Hogy kell jól tönkretenni a kolléga hétvégéjét? - avagy a visszajelzés művészete

A vezetők folyamatosan azt hallják, hogy a visszajelzés elengedhetetlen a munkavállalók fejlődéséhez – legyen szó formális teljesítményértékelésről vagy egy kötetlen beszélgetésről egy meeting után. Most kiderült, az is számít, mikor hangzik el a visszajelzés, sőt sok múlik az időzítésen. Ha jól időzítve és megfelelő keretek között történik, a visszajelzés produktív lesz, és valóban hozzájárul a fejlődéshez - olvasható egy szakmai cikkben. 

Szerencsére a menedzsmenttudomány már sokat tud arról, hogyan időzítsünk jól és a „jó időzítés” nem megérzés kérdése, hanem tanulható.

Számos kutatás igazolja, hogy az emberi működésre hatással vannak a cirkadián ritmusok, amelyek befolyásolják az éberséget, a hangulatot, az egészségi állapotot és más tényezőket. Egy tanulmány például kimutatta, hogy az emberek nagyobb fájdalomtűréssel rendelkeznek reggel, mint később a nap folyamán — ez pedig arra utal, hogy a dolgozók reggel fogékonyabbak lehetnek az építő jellegű kritikára is. Reggel, amikor az emberek frissek, energikusak és kevésbé leterheltek, érzelmileg és mentálisan is befogadóbbak a kritikára.

Délutánra, estére a kognitív kapacitás csökken, ami védekező reakciókat, félreértéseket vagy elutasítást eredményezhet — még akkor is, ha a visszajelzés jószándékú.

A döntési fáradtság elmélete szerint, ahogy telik a nap, úgy csökken a képességünk arra, hogy összetett információkat dolgozzunk fel és megfelelően reagáljunk rájuk. Például a bírák is nagyobb eséllyel utasítják el a feltételes szabadlábra helyezést a nap végén, amikor mentálisan már kimerültek. Ugyanez igaz a visszajelzésekre is: ha egy hosszú munkanap végén vagy megterhelő feladat után történik, az inkább ellenállást válthat ki, mint nyitottságot.

Különösen fontos ezt tudatosítani azoknak a vezetőknek, HR-eseknek vagy tanároknak, akik másokat irányítanak, értékelnek vagy fejlesztenek.

A hét közepe az arany középút

Sok munkavállaló él át úgynevezett „vasárnapi szorongást” (sunday scaries), vagyis egyre erősödő nyugtalanságot és félelmet a közelgő munkahéttől. Ez a szorongás gyakran a ránk váró feladatoktól vagy a személyes életből a munka világába való átállás nehézségétől ered. Egy hétfő reggeli visszajelző beszélgetés csak fokozhatja ezeket az érzéseket, aminek hatására a munkavállalók feszültebbek és kevésbé fogékonyak lehetnek az építő párbeszédre.

Ezzel szemben, ha péntek délutánra időzítjük a visszajelzést, azzal azt kockáztatjuk, hogy a dolgozó az egész hétvégén rágódni fog rajta. Ez negatív gondolati spirálhoz vezethet, amely megnehezíti a feltöltődést, a kikapcsolódást és azt, hogy újult erővel térjen vissza hétfőn.

Ezért a hét közepe – kedd, szerda, csütörtök – ideális időpont a visszajelzésekhez, mert a munkavállalók ekkorra már visszarázódtak a heti ritmusba, és elegendő idejük van a visszajelzés feldolgozására, mielőtt újra hétvége lenne.

A több több

A Gallup kutatásai szerint azok a munkavállalók, akik legalább hetente kapnak érdemi visszajelzést, elkötelezettebbek a munkájuk iránt. Más, terepen végzett kutatások azt is megmutatták, hogy a heti rendszerességű visszajelzés jobb teljesítménnyel és magasabb munkahelyi elégedettséggel jár együtt.

Ezekkel az eredményekkel összhangban a szervezetek egyre inkább elmozdulnak az éves vagy féléves teljesítményértékelésektől a folyamatos visszajelzési gyakorlatok felé. A lényeg tehát: törekedjünk heti rendszerességű visszajelzésekre, hogy fenntartsuk a motivációt, időben kezeljük a problémákat és támogassuk a fejlődést.

Fontos azonban, hogy a visszajelzések gyakoriságát az egyes munkavállalók igényeihez és munkájának természetéhez igazítsuk.

Kerülni a rajtaütésszerű visszajelzést

Általánosságban igaz, hogy a visszajelzés akkor a leghatékonyabb, ha röviddel a szóban forgó esemény után történik – de nem egy extrém stresszes vagy zavaró pillanatban.

Például, ha egy munkatárs épp most fejezett be egy nagy tétű prezentációt, vagy személyes válsággal küzd, akkor a közvetlen visszajelzés támadásként hathat, nem pedig támogató segítségként. Ez könnyen védekezéshez vagy elutasításhoz vezethet. A visszajelzést strukturált környezetben célszerű adni, nem pedig spontán, érzelmileg túlfűtött helyzetekben. Ez biztosítja, hogy a munkavállaló nyitott és befogadó állapotban legyen, és képes legyen megérteni, feldolgozni és hasznosítani a visszajelzést.

A legjobb módszer tehát: a visszajelzést viszonylag hamar adjuk, de egy kis előzetes jelzéssel, hogy az ne érje váratlanul a munkavállalót, és az releváns, mégis nyugodt kontextusban történjen.

A minőség fontosabb, mint a mennyiség

A túl hosszú visszajelző beszélgetések ugyanúgy kontraproduktívak lehetnek, mint a rossz időben adottak – ez attól is függ, hogy milyen típusú dolgozóról van szó, és mi a visszajelzés célja.

A kutatások összességében azt mutatják, hogy a visszajelzés minősége sokkal többet számít, mint annak hossza. Általánosan elmondható, hogy:

• 5–10 perces rövid, fókuszált beszélgetések hatékonyak konkrét kérdések megvitatására.
• 30–45 perces hosszabb megbeszélések inkább az átfogó teljesítményértékeléshez valók.

A struktúra is lényeges. Egy jól felépített visszajelzés három elemet tartalmaz:

1. Világos nyitás
   Pl.: „Szeretnék megosztani pár gondolatot arról, hogyan tudnánk közösen fejlődni.”
2. Kézzelfogható, cselekvésre ösztönző észrevétel
   Pl.: „Azt vettem észre, hogy amikor nem értesz egyet, hajlamos vagy erősebben felemelni a hangod, mint ahogy azt talán észrevennéd.”
3. Pozitív lezárás, amely támogatást közvetít
   Pl.: „Biztos vagyok benne, hogy ebben gyorsan tudsz majd fejlődni.”

A dicséret mint hiánycikk

- sokan úgy gondolkodnak, hogy ha az illető jól végzi a dolgát és úgy, ahogy abban megegyeztek, az rendben van, és ennyi.