Célszerű szabadságolási tervet készíteni

A Munka Törvénykönyve kimondja, hogy a munkavállalót minden munkaviszonyban töltött naptári évben rendes szabadság illeti meg, amely alap és pótszabadságból áll. A hatályos szabályok szerint a szabadságság kiadását - a munkavállaló meghallgatását követően - a munkáltató határozza meg, figyelemmel a fő szabályra, mely kimondja, hogy a szabadságot esedékességének évében kell kiadni.

Azért, hogy a munkáltató maradéktalanul eleget tudjon tenni a szabadság tárgyévben történő kiadásával kapcsolatos kötelezettségének, célszerű az év elején egy olyan éves szabadságolási tervet készíteni, mely a foglalkoztatott munkavállalók szabadságolásának rendjét ütemezve biztosítja a szervezet zökkenőmentes működését is.

Szabadságolási terv: nem kötelező, de célszerű

A szabadságolási terv készítése nem kötelező, így annak elkészítését, meglétét a munkaügyi hatóság nem is ellenőrzi. Ugyanakkor fontos megjegyezni, hogy a szabadság megállapításával, kiadásával kapcsolatos szabályok megtartása a munkaügyi ellenőrzések tárgyát képezi, így ezzel összefüggésben a munkáltató köteles nyilvántartani a szabadság kiadásával, egyéb munkaidő kedvezményekkel kapcsolatos adatokat.

A szabadságolás adminisztrációjával összefüggésben a hatályos munkaügyi szabályok csak a szabadság nyilvántartását írják elő kötelezettségként. A szabadság nyilvántartás formájára, tartalmára vonatkozóan a hatályos munkaügyi szabályok külön nem rendelkeznek, így a munkaügyi gyakorlat számos nyilvántartási formát alakított ki, melyeket a munkaügyi ellenőrzések elfogadnak, ha azok hitelesen és a valóságnak megfelelően tartják nyilván a szabadságolással kapcsolatos adatokat.

Ugyanakkor a szabadságolási terv nem nyilvántartás, az abban foglaltak a munkajogi szabályoknak való jobb megfelelés érdekében elsősorban tervezhetőséget szolgálják.

Ha a szabadságolási terv elkészítésébe a munkavállalók is bevonásra kerülnek - adott esetben egymást közt osztják be, hogy ki mikor kíván szabadságra menni - a foglalkoztató részben eleget tesz az Mt. azon előírásának is, mely kimondja, hogy az alapszabadság egynegyedét a munkáltató a munkavállaló kérésének megfelelő időpontban köteles kiadni.

Ha van üzemi tanács, kötelező a véleményeztetés

Az Mt. 43.§-a kimondja, hogy üzemi tanácsot kell választani, minden olyan munkáltatónál, illetve a munkáltató minden olyan önálló telephelyén (részlegénél), ahol a munkavállalók létszáma az 50 főt meghaladja. Ahol a munkavállalók létszáma a 15 főt meghaladja, de az 51 főt nem éri el, üzemi megbízottat kell választani. Az üzemi megbízottra az üzemi tanács, illetve az üzemi tanács tagjára vonatkozó szabályokat kell megfelelően alkalmazni.

Fontos kiemelni, hogy az Mt. 65.§ (3) bekezdésének e) pontja kimondja, hogy a munkáltató köteles évente a szabadságolási tervet az üzemi tanáccsal véleményeztetni. Ugyanakkor azt is ki kell emelni, hogy a munkáltatót az üzemi tanács véleménye, javaslata nem köti, azt döntése alapján akár teljes egészében figyelmen kívül hagyhatja.

El lehet-e térni a szabadságolási tervben foglaltaktól?

A szabadságolási tervben foglaltaktól természetesen el lehet térni, továbbá javasolt az abban foglaltakat a nyári szabadságolások időszakában pontosítani, aktualizálni, figyelemmel az időközbeni megváltozott igényekre.

Az eltérések kapcsán fontos kiemelni, hogy a munkavállaló szabadságának egynegyedével rendelkezik. A munkavállalónak szabadságigényét a szabadság kezdete előtt legkésőbb tizenöt nappal be kell jelentenie a munkáltató felé. Ha a munkavállalót érintő olyan körülmény merül fel, amely miatt a munkavégzési kötelezettség teljesítése számára személyi, illetőleg családi körülményeire tekintettel aránytalan vagy jelentős sérelemmel járna, a munkavállaló erről haladéktalanul értesíti a munkáltatót. Ebben az esetben a munkáltató az alapszabadság egynegyedéből összesen három munkanapot - legfeljebb három alkalommal - a munkavállaló kérésének megfelelő időpontban, a tizenöt napos bejelentési határidőre vonatkozó szabály mellőzésével köteles kiadni.

A szabadság kiadásának időpontját a munkavállalóval legkésőbb a szabadság kezdete előtt egy hónappal közölni kell. Az időpontot a munkáltató csak rendkívül indokolt esetben változtathatja meg, és a munkavállalónak ezzel összefüggésben felmerült kárát, illetve költségeit köteles megtéríteni.

Milyen szerepe lehet a szabadságolási tervnek egy munkaügyi ellenőrzés során?

Bár a munkáltató által készített szabadságolási terv dokumentum megléte valóban nem képezi munkaügyi ellenőrzések tárgyát, azonban ez nem jelenti azt, hogy a szóban forgó dokumentumnak ne lenne gyakorlati jelentősége egy adott vizsgálat során.

A munkaügyi hatóság ellenőrzési hatásköre teljes körű a szabadságok tekintetében, így jogosult a szabadságra vonatkozó valamennyi rendelkezés ellenőrzésére. Ugyanakkor a szabályok közül elsősorban a szabadság esedékességének évében történő kiadását vizsgálja az ellenőrzés.

A munkáltató kivételesen fontos gazdasági érdek, illetve a működési körét közvetlenül és súlyosan érintő ok esetén a szabadságot legkésőbb az esedékesség évét követő év március 31-ig, kollektív szerződés rendelkezése esetén az esedékesség évét követő év június 30-ig, a munkavállaló betegsége vagy a személyét érintő más elháríthatatlan akadály esetén az akadályoztatás megszűnésétől számított harminc napon belül adja ki, ha az esedékesség éve eltelt. Lényegében a kivételesen fontos gazdasági érdeken a munkaszervezéstől független olyan körülményt kell érteni, melynek felmerülése esetén a rendes szabadságnak az esedékesség évében teljes mértékben történő kiadása a munkáltató gazdálkodását meghatározó módon hátrányosan befolyásolná.

A Legfelsőbb Bíróság döntéseiben már többször rámutatott arra, hogy olyan esetben, ha a munkáltató a tárgyévet követő szabadságkiadásnál kivételesen fontos gazdasági érdekre hivatkozik, azt neki kell bizonyítania [LB Mfv. II. 10.341/2005/4.]

Ilyen bizonyítási "szükséghelyzetben" a munkáltató a szabadságolási tervvel, mint a munkaügyi ellenőrzésben általa becsatolt irati bizonyítékkal részben igazolni tudja, azon ügyféli nyilatkozatában kifejtetteket, hogy munkáltatóként tervezte a szabadságok tárgyévben történő kiadását, azonban kivételesen fontos gazdasági érdek, illetve a működési körét közvetlenül és súlyosan érintő ok miatt ez nem valósult meg.

Hangsúlyozzuk, hogy a szabadságolási terv önmagában nem elég a kimentésre, a munkáltatónak hiteles és objektív módon kell igazolnia azt a munkaszervezéstől független, kivételesen fontos gazdasági érdeket, vagy a működési körét közvetlenül és súlyosan érintő okot, mely a szabadságok átvitelét indokolta.

Máriás Attila
munkaügyi szaktanácsadó
BDO Magyarország