Betanítás vagy pénzégetés? A próbaidő alatt dől el a jövő

Az ősz nemcsak a diákoknak hoz újrakezdést, hanem a vállalatok életében is különleges időszak. Ilyenkor dőlnek el a jövő évi tervek, formálódnak a vezetői szerepek, és sok helyen ekkor érkeznek új munkatársak is. A szakértők szerint a friss kollégák gyors és hatékony beillesztése kulcskérdés, és ebben a tréningeknek meghatározó szerepük van.

Mindenkinek két posztja van egy cégben

Egy új kolléga érkezése minden szervezetben érzékeny pont. Hiába kiváló szakember valaki, ha nem tud beilleszkedni a csapat szellemiségébe, hosszabb távon nem lesz sikeres. Piroska Gyula, üzleti tréner, a Seminar Consulting alapítója így fogalmazott:

Két posztja van legalább egy embernek egy cégben. Az egyik a szakmai posztja, hogy értékesítő, autószerelő vagy reklámszövegíró, a másik pedig a csapattagi poszt. Mindkettőben helyt kell állni. Ha valaki zseniális értékesítő, de bunkón bánik a kollégákkal, előbb-utóbb ki fog kerülni a csapatból. És ez fordítva is igaz: aki kedves és segítőkész, de nem teljesít, szintén nem találja majd meg a helyét.

Nem véletlen, hogy a kutatások szerint az újonnan belépők 28 százaléka már három hónap után otthagyja a munkahelyét, ha rossz élmények érik. A rosszul felépített folyamatok miatt az első évben akár 50 százalékkal is növekedhet a fluktuáció, ami súlyos anyagi és emberi veszteséget jelent a cégeknek.

Gyakori hibák és következmények

A legtöbb probléma abból fakad, hogy nincs előre megtervezve a betanítás folyamata. Gyakori, hogy nincs kijelölt felelős, hiányzik a munkakörnyezet megfelelő felépítése, vagy egyszerűen túl sok információt zúdítanak az új kollégára. Sok helyen még ma is bevett gyakorlat, hogy az értékesítő kezébe adják a prospektust, egy névjegykártyát, és útnak indítják.

Az ügyfelek gyakran panaszkodnak nekem: »Gyula, én annyiszor elmondtam már nekik!« – és én visszakérdezek: »És hányszor írtad le? Mert leírni csak egyszer kellett volna. Szó elszáll, írás megmarad.« Ha nincs írásos, jól strukturált anyag, a vezetőnek újra és újra ismételnie kell magát, ez pedig mindkét felet frusztrálja

– hangsúlyozta Piroska Gyula.

A rosszul betanított munkatárs nemcsak a saját bizonytalanságával küzd, hanem a vezető és a csapat idejét is lefoglalja. Így ahelyett, hogy termelne, folyamatosan kérdésekkel bombázza a többieket. Ez hosszú távon a teljes csapat teljesítményét visszaveti.

A tréningek ereje: nemcsak tudást, hanem jövőt is adnak

A megoldás a jól felépített tréning. A tudás átadásának nem ad hoc módon kell történnie, hanem előre megtervezett, lépésről lépésre követhető rendszerben. Segíthetik például ellenőrző listák az új belépőket: ezek a legelső bemutatkozó levéltől a hozzáférések biztosításán át a céges szokások megismeréséig mindenre kiterjednek.

„Amikor össze van írva egy teljes tudásanyag az adott munkakörhöz, és hozzá egy betanulási lépéssor, az új kolléga gyorsan biztonságban érzi magát. A vezetőnek elég egyszer leírni, vagy akár videóra venni a feladatokat, és onnantól bármelyik új munkatárs ugyanazon a folyamaton mehet végig. Ez időt, energiát és rengeteg feszültséget spórol meg mindenkinek” – magyarázta Piroska Gyula.

A számok is alátámasztják: a jól felépített beillesztési folyamat akár 70 százalékkal növeli az új belépők produktivitását, és 82 százalékkal javítja a megtartási arányt. Azok a kollégák, akik sikeres betanításon esnek át, 18-szor nagyobb elköteleződést mutatnak munkahelyük iránt, és 69 százalékuk legalább három évig marad ugyanannál a cégnél.

Az őszi hónapokban különösen fontos, hogy a cégek ne csak az év végi hajrát akarják „megmenteni”, hanem már a következő év stratégiáját is most alapozzák meg. Egyetlen rosszul betanított kolléga három hónapos próbaidő alatt is többmillió forintos veszteséget jelenthet, míg egy jól megtervezett tréning rövid időn belül megtérülhet.