A munkáltató is adatkezelő: az adatvédelmet érintő munkáltatói kötelezettségekről
Adatvédelem. Adatkezelés. Adatkezelő és érintett. Tudják, hogy mit jelentenek ezek a kifejezések? Tisztában vannak azzal, hogy Önöknek, mint adatkezelőknek, milyen jelenlegi és jövőbeli kötelezettségeik vannak, lesznek? Most, hogy egyre közeledik az európai általános adatvédelmi rendelet, a GDPR rettegett bevezetésének időpontja: 2018. május 25., egy cikksorozatban vezetjük végig Önöket, hogy segítsük elkerülni a jelenleg maximális 20 millió forint, jövő májustól 20 millió euró büntetést.
Az adatvédelem a személyes adatok jogszerű kezelését, az érintett személyek védelmét biztosító alapelvek, szabályok, eljárások, adatkezelési eszközök és módszerek összessége.
Sokunknak a számítógépen tárolt adatok védelme jut eszünkbe, de az adatvédelem egyrészt kevesebb annál, mert kizárólag a személyes adatokra (pl. név, telefonszám, e-mail cím, stb.) koncentrál, másrészt több is annál, mert a papír alapon kezelt személyes adatokra is kiterjed. Az adatvédelem célja a természetes személyek és jogainak védelme, azoknak a védelme, akik bármely meghatározott, személyes adat alapján - közvetlenül vagy közvetve - azonosíthatóak. Ők az érintettek. Idetartoznak cégének ügyfelei, hírlevelére feliratkozók, közösségi oldalának követői, az állásra jelentkezők, de a kamerarendszere által megfigyelt területre belépők is, és ugyanakkor cégének munkavállalói is.
Ennélfogva az Ön vállalkozása adatkezelő, hiszen személyes adatokat vesz fel, gyűjt, rögzít, tárol, röviden: kezel.
No, de miért és milyen jogalappal kezel az Ön cége adatokat?
Alapvetően három különböző jogalapról beszélhetünk a munka világában: az érintett hozzájárulásáról, a törvényi felhatalmazásról, valamint a munkáltató jogos érdekén alapuló adatkezelésről. Fontos, hogy ha az egyik jogalap megvalósul, akkor nem kell másik jogalap után nézni, ez a gyakorlatban pedig azt jelenti, hogy ha például a törvényi felhatalmazás vagy a jogos érdek a jogalap, akkor nem kell az önkéntes hozzájárulás.
Abban az esetben, ha az Ön vállalkozása fejvadászattal, toborzással foglalkozik, tehát más cég érdekében végez tevékenységet és így az állásra jelentkezők önéletrajzaival, adataival kerül kapcsolatba, akkor ott értelmezhető az érintettek előzetes és önkéntes hozzájárulása, azonban alapvetően a munkavégzésre irányuló jogviszonyokban nem értelmezhető a hozzájárulás önkéntessége, méghozzá azért nem, mert a munkáltató és a munkavállaló alá-fölérendeltségi viszonyban vannak, ha az alkalmazott a hozzájárulását megtagadja, ez anyagi vagy nem anyagi természetű hátrányt okozhat neki. A hozzájárulás akkor lehet jogalap, ha az adatkezelés a munkáltatói jogok gyakorlásával nem áll kapcsolatban, mint például abban az esetben, ha a munkáltató valamilyen kirándulást, vagy valamilyen sportrendezvényre csapatot (pl. focicsapat) szervez.
Egy munkáltató vonatkozásában tehát alapvetően nem az önkéntes hozzájárulás lesz a jogalap, hanem más. Ez a „más”, lehet a törvényen alapuló adatkezelés, tehát azért kezel adatokat, mert jogszabály kötelezetővé, vagy lehetővé teszi. Tipikusan az adó és tb jogszabályok kötelezettségeket rónak a munkáltatókra, amelyek alapján adatokat kell felvenniük és továbbítaniuk hatóságok számára, gondoljunk csak az alkalmazottak kötelező bejelentésére.
A harmadik jogalap a jogos érdek. Itt arról van szó, hogy személyes adat kezelhető abban az esetben is, ha a munkahelyi adatkezelés a munkáltató jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ennél az érdeknél magasabb rendűek a munkavállalók személyes adatai védelméhez és a magánéletük tiszteletben tartásához való joguk. Ez az alapja a munkavállalók munkaviszonnyal összefüggő magatartásának ellenőrzésére, és ezért lesz szükséges az, hogy munkáltatóra belső szabályzatban kidolgozza e jogalap alkalmazásával végzett adatkezeléseit. E dokumentumban meg kell fogalmazni a jogos érdek, mint jogalap alkalmazásával kapcsolatos adatkezelési körülményeket, mert a munkavállalók így tudnak meggyőződni arról, hogy az adott adatkezelés valóban arányosan (a megfelelő mértékben) korlátozza a jogaikat. De ne rohanjunk előre!
Így kezeljük az állásra pályázók adatait
Kezdjük azzal, hogy a megjelent álláshirdetésre, pályázatra a jelöltek (érintettek) jelentkeznek.
Jelentkezhetnek az adatkezelő weboldalán keresztül; tipikusan ez a helyzet, ha egy vállalkozás munkaerő-közvetítéssel foglalkozik. Ebben az esetben a következőkre kell figyelemmel lenni, tekintettel az Info tv. 20. §-a:
„Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés hozzájáruláson alapul vagy kötelező. Az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő a 6. § (5) bekezdése alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is.”
Minden adatkezelőnek, így az ilyen vállalkozásának is teljesítenie kell a 2011. évi CXII. törvényből , az Info törvényből származó kötelezettségeket. Az egyik ilyen alapkötelezettség az előzetes tájékoztatás kötelezettsége.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy meg kell fogalmazni egy adatvédelmi tájékoztatót vagy szabályzatot, amely a fenti rendelkezéseket is tartalmazza. Ráadásul érdemes figyelembe vennie a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság ajánlását, mely szerint a dokumentum legyen egyszerű nyelvezetű, könnyen érthető, akár táblázatos formájú, könnyen elérhető, hogy bárki számára világossá váljon az adatkezelés tartalma és egyebek.
A fentiekből már levonhattuk a következtetést, hogy ebben az esetben önkéntes hozzájárulásról van szó, az adatkezelés nem kötelező. Fontos kiemelni azt, hogy a „ki ismerheti meg” fordulat arról is szól, hogy ki vagy kik felé történik meg a jelentkezők adatainak továbbítása, így például a munkaerő-közvetítőt megbízó munkáltatók, vagy éppen a különféle alkalmassági vizsgálatokat végzők felé.
Tehát meg kell fogalmazni, hogy mely esetekben, hogyan - pl. a jelentkező egyidejű tájékoztatásával vagy külön hozzájárulás kérésével - történik a munkáltatóknak való adatátadás.
Egy adatkezelő akkor jár el a legpontosabban, ha valamilyen módon megnevezi, meghatározza a megbízóikat, partnereiket, mint az adattovábbítás címzettjeit.
Cikkünk több oldalas! Lapozzon!
1. oldal - A munkáltató is adatkezelő: az adatvédelmet érintő munkáltatói kötelezettségekről
2. oldal - Ha weboldalon keresztül, regisztrációval történik adatkezelés
Sokunknak a számítógépen tárolt adatok védelme jut eszünkbe, de az adatvédelem egyrészt kevesebb annál, mert kizárólag a személyes adatokra (pl. név, telefonszám, e-mail cím, stb.) koncentrál, másrészt több is annál, mert a papír alapon kezelt személyes adatokra is kiterjed. Az adatvédelem célja a természetes személyek és jogainak védelme, azoknak a védelme, akik bármely meghatározott, személyes adat alapján - közvetlenül vagy közvetve - azonosíthatóak. Ők az érintettek. Idetartoznak cégének ügyfelei, hírlevelére feliratkozók, közösségi oldalának követői, az állásra jelentkezők, de a kamerarendszere által megfigyelt területre belépők is, és ugyanakkor cégének munkavállalói is.
Ennélfogva az Ön vállalkozása adatkezelő, hiszen személyes adatokat vesz fel, gyűjt, rögzít, tárol, röviden: kezel.
No, de miért és milyen jogalappal kezel az Ön cége adatokat?
Alapvetően három különböző jogalapról beszélhetünk a munka világában: az érintett hozzájárulásáról, a törvényi felhatalmazásról, valamint a munkáltató jogos érdekén alapuló adatkezelésről. Fontos, hogy ha az egyik jogalap megvalósul, akkor nem kell másik jogalap után nézni, ez a gyakorlatban pedig azt jelenti, hogy ha például a törvényi felhatalmazás vagy a jogos érdek a jogalap, akkor nem kell az önkéntes hozzájárulás.
Abban az esetben, ha az Ön vállalkozása fejvadászattal, toborzással foglalkozik, tehát más cég érdekében végez tevékenységet és így az állásra jelentkezők önéletrajzaival, adataival kerül kapcsolatba, akkor ott értelmezhető az érintettek előzetes és önkéntes hozzájárulása, azonban alapvetően a munkavégzésre irányuló jogviszonyokban nem értelmezhető a hozzájárulás önkéntessége, méghozzá azért nem, mert a munkáltató és a munkavállaló alá-fölérendeltségi viszonyban vannak, ha az alkalmazott a hozzájárulását megtagadja, ez anyagi vagy nem anyagi természetű hátrányt okozhat neki. A hozzájárulás akkor lehet jogalap, ha az adatkezelés a munkáltatói jogok gyakorlásával nem áll kapcsolatban, mint például abban az esetben, ha a munkáltató valamilyen kirándulást, vagy valamilyen sportrendezvényre csapatot (pl. focicsapat) szervez.
Egy munkáltató vonatkozásában tehát alapvetően nem az önkéntes hozzájárulás lesz a jogalap, hanem más. Ez a „más”, lehet a törvényen alapuló adatkezelés, tehát azért kezel adatokat, mert jogszabály kötelezetővé, vagy lehetővé teszi. Tipikusan az adó és tb jogszabályok kötelezettségeket rónak a munkáltatókra, amelyek alapján adatokat kell felvenniük és továbbítaniuk hatóságok számára, gondoljunk csak az alkalmazottak kötelező bejelentésére.
A harmadik jogalap a jogos érdek. Itt arról van szó, hogy személyes adat kezelhető abban az esetben is, ha a munkahelyi adatkezelés a munkáltató jogos érdekének érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ennél az érdeknél magasabb rendűek a munkavállalók személyes adatai védelméhez és a magánéletük tiszteletben tartásához való joguk. Ez az alapja a munkavállalók munkaviszonnyal összefüggő magatartásának ellenőrzésére, és ezért lesz szükséges az, hogy munkáltatóra belső szabályzatban kidolgozza e jogalap alkalmazásával végzett adatkezeléseit. E dokumentumban meg kell fogalmazni a jogos érdek, mint jogalap alkalmazásával kapcsolatos adatkezelési körülményeket, mert a munkavállalók így tudnak meggyőződni arról, hogy az adott adatkezelés valóban arányosan (a megfelelő mértékben) korlátozza a jogaikat. De ne rohanjunk előre!
Így kezeljük az állásra pályázók adatait
Kezdjük azzal, hogy a megjelent álláshirdetésre, pályázatra a jelöltek (érintettek) jelentkeznek.
Jelentkezhetnek az adatkezelő weboldalán keresztül; tipikusan ez a helyzet, ha egy vállalkozás munkaerő-közvetítéssel foglalkozik. Ebben az esetben a következőkre kell figyelemmel lenni, tekintettel az Info tv. 20. §-a:
„Az érintettel az adatkezelés megkezdése előtt közölni kell, hogy az adatkezelés hozzájáruláson alapul vagy kötelező. Az érintettet az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, arról, ha az érintett személyes adatait az adatkezelő a 6. § (5) bekezdése alapján kezeli, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is.”
Minden adatkezelőnek, így az ilyen vállalkozásának is teljesítenie kell a 2011. évi CXII. törvényből , az Info törvényből származó kötelezettségeket. Az egyik ilyen alapkötelezettség az előzetes tájékoztatás kötelezettsége.
A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy meg kell fogalmazni egy adatvédelmi tájékoztatót vagy szabályzatot, amely a fenti rendelkezéseket is tartalmazza. Ráadásul érdemes figyelembe vennie a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság ajánlását, mely szerint a dokumentum legyen egyszerű nyelvezetű, könnyen érthető, akár táblázatos formájú, könnyen elérhető, hogy bárki számára világossá váljon az adatkezelés tartalma és egyebek.
A fentiekből már levonhattuk a következtetést, hogy ebben az esetben önkéntes hozzájárulásról van szó, az adatkezelés nem kötelező. Fontos kiemelni azt, hogy a „ki ismerheti meg” fordulat arról is szól, hogy ki vagy kik felé történik meg a jelentkezők adatainak továbbítása, így például a munkaerő-közvetítőt megbízó munkáltatók, vagy éppen a különféle alkalmassági vizsgálatokat végzők felé.
Tehát meg kell fogalmazni, hogy mely esetekben, hogyan - pl. a jelentkező egyidejű tájékoztatásával vagy külön hozzájárulás kérésével - történik a munkáltatóknak való adatátadás.
Egy adatkezelő akkor jár el a legpontosabban, ha valamilyen módon megnevezi, meghatározza a megbízóikat, partnereiket, mint az adattovábbítás címzettjeit.
Cikkünk több oldalas! Lapozzon!
1. oldal - A munkáltató is adatkezelő: az adatvédelmet érintő munkáltatói kötelezettségekről
2. oldal - Ha weboldalon keresztül, regisztrációval történik adatkezelés
Fata László az egyik legismertebb hazai cafeteria szakértő. Legújabb könyvéről, a Cafeteria kalandparkról írtunk ismertetést.
Álláskeresőknek indul műsor - HR-esek, cégvezetők, fejvadászok segítenek