Belső vagy külső HR - mikor melyiket?

Ma már olyan üzletággá vált az outsourcing, amely az Egyesült Államokban mindennapos munkaszervezési módot jelent. Nagy, outsource service centerek működnek a világon mindenhol, hogy lokálisan lássák el a globális támogató funkciókat. A kiszervezés kultúrája ma már egyre elterjedtebb idehaza is. Sokirányú szakértelem, a foglalkoztatáshoz képest magasabb szintű ár és értékarányos szolgáltatási színvonal mellet ma már évtizedes tapasztalatot is kap az, aki igénybe veszi a HR outsourcingot.

Kikerülő feladatok és szerepek

Ma még nem túlzottan elterjedt a teljes körű outsourcing, de már létezik olyan szolgáltató, amelyik teljes HR tevékenységet szolgáltat. A KOZÁK HR 13 év tanácsadói és 9 év outsourcing tapasztalattal gyorsan, hatékonyan és teljes körűen, az adott vállalkozás üzleti tevékenységéhez igazítottan fel tudja építeni a HR funkciót, biztosítva a külső objektív szemléletet is. Sipőcz Zsuzsanna, a KOZÁK HR Outsourcing/HR Interim üzletágának vezetője szerint Magyarországon a HR outsourcing jellemzően az adminisztratív HR funkciókat érinti, de megjelent már elsősorban a kis és középvállalkozások (KKV-k), illetve zöld mezős beruházások induló projektjei esetében a HR funkció teljes körű kiszervezésének igénye is.

A KOZÁK HR tapasztalatai szerint a teljes körű HR outsourcing előnyei a szervezeti fejlődés korai szakaszaiban látványosak, mely esetekben jellemzően a HR funkció kiépítésére van szükség. Üzleti megközelítésük és gyakorlatuk szerint a rendszereket és folyamatokat a felépítést követően "kulcsrakészen" adják át ügyfeleiknek üzemeltetésre. Nagyon jó megoldás lehet a HR outsourcing abban az esetben is, ha az épülő vállalkozás eleve csak kis- és középvállalkozás- méretben gondolkodik, és bár teljeskörű HR funkcióra van szüksége, de mérete, létszáma nem indokolja több fős HR szervezet kiépítését, esetleg egy teljes állású HR szakember felvételét sem.

Kiadják, ami kiadható

A VT-SOFT 2001 óta foglalkozik HR outsourcinggal. Sütő Zsuzsanna, a cég pénzügyi és outsourcing igazgatója szerint általánosságban elmondható, hogy a legtöbb vállalat inkább csak részfeladatokat szervez ki, de hogy mennyi és milyen feladatot, az nagyon változó. A teljes HR kiszervezése még nem igazán jellemző a hazai piacra, de némi növekedés már észlelhető, mivel egyre több ügyfelük igényli a teljes munkaügy kiszervezését. A pénzügyi és outsourcing igazgató elmondta azt is, hogy a VT-SOFT hosszú távú szerződések keretében havonta 50 cég, mintegy 40 ezer dolgozójának szolgáltat. Ügyfélkörük nagyon változatos a szektorokat és méretüket tekintve egyaránt. Legkisebb ügyfelük 20 fős, a legnagyobb pedig nagyjából 9000 alkalmazottal rendelkezik.

A HR tevékenységek legalább egy részének a kiszervezése Sütő Zsuzsanna szerint többféle előnyt nyújthat. Jobb költséghatékonyságot, magasabb szintű szaktudást, gyorsabb problémamegoldást és átháríthatatlan felelősségvállalást kap az, aki kiszervezi a folyamatait.

Az egyik legfontosabb érv a kiszervezés mellett, a pénzügyi és outsourcing igazgató szerint az, hogy a vállalat csökkentheti a költségeit. A másik fontos szempont, hogy az outsourcing cég kifejezetten ezekre a feladatokra specializálódott, ezért nagyobb szaktudással rendelkezik az adott területen. Ráadásul a szolgáltató cég munkatársai egyszerre számos, különféle sajátosságokkal foglalkozó vállalattal dolgoznak egy időben, ezért a gyakorlati tapasztalatuk is nagyobb, és nagy komplexitású, bonyolult feladatokat is képesek kis időszükséglettel végrehajtani. Továbbá az sem elhanyagolható tényező, hogy bármilyen hiba történik az adott folyamatban, az outsourcing cégnek kell megoldania a problémát. A szolgáltató az egyes mulasztásokért anyagilag is felelősségre vonható. Fontos szempont ez akkor, ha figyelembe vesszük azt, hogy az esetleges, anyagi kárt is okozó mulasztásokért kiszabható büntetést nem, vagy csak nagyon nehezen lehet érvényesíteni a saját alkalmazottakkal szemben.

A KOZÁK HR ügyfelei jellemzően az említett, KKV szektoron belül főleg a járműiparból, gépjármű kereskedelemből, pénzügyi szolgáltatók, elektronikai disztribútorok köréből kerültek ki. Az outsourcing szerződéseik az elmúlt időszakban jellemzően az alábbi HR területekre terjedtek ki: munkaügyi adminisztráció, munkajogi tanácsadás, képzés-fejlesztés, toborzás, kiválasztás, leépítés menedzsment.

Sipőcz Zsuzsanna beszámolt olyan tapasztalatról is, amikor a KOZÁK HR-hez került kiszervezésre a vállalkozás teljes körű HR tevékenysége. Ebben az esetben valamennyi HR rendszerét a KOZÁK HR alakította ki és az új rendszert back-office csapattal ők is működtették.

Hasonlóan gondolja az egyik nagy, nemzetközi hátterű FMCG vállalat HR igazgatója is. Nevét és cégét nyilvánosan nem vállalta, de gondolatait szívesen megosztotta. Szerinte a hazai outsource piac fejlett, jelen vannak már olyan magyar tulajdonú vállalkozások és külföldiek leányvállalatai, amelyek képesek hosszú távon egyenletes, megbízható, magas minőségű HR szolgáltatásra. Ezekre a szolgáltatókra már rá lehet bízni a vállalat részfeladatait. Szerinte a HR részfeladatok kiszervezése akkor indokolt, amennyiben azokat a szolgáltató jobban és olcsóbban tudja ellátni. Ez így egyszerűnek hangzik szerinte, de valójában korántsem az.

A szolgáltatás minőségét előzetesen nem lehet megtapasztalni, arról csak referenciák megkérdezésével lehet információt gyűjteni. Az olcsóbb működtetés sem csak azt jelenti a HR igazgató szerint, hogy kisebb a költség. Előzetesen azt is tisztázni kell, hogy pontosan mit kap a vállalat a pénzéért. Az ár és az érte kapott érték az az arány, amelynek a mérlegelése elsődleges. A kiszervezés előnye a jobb minőség és az alacsonyabb költség mellett, a HR igazgató szerint, abban is megmutatkozhat, hogy a mellékes feladatok kiadása után a megbízó a számára igazán fontos, stratégiai tevékenységre tud fókuszálni.

Kockázatok és mellékhatások

Az outsourcing határait a kockázatok jelentik. A HR igazgató a legfontosabb kockázatokról azt mondta, hogy nem mindig fenntartható például a megfelelő minőségű- és költségszintű szolgáltatás. Ráadásul az olyan tevékenységek esetében, mint amilyen például a bérszámfejtés, könnyen a szolgáltató "foglyává" lehet válni, hiszen a szolgáltató váltás nagyon komoly problémákkal és hatalmas munkával járhat.

Hátrány lehet az is, hogy a szolgáltató számára csak egyike a megbízó az ügyfeleknek; a kiszervezett tevékenységet szerződött szolgáltatásként nyújtják, de ezen túlmenően, vagy rendkívüli helyzetben, nem számíthatnak a külső szolgáltató ingyenes segítségére. A külső szolgáltató általában, a HR igazgató szerint, nem ismeri a megbízó üzleti környezetét és nem mindig képes és hajlandó a megbízóval együtt fejlődni. Végül, a kiszervezéssel szükségszerűen jár a kompetencia elvesztése. Erre is érvényes az a kijelentés, hogy amit nem csinálunk, azt általában elfelejtjük.

A Richternél nem jellemző a HR funkció részleges vagy teljes kiszervezése. Dr. Pellioniszné dr. Paróczai Margit, a Richter Gedeon emberi erőforrás igazgatója szerint ennek oka az, hogy a legfontosabb HR feladatok ellátására stabil, gyakorlott csapat áll rendelkezésükre. Jó munkamegosztásban, a feladatok megfelelő csoportosításával hasznosnak és kifizetődőnek tartják a cégen belül ellátni ezt a tevékenységet. Az igazgató szerint vannak feladatok, melyek semmiféle speciális cégre vonatkozó tudást nem igényelnek. Ezeket ki lehet szervezni és rutinszerűen végeztetni. Az előnye ennek az igazgató szerint, hogy a szervezeten belül nem kell hozzá létszám és bérköltség. A cég más keretből fedezi így ezt a költséget.

Mivel azonban nem a cégen belül történik a különféle módosítások megtétele, ezért a menet közbeni változtatás nagyobb odafigyeléssel és ráfordítással, szervezéssel történhet. Ez lehet előny és hátrány is. dr. Pellioniszné dr. Paróczai Margit szerint, azonban az azonnali, gyors reakció lehetősége csökken. Talán nehezebb elfogadtatni egy változtatási igényt a végrehajtó céggel, illetve a cég működésmódja olyan, hogy csak a szokásos, szerződésben foglaltaknak kell eleget tennie.

A Richter emberi erőforrás igazgatója szerint az, hogy egy cég kiszervez-e funkciókat, alapvetően cégpolitika kérdése. Ők inkább megtartják ezeket a feladatokat, és az ehhez kapcsolódó, ezeket a feladatokat végző embereket, és persze, elsősorban a munkahelyeket. A gazdaságosabb működés érdekében inkább másfajta változtatásokat hajtanak végre. Például gazdagítják a kollégák munkakörét más feladatokkal is. Számukra a legnagyobb érték a lojális, a céget szerető és elhivatott munkaerő. A Richter egy nagy múlttal rendelkező, stabil cég, dr. Paróczai Margit szerint, és ahhoz, hogy hosszú távon gondolkodhassanak, az embereket is hosszú távon kell megtartani.

Ügyfélbarát, rugalmas szolgáltató

Azt a Richter emberi erőforrás igazgatója is megerősíti, hogy más cégfilozófiába könnyen beleférhet az outsourcing és lehet nagyon sikeres is.

A KOZÁK HR például úgy tudja a saját sikerességét garantálni, hogy a kezdetektől részt vesz a stratégia kialakításában. Sipőcz Zsuzsanna úgy látja, nagyon fontos az elvárások, különösen az elvárt eredmények pontos tisztázása az együttműködés elején, ezért minden esetben, az ügyfél által jóváhagyott program mentén dolgoznak, melynek tervezésében már a későbbiekben telepített HR vezető/szakértő is részt vesz. Kiemelkedő jelentősége van a felelősségek, illetve az együttműködésben vállalt feladatok, kötelezettségek, a mérföldkövek és output-ok pontos meghatározásának is, melyet a szolgáltatási szerződésben rögzítenek. Az eredményes együttműködés egyik kulcs összetevője az is, hogy a külső szolgáltató munkatárs (vezető, szakértő) aktív résztvevője legyen a cég mindennapi életének, pontosan ismerje az adott cég működési mechanizmusait és arra szabottan, kézzel fogható megoldásokat tudjon szállítani.

A VT SOFT-nál ugyanezt gondolják, kiemelve emellett azt is, hogy az outsourcing cég oldaláról nagyon fontos, hogy szolgáltatói attitűddel tekintsen a feladatokra és, hogy olyan munkatársakat alkalmazzon, akiknek szintén az ügyfél elégedettsége a legfontosabb.

A harmadik, fontos jellemzője egy sikeres outsourcing projektnek, hogy a szolgáltatást igénybe vevő vállalatnak azt kell elérnie a zökkenőmentes együttműködés érdekében, hogy munkatársaik pozitívan álljanak az esetleges változásokhoz.

Ma már általánosan elmondható, hogy az outsourcing együttműködés az ügyfél számára nagy biztonságot nyújtó, professzionális szolgáltatás. A KOZÁK HR álláspontja szerint a HR outsourcing előnye az, hogy a megbízó számára a szükséges szakértelmet, komplex tudást biztosítja. Emellett lehetőséget ad arra, hogy hatékonyan működtessen olyan tevékenységeket egy vállalat, amely a méretgazdaságossági okok miatt belső erőforrásokkal kevésbé költséghatékony, vagy jóval nagyobb működési kockázatú lenne. Ahhoz, hogy ez sikeres legyen, alapvetően fontos, hogy a HR szolgáltató rendelkezzen mindazon tudással és erőforrással, amely a minőséget és a biztonságot garantálni tudja.