A kompetencia alapú TÉR kialakításának lépései

Humán szakfeladatként komoly kihívást jelent, hogy miként lehet azonos kvalitású, tapasztalatú munkavállalók eltérő munkateljesítményére és munka-magatartására magyarázatot találni. A szervezeti hatékonyságnöveléssel kapcsolatosan a leggyakrabban használt kifejezés a kompetencia fogalom. Meghatározására több definíció is létezik.

A kompetenciák viselkedésekre bontják le az adott szervezet által fontosnak ítélt értékeket, célokat és ezzel járulnak hozzá az üzleti célok megvalósításához. Kompetencia szótárban kerülnek rögzítésre azok a viselkedésformákkal, magatartásjellemzőkkel leírt képességek és készségek, amelyek a teljesítménycélok elérésének a hogyanjára is választ adnak. Kompetencia alapon a munkakörök elemezhetők, értékelhetők, ez által egyfajta kompetencia alapú bérrendszer is kialakítható. A kompetencia alapú humán rendszerben az egyéni munkavállalói teljesítményértékelő rendszer is kialakítható.

A kompetencia modell kialakításával kapcsolatos elképzelések

Kompetencia fogalom
"Egy személy alapvető, meghatározó jellemzői, melyek okozati kapcsolatban állnak az adott munkakör ellátásához szükséges kritériumszintnek megfelelő hatékony és/vagy kiváló teljesítménnyel. A feladatok ellátásához, szükséges tudás, készségek, képességek, valamint az alkalmazást segítő viselkedéselemek és a hatékonysági motiváció együttese. A munkavégzéshez szükséges, megnyilvánuló szakértelmet, személyes készségek, képességek, motivációk, tulajdonságok együttesét jelenti, amelyek felhasználásával a munkakörben megkívánt eredmények elérhetők".

A definíció alapján a kiváló teljesítmény a kompetenciákhoz köthető, amelyek a helyzettől függetlenül valószínűsítik a viselkedést.

Kompetencia és kompetencia terület (különbsége)
- Kompetencia (competency) egyéni aspektusú viselkedés, amely személyiségorientált
- Kompetencia terület (areas of competence) munkakör aspektusú viselkedés-munkakörorientált viselkedés

A kompetencia jellemzői: hatással van a munka valamely fő aspektusára/korreál a teljesítménnyel/mérhető/fejleszthető! A kompetencia az ismeretet akcióvá alakítja át, hidat képez valami ismerete és a megvalósítás között. Ha a TÉR célja a kiemelkedően teljesítő kollégák azonosítása és jutalmazása, akkor innen kell elindulni.

Kompetenciák csoportosítása

Különbséget teszünk a kompetenciák között aszerint, hogy azok küszöb kompetenciák vagy sem. A küszöbkompetenciák olyan nélkülözhetetlen jellemzők (tudás/ismeret/alapvető készség/képesség) amely nélkül a munkakör nem tölthető be. Ezek alapján azonban a kiválóan teljesítőket nem lehet azonosítani. Ezzel szemben a teljesítménykompetenciák (pl. eredményorientáció, proaktivitás) már alkalmas erre a feladatra.

A TÉR szempontjából fontos kompetenciák

Elvárások a teljesítményértékeléssel szemben

Komplex, egységben kezeli a szervezetet és az egyént és mindig kompetencia alapú.

Transzparencia/objektivitás.

A TÉR gondolkodásformáló, szervezeti rugalmasságot elősegítő/javító, hatékonyabb munkavégzést elősegítő. Meghatározó szerepet játszik a szervezeti kultúra formálásában.

A kompetencia alapú TÉR jellemzői:

munkakör-specifikus értékelőlapok használata,

elősegíti az objektív értékelést,

része a munkakörelemzés/értékelés,

része a kompetencia-térkép,

tartalmaz egy kompetencia szótárt,

felkészít az értékelésre,

felhasználóbarát,

nem bonyolult,

nincs papírgyár,

nincs túl sok kompetencia,

nem statikus a kompetencia térkép.

Összesítve:

A kompetencia alapú TÉR objektív értékelésre alkalmas.

Az értékelőlapok munkakör-specifikusak.

A kiemelkedően teljesítő dolgozók azonosítására alkalmas.

Egyéni és csoportos fejlesztési tervek készülnek (erősségek, fejlesztendő területek).

Alkalmas a képzések-fejlesztések értékelésére (soft mutatók).

Évenkénti összehasonlításra, mérésre, elemzésre alkalmas egyéni és szervezeti szinten is!

Step by step

- Kompetencia szótár/ térkép /adatbázis készítése/munkakörelemzés
- Értékelőlapok/kialakítása (munkakör-specifikusan)

A hatékony cselevés és viselkedés három tényezőnek az erdője. A munkaköri követelmények írják le, hogy MIT kell tenni. A szervezeti kultúrából adódik, hogy HOGYAN lehet tenni és a személyiség jellemzők határozzák meg, hogy MIÉRT fog így vagy úgy cselekedni.

Kompetencia modell

Minden cég saját kompetencia modellel kell, hogy rendelkezzen. A kompetencia modell leírja a hatékony teljesítményhez szükséges tudás/képesség/és személyiségvonások sajátos kombinációját, ami így használható a kiválasztásban, képzésben, fejlesztésben, értékelésben és tervezésben. A modell akkor releváns, ha munkakör-specifikus. Saját hitvallásom szerint nem a céget (szervezetet) kell a rendszerhez hajlítani, a rendszert kell a cégre szabni.

Elvárások a modell-alkotás során:

- viselkedéshez kötött,
- megfigyelhető,
- felhasználóbarát,
- tervező,
- különálló legyen.

Minden modell három szintet érinthet: egész szervezetet/a munkakört/ egyént! A kompetencia modell kialakításában nagyon fontos az előkészítés, a folyamat tervezése, a vezetői támogatás, a kommunikáció valamint a változás menedzselése.

Kompetencia szótár/Kompetencia-térkép kidolgozása (munkakör-specifikus kompetenciák összegyűjtése)

módszer: strukturált interjú, megfigyelés, dokumentumelemzés> munkaköri leírások). Ez a rész rövidíthető, az előzetes kutatási eredményekre támaszkodva.

A kompetenciák legyenek:
- közérthetőek,
- konszenzuson alapulóak,
- azonos tartalmai meghatározással bíróak,
- és jól kommunikálhatóak.

További fontos lépések:
- Adatbázis szerkesztés
- Szervezeti hierarchia feltérképezése
- Értékelői kör meghatározása (ki fog értékelni az értékelés során).

Előzetes kutatás: mi az TÉR célja? Hány fokos az értékelés? Van-e önértékelés része? Kapcsolódik-e hozzá bónusz/jutalmazási rendszer) ajánlott módszer: strukturált vezetői interjú.

- Munkakör-specifikus értékelőlapok kialakítása.
- A cég méretéhez és a munkakörök specifikációjához adaptáltan előzetes felmérések alapján 5-25 munkakör-specifikus lap készítése.
- Az 5-25 lap 3 verzióban választható (csak beosztott/középvezetői/felsővezetői/ szint).
- Így összesen annyi féle lap közül lehet választani (ami a vállalat létszámához viszonyítva relevánsan megfelel a munkakör-specifikus elvárásoknak).
- Munkakör-specifikus értékelőlapok kialakítása
- Az egyes lapokon szereplő kompetenciákat a szakmai vezetők konszenzussal választják a kompetencia regiszterből (térkép).
- Hat kompetencia csoport +1 (vezetői) értékelése ad objektív képet az értékeltről.
- Minden kompetencia csoporton belül 3-3 kompetencia kerül értékelésre.

Kompetencia csoportok, amelyek értékelésre kerülnek:

Értelmi/Érzelmi/ Gyakorlati kompetenciák
- vezetői kompetencia
- személyes kompetencia
- társas kompetencia
- módszerkompetencia
- hozzáállás
- tudás-szakmai ismeret
- szakmai készségek

A rendszer

Az értékelés legfontosabb része az értékelő beszélgetés -ez alapelv, amely kölcsönös: értékelő és értékelt közös feladata. Célja egy közös álláspont kialakítása az értékelt éves teljesítményére vonatkozóan, melyet mindkét fél el tud fogadni.
Ha a teljesítményértékelő beszélgetés nyolc lépését betartjuk

- Jó nyitás
- Pozitív kapcsolatteremtés
- Értékelés
- A labda átadása
- Érvelés
- SWOT
- Elköszönés, megerősítés

akkor:

- fejlődik a dolgozó
- javul a motiváltsága
- javul az egyéni teljesítmény
- javul a szervezeti teljesítmény
- elismertebb lesz a vezető.

Az objektivitás három oszlopa (hogyan lehet egy értékelés a lehető legobjektívebb):

Kompetenciaértékelés (szöveges választás/rejtett súlyozás és pontszámok) 60 százalék

Knowledge/attitude matrix 20 százalék

Bónusz/kiemelkedő teljesítmény jelölés 20 százalék

Így adódik össze a 100 százalékos pontszám, ezáltal az értékelés objektivitása és a szubjektív elemek csökkentése megvalósítható. Eredmény: egy kétoldalas szöveges kompetencia értékelőlap és az egyéni fejlesztési terv.

Kissné András Klára
kontrolling divízióigazgató
HM EI Zrt.