Ha weboldalon keresztül, regisztrációval történik adatkezelés

Rendszerint a fejvadászok, munkaerő közvetítők weboldalra történő regisztrációt (és bejelentkezést) tesznek lehetővé a jelentkezők számára - itt figyelemmel kell lenni arra, hogy ezek más adatkezeléseknek minősülnek, mert más a cél, nem az adott álláskiírásra történő jelentkezés, az állás betöltése, hanem maga a weboldalra történő regisztráció (bejelentkezés). Ezért az adatvédelmi tájékoztatóban vagy szabályzatban is külön ki kell térni e funkciókra, folyamatokra.

Akár regisztrációval kötik össze a jelentkezést, akár nem, mindig figyelemmel kell lenni arra, hogy a jelentkezők az adatvédelmi tájékoztató/szabályzat rendelkezéseit elolvassák, elfogadják és ezt, például egy pipával, jelöljék is. Ez később jön jól, akkor, amikor bizonyítani kell az adatok felvételének, kezelésének jogszerűségét. Természetesen ha az adatok e-mail-ben érkeznek, a pipálás nem történhet meg.
A másik eset, hogy a vállalkozás a munkáltató, önállóan hirdet és nem veszi igénybe fejvadászok segítségét. Az Info tv. erre az esetre is ugyanúgy vonatkozik, sőt, az Info tv. rendelkezéseit a Munka törvénykönyve is röviden összefoglalja, megismétli, a következőképpen: 10. § (2) bek.: „A munkáltató köteles a munkavállalót tájékoztatni személyes adatainak kezeléséről.”

Mit kell tenni? A fent részletezett feladatot el kell látni, egy megfelelő tartalmú dokumentációt kell megfogalmazni és a weboldalon közzé tenni.

Milyen adatokat lehet kérni, felhasználni kezelni már a kiválasztás során?

Az Mt. 10.§ 1. bek. és az Info tv. 4. § 1. bekezdése is arról rendelkezik, hogy a munkavállalótól csak olyan adat kérhető, ami személyiségi jogait nem sérti és szorosan összefüggésbe hozható a munkaviszony meglétével vagy megszűntetésével. „A munkavállalóval szemben csak olyan alkalmassági vizsgálat alkalmazható, amelyet munkaviszonyra vonatkozó szabály ír elő, vagy amely munkaviszonyra vonatkozó szabályban meghatározott jog gyakorlása, kötelezettség teljesítése érdekében szükséges.”

A munkaerő-kölcsönzési és a magán-munkaközvetítői tevékenység nyilvántartásba vételéről és folytatásának feltételeiről szóló 118/2001. (VI. 30.) Korm. rendelet 10. § 1. bek. e) pontja meghatározza, hogy tilos „olyan személyes adatokat kezelni, amelyekre a munkát keresők alkalmasságának a megítéléséhez nincs szükség, illetve amelyek a keresett munkával nincsenek közvetlen összefüggésben.”

Ebből természetesen mindenki számára egyértelműen következik, hogy olyan adatot, amelynek nincsen köze a munkakör betöltéséhez, nem rögzítünk.

De mit jelent ez a gyakorlatban?

Beérkezett az önéletrajz, megkezdődik a kiválasztás. Az adatkezelő, legyen az munkaerő-kölcsönző, közvetítő vagy munkáltató kutakodhat az interneten és megnézheti a jelentkező közösségi oldalain található profiljait? Mivel a közösségi oldalakra bárki önként regisztrál, beállíthatja azt, hogy milyen adatai publikusak és melyeket nem láthat mindenki, és a gyakorlatban nem várható el az adatkezelőktől, hogy ne nézzék meg a publikus adatokat, azok megismerhetőek a következő korlátozásokkal és garanciákkal:

• a fentiekből már levonható a következtetés: kizárólag azok az információk ismerhetőek meg, amelyek lényegesek a betölteni kívánt pályázattal vagy a munkakörrel kapcsolatban. Ezért irreleváns minden információ, amely magánéletre, párkapcsolatra, vallásra vonatkozik,

• az előzetes tájékoztatás követelményéből következik az, hogy előzetesen fel kell hívni a jelentkező érintettek figyelmét arra, hogy a kiválasztási folyamat kiterjed a közösségi oldalakon publikussá tett információk áttekintésére - adott esetben ezt is tartalmaznia kell az adatvédelmi tájékoztatónak vagy szabályzatnak,

• az adatkezelő kizárólag azokat az információkat, adatokat ismerheti meg, amelyeket a jelentkező a közösségi oldalon nyilvánossá, publikussá tett, tehát ha például egy zárt csoportban is ott van a jelentkező, nem lehet ebbe a csoportba belépni, vagy csoporttagot felkérni a jelentkező aktivitásának ellenőrzésére. Különösen tartózkodni kell ilyentől, ha ez a zárt csoport társkereső, vallási, politikai jellegű.

Az alkalmassági vizsgálatokkal kapcsolatban a következőket kell tudnia minden adatkezelőnek függetlenül attól, hogy munkáltató, vagy egy munkáltató érdekében eljáró vállalkozás. Az alkalmassági vizsgálatoknak két nagy csoportja van; vannak azok, amelyeket jogszabály kötelezően előír, és vannak azok, amelyre a munkaviszonyra vonatkozó szabályban meghatározott jog gyakorlása, kötelezettség teljesítése érdekében szükség van.

Bármelyikről is legyen szó,
• olyan tesztet, alkalmassági vizsgálatot kell végrehajtani, amely valóban szükséges, és valóban alkalmas is a cél elérésére, tehát arra, hogy a munkaviszonnyal kapcsolatos, releváns adatot, eredményt hozzon (ezért a pszichológiai vizsgálatokkal, amelyek ezen túlmutatnak, nagyon óvatosan kell bánni)

• a jelentkezőket előzetesen tájékoztatni kell arról, hogy az alkalmassági vizsgálat mit, milyen készséget, képességet mér fel, az hogyan, miképp történik, és ha jogszabály írja elő kötelezően, akkor a jogszabályt be kell hivatkozni a tájékoztatásban,

• az eredményeket kizárólag a jelentkezők (munkavállalók) és a vizsgálatot végzők ismerhetik meg. Ez azért fontos, mert a teszteknek (még ha nem is pszichológiai tesztek) lehetnek olyan következményei, következtetései, amelyek a munkaviszony létesítése (megszűntetése) szempontján, vagy az alkalmasság megítélésén messze túlmutatnak. Ha mondjuk egy külső vállalkozó végzi el az alkalmassági vizsgálatot, akkor az eredmény ismeretében az érintett hozzájárulhat a megbízó munkáltató felé történő továbbításához.

Az adatkezelőnél ott vannak az önéletrajzok, motivációs levelek, pályázati anyagok, mihez kell velük kezdeni?

Bármennyire is keressük, hogy erről a munka törvénykönyve mit ír, nem találjuk meg. Viszont az Info törvény 17. § 2. bek. d. pontját alkalmaznunk kell, amely szerint az adatot törölni kell, ha az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt.

Függetlenül attól, hogy ki volt az álláspályázat meghirdetője, fejvadász vagy munkáltató, az adatkezelés célja a munkakör betöltése volt. Ezért, ha a munkakört egy jelentkező betölti, akkor megszűnt a cél és a ki nem választott jelentkezők adatait meg kell semmisíteni. Nyilván azok adatait is meg kell semmisíteni, akik a pályázattól időközben valamilyen ok folytán visszaléptek.

Ugyanakkor meg lehet tenni azt, hogy a felvételi eljárás lezárultával a jelentkezőket az adatkezelő megkérdezze azzal kapcsolatban, hogy megadják-e hozzájárulásukat adataiknak további tárolásához, megjelölve a célt (pl. új, hasonló vagy ugyanilyen pozíció megnyílása) és az időtartamot, amely ideig az adatokat kezelni kívánja.

Cikksorozatunk további részeiben kitérünk az adatbiztonság követelményére, az adattovábbítás érdekességeire, a munkáltató egyéb kötelezettségeire, a jogszerű megfigyelés egyes eseteire.

Cikkünk létrehozásában segítségünkre volt az Adatvédelmi Auditor csapata (www.adatvedelmiauditor.hu), Bölcskei Nikolett vezetésével. „Hobbink a munkák, a munkánk a szenvedélyünk, szenvedélyünk a az adatvédelem.”

Cikkünk több oldalas! Lapozzon!
1. oldal - A munkáltató is adatkezelő: az adatvédelmet érintő munkáltatói kötelezettségekről
2. oldal - Ha weboldalon keresztül, regisztrációval történik adatkezelés