, érdemes tartalékolni a nem várt eseményekre is.

Bármennyire is megterveztük a kiválasztási folyamatainkat, amikor egy tényleges munkaerőigénnyel kapcsolatos helyzetbe belecsöppenünk, érdemes újratervezni a folyamatot. Ekkor látjuk igazán az igényeket, mind a pozícióval kapcsolatos elvárások tekintetében, mind az időzítés vonatkozásában, ehhez tudjuk megválasztani a legoptimálisabb kiválasztási módot a költségkeretünk figyelembe vételével. Hiszen amennyiben például nagyon gyorsan szeretnénk pályázatokat kapni, és a költségkeretünk is szűkös, inkább választjuk az álláshirdetés feladását, minthogy tanácsadó segítségét vegyük igénybe.

Ha azonban nehezen elérhető a célcsoportunk vagy stratégiai, vezetői pozíciókba keresünk munkatársakat, fontos lehet a tanácsadókkal való együttműködés. Előfordulhat, hogy bármennyire is megterveztük a feladatokat, az adott pillanatban nincs elég emberünk, aki a feltorlódott kiválasztási folyamatokat elvégezze, ilyenkor mérlegelnünk kell, melyek azok a típusú pozíciók, amit tanácsadó segítségével fogunk keresni. A kiválasztási folyamatunk akkor lesz igazán sikeres, ha képesek vagyunk a ráfordított időt és költséget a leghatékonyabban felhasználni.

A kiválasztással kapcsolatosan fontos, hogy elemezzük, számszerűsítsük az információinkat. Az egyik legjellemzőbb trendszám a fluktuáció. Amikor fluktuációt számolunk, a kilépők arányát nézzük meg az összlétszámhoz viszonyítva. Valódi fluktuációt mutató kilépők azok, akik önként távoztak a vállalattól. Ebben az esetben tehát az önként kilépők számát viszonyítjuk az átlaglétszámhoz az adott évre, időszakra vetítve. A fluktuációt érdemes mindenképpen összehasonlítanunk a korábbi évek adataival, ahhoz, hogy következtetéseket tudjunk levonni. Fontos továbbá, hogy szervezeti egységekre bontva is kövessük az eseményeket, hiszen így láthatjuk igazán, melyek az igazán kritikus területek, adott esetben pozíciók.

A létszámmozgásokkal kapcsolatosan vizsgálhatjuk még a belépők számát, ami a kiválasztások számára is utal az adott időszakban vagy a belépők-kilépők arányát (ami mutatja például, hogy bővülés, leépítés vagy stagnálás volt a vállalatnál). Nehezebb terület a kiválasztás hatékonyságának mérése. Megvizsgálhatjuk, hogy mennyi idő telt el attól a pillanattól, hogy a munkaerőigény fellépett addig, amíg belépett az új munkatárs. Összegyűjthetjük, hány munkaórát töltöttünk a kiválasztási folyamattal. Mindezek azonban amellett, hogy mutathatják azt is, hogy esetlegesen nem jó kiválasztási eszközt választottunk, utalhatnak arra is, hogy nehezen betölthető pozícióról van szó. Lehet, hogy azért dolgozunk túl sokat egy-egy pozíción, mert nem vagyunk elég hatékonyak, de az is lehet, hogy több száz pályázat érkezett, aminek pusztán az elolvasása teljes munkanapot vehet igénybe. Nem lehet tehát a kiválasztás hatékonyságát megítélni hasonló tények alapján. Ami igazán számít, az az újonnan felvett munkatársak beválása.

Megvizsgálhatjuk, az adott évben felvett munkatársak közül kik azok, akik a próbaidő után is alkalmazásban maradtak. Ezt követően megnézhetjük, kik azok, akik egy éven belül is a vállalatnál dolgoznak, majd nézhetjük akár tovább emelve az éveket. Ezt nevezzük stabilitási mutatónak. Természetesen az, hogy valaki a vállalatnál dolgozik, nem jelenti azt feltétlenül, hogy kiváló munkaerő. Azt viszont igen, hogy megfelel a munkája a vállalatnak, hiszen nem akar megválni tőle, illetve az adott munkatársnak is megfelel a vállalat, mint munkakörnyezet.

A létszámgazdálkodási statisztikáink alapja, hogy magukat a létszám adatainkat pontosan vezessük. Havonta, negyedévente, szervezeti egységekre, akár adott esetben pozíció típusokra lebontva adott legyen a tényleges aktuális létszámunk. Ezeket a számokat trendanalízis segítségével össze tudjuk vetni a tervvel, megvizsgálva az eltérések okait, továbbá az előző évek adatai alapján következtethetünk a létszámváltozásokra. Amennyiben az alapstatisztikáink megvannak a létszámmal kapcsolatosan, a létszámstruktúra hatékonyságát is megvizsgálhatjuk.

Megnézhetjük az egyes csoportok arányát az összlétszámhoz viszonyítva, úgy mint például a fizikai dolgozók vagy éppen a vezető, de lehet, hogy az értékesítők arányára vagyunk kíváncsiak. A szervezeti egységeket is viszonyíthatjuk az összlétszámhoz, vagy a részmunkaidősök arányát is kideríthetjük hasonló módon.

A létszámadatok pontos statisztikája amiatt is fontos, hogy további mutatók kiszámításához biztos alapot adjon. Ilyen módon kiszámolhatjuk az egy főre jutó bérköltséget, ami az egyik legnagyobb költségtényezőnek mondható valamennyi vállalat életében. A munkaerő hatékonysági mutatóihoz is segítség, amikor az értékesítés egy főre jutó volumenét vagy árbevételét határozzuk meg. Ezeknél a mutatóknál is megfigyelhetünk tendenciákat, változásokat a korábbi évek adataihoz képest.

A létszámgazdálkodással kapcsolatos tervezés, valamint a létszámadatokból létrehozott statisztikák hozzásegítenek ahhoz, hogy minél átláthatóbbak legyenek a kiválasztási folyamataink, valamint a kiválasztás és a létszámgazdálkodás egy számokkal is kifejezhető mutató legyen, mely a vállalat hatékonysága szempontjából elengedhetetlenül fontos.