Szerző: Kovács Regina
Megjelent: 4 éve

De ki is az az office assistant? - munkakörök szépen becsomagolva

images

images

Az Y-generációnak számít a munkaköri megnevezés

Különböző viccportálokon temérdek variációt találhatunk egyszerűbb munkák túldimenzionált elnevezésére – pl.: talicskás segédmunkás - egynyomvonalú kézi erőgép-kezelő technikus, raktáros - termékpozíció optimalizálásért felelős logisztikai menedzser – ezekből bőven lehet szemezgetni – válaszolta a HR Portálnak Rátkai Balázs, a Delta Informatikai Zrt. HR-vezetője. A tényleges munkaerőpiacon a szakember tapasztalatai szerint a legjellemzőbb problémát a tanácsadó/menedzser/koordinátor/referens kifejezések felelősségi szintjének, szerepkörének meghatározása okozza. Ezek olyan munkaköri ernyőkifejezések, amibe manapság szinte bármi beleférhet.

A cégek próbálnak egymással is versenyezni, hogy a tehetségeket bevonzzák, ugyanakkor igyekeznek megfelelni a munkaerőpiacon keresgélő jelölteknek – tette hozzá Szende Csaba, az Eaton Emea Üzleti Szolgáltató Központ HR-igazgatója. Az Y-generációnak egyébként különösen sokat számít, hogy miként hívják a munkakört. A szakember szerint a munkakör elnevezése az egy dolog, az elvárt munka tartalma pedig egy sokkal fontosabb másik.

Az interjún kiderül az igazság

Rátkai Balázs szerint a munkaköri elnevezés tekintetében a tényeken ferdíteni nem érdemes, mert a CV-n kívül számos írott dokumentumon megjelenik ez az információ, az eltérés pedig utóbb kínos helyzethez vezethet. Természetesen sok esetben a tényleges munkaköri elnevezés nem tükrözi a valós munkaköri tartalmat. Ez lehet elnevezési trendekből adódó eltérés, téves elnevezési hagyomány az adott munkáltató részéről, stb. Ha az átnevezés célja a valós munkaköri tartalom kifejezése, akkor is szerepeltetném az eredeti munkaköri megnevezés zárójelben („helyben szokásos elnevezés szerint: …”). Tény, hogy a munkaköri elnevezésnek fontos információs értéke van, hiszen első pillantásra ezt olvassuk el. Manapság már enyhül az a trend, hogy extrém rövid CV-k születnek, amelyekben valóban csak a cég és munkakör neve szerepel egy-egy munkaviszonyról, az utóbbi években ismét elvárt a tevékenységi körök rövid felsorolásszerű ismertetése, amelynek alapján kontrollálható a munkakör neve és a feladatkör közti összhang. A szakember szerint naiv, aki azt állítja, hogy még soha nem futott bele ügyesen felépített, felfelé dimenzionált munkakörre épített interjúba, és az interjún mindig kiszűrte a turpisságot. Ezzel szemben az sem példa nélküli, hogy valaki korábbi pozícióját lefelé igyekszik dimenzionálni, mivel a jellemző klisék mentén sokan ódzkodnak attól, hogy alacsonyabb pozícióra magasabb korábbi pozícióból fogadjanak jelölteket.

Szende Csaba szerint egy rossz beidegződés, hogy a pozíciók elnevezése alapján fogják a munkáltatók kiválasztani a kollégákat, úgy gondolja, hogy a munkakör tartalmának a kifejtése (felelősségi köre, dimenziója, hol helyezkedik el a szervezetben, kinek riportol a munkakör stb.) sokkal beszédesebb. Azonban, ha valakit mégis a CV-jében szereplő munkakörének elnevezése miatt hívnának be, akkor a zárójelben kifejtett pontok alapján pontosan tudni fogja a munkáltató, hogy a jelölt megfelelő tapasztalattal rendelkezik-e a meghirdetett munkakör elvárásaihoz képest.

Többen olvassák el a hirdetést

A munkaköri elnevezéseknek a munkaerőpiac nagy részét tekintve csak szokásjogon alapuló szabályai vannak, tehát nem írható elő, hogy ki mit értsen egy adott megnevezés alatt és azt a saját munkaszervezetében mire alkalmazza – tette hozzá Rátkai Balázs. Az elnevezés – munkaköri tartalom-szokásokon alapuló összhangja sosem konstans. Megtévesztőnek akkor nevezhető egy hirdetés, ha túl nagy a közgondolkodástól való eltérés. Ilyen téren nem ismer a szakember olyan céget, aki tudatosan erre építene, mivel viszonylag kis munkaerőpiacon hamar híre kel az ilyen megtévesztésnek, és elfogynak a jelöltek. Néha kitűnik egy-egy hirdetés, ahol szembeötlő az aránybeli eltérés az elnevezés és a feladatok között, de e mögött jellemzően tévedés áll, vagy jó szándékú kísérlet arra vonatkozóan, hogy adott álláslehetőségre bizonyos konkrét munkaköri elnevezés iránt érdeklődő jelöltek figyelmét felhívják. Erre például pont akkor lehet szükség, amikor az adott cég belső munkaköri nomenklatúrája elavult, nem az aktuális piaci igényeknek megfelelő.

Előfordul, hogy a cégek az egyes munkaköröket feltupírozzák (ez nem más, mint marketing), hogy odavonzza a tekintetet és a leendő jelöltek elolvassák a tartalmi részeit a hirdetésnek, amit valójában a pozíció maga – emelte ki a lényeget Szende Csaba. Vannak persze olyan hirdetések, amik elég általánosak, ezért ha eljutunk az interjúig fontos “letisztító” kérdéseket feltenni, hogy a pozíció teljesen világos legyen számunkra. Azt is figyelembe kell venni, hogy nemcsak a munkaáltatók, de a jelöltek is választanak, ergo a kereslet-kínálat egyensúlya meg kell, hogy legyen. Amennyiben túlságosan is eladjuk a pozíciót, de a realitás kevésbe vonzó, akkor ez egy rövid távú győzelem lehet.

Öntsünk tiszta vizet a pohárba

A Delta csoport HR-vezetője szerint a fiatalok, pályakezdők nyilván tapasztalatlanabbak a munkaerőpiac szokásokra, hagyományokra, trendekre, divathullámokra, relatív igazodási pontokra épülő munkaköri nomenklatúrája tekintetében, így őket könnyebben érheti nem várt meglepetés ezen a téren. Számukra, de minden jelentkező számára fontos tanács, hogy még ha evidensnek tűnik is, legalább nagy vonalakban tisztázzák a megpályázott pozícióhoz tartozó feladatokat, és ezek súlypontjait már az első interjún.

Az Eaton Emea Üzleti Szolgáltató Központ HR-igazgatója szerint az Y-generáció munkavállalóinak fontos a siker és a gyors előremenetel. Az ő szemüket jobban vonzza a pozíció elnevezése és karrierjük gyorsabb előmeneteleként vehetik, ha elnevezésében egy magasabb pozícióhoz juthatnak. Amennyiben tartalom is jár ezzel, vagy fokozatosan mellé kerül, akkor az hosszú távon vonzó lehet.

A hvg.hu oldalon találunk még pár ilyen fellengzősnek tűnő pozíciót:
Executive assistant: a cégvezérek ügyes-bajos dolgait intézi, régebbi nevén ő a titkár(nő). Persze a feladatköre az évek során jelentősen kibővült, általában felsőfokú végzettséghez és idegen nyelvtudáshoz kötik, ezért a modern elnevezés nem teljesen indokolatlan. Sok cég azonban még ma is a földön jár, amikor ilyen munkaerőre van szüksége, és továbbra is titkár(nő)nek nevezi azt, akit a posztra keres.
Office assistant: fogadja a vendégeket, felveszi a telefonokat, elintézi, ha az irodaházban termet kell foglalni a „meetingekhez”, ő csatornázza be az irodai felszereléseket, amelyek beérkeznek, viszi a bejövő és a kimenő postázási ügyeket. Kitalálhatták, hogy oldschool nevén ő a recepciós.

(Key) account manager: bizonyos szakmák szlengjében ő már csak az „account”, ami nagyon jól hangzik, de valójában ügyfélmenedzsernek is hívhatnánk. Ő az, aki az adott cégnél az ügyfelekkel (jellemzően más vállalatokkal) tartja a kapcsolatot. Ha pedig „key account”, akkor a kulcsfontosságú, neki dedikált cégekkel áll kapcsolatban.

Facility manager vagy facility service coordinator: a telephely infrastruktúrájával kapcsolatos valamennyi műszaki üzemeltetési és karbantartási feladatot ő látja el, korábban egyszerűen gondnoknak vagy karbantartónak hívták, újabban azonban már ő is menedzser lett.
Visual merchandiser: neki ügyesnek, kreatívnak kell lennie, jó kézügyességgel és állóképességgel kell rendelkeznie. Feladata az üzletek belső tereinek dekorálása, figurákkal, próbababákkal, ártáblákkal és hasonló kellékekkel foglalatoskodik. Vagyis ő a kirakatrendező, kissé kibővített feladatkörrel.

Copywriter: szabad fordításban: ő az, aki írja a copy-t. Vagyis olyan kreatív marketing anyagokat készít (főleg a szöveges részeket, de mást is), amelyek a termék eladását segítik. Ő okoskodja ki például a megrendelőknek a reklámszövegeket is, vagyis ő a kreatív szövegíró.
  • 2019.11.21Transzformatív Team Coaching Lab A Transzformatív Team Coaching Lab alkalmat ad arra, hogy konkrét eseteken keresztül ismerkedj a módszertan erejével. Egy ügyféleset, amelyben a team coaching folyamat során transzformáltuk valódi kapcsolattá a csapatban élő projekciókat. Részletek Jegyek
  • 2019.12.05Adatvédelmi Tisztviselő /DPO Képzés – Dr. Kulcsár Zoltánnal /12. 05-06./ Az adatvédelmi tisztviselő képzés célja, hogy a résztvevők pontosan megismerjék az adatkezelők adatvédelmi kötelezettségeit, kialakuljon bennük az a szintű adatvédelmi tudatosság, amely alkalmassá teszi őket a GDPR szerinti adatvédelmi tisztviselői (DPO) feladatok ellátására. Részletek Jegyek
  • 2020.01.18 ICF akkreditált Jungiánus coach féléves továbbképzés Magyarországon először a nemzetközileg sikeres Jungian Coaching School továbbképzése, ami ICF krediteket ad, 2020 januártól júiusig, havonta egy hétvégén. Részletek Jegyek
Follow hrportal_hu on Twitter
További cikkek
Virtuális asszisztensek - a kiszervezett adminisztráció

Míg külföldön elterjedt és a vállalkozások körében elfogadott, addig hazánkban újdonságnak számít, hogy a nők saját vállalkozást alapítva... Teljes cikk

Magyarország legjobb kamionsofőrje

Hetedik alkalommal rendezte meg a NiT Hungary az ORFK-Országos Balesetmegelőzési Bizottságával közösen az „5 tengelyen - biztos kézzel”... Teljes cikk

A szervízdíj nem kötelező borravaló

Még mindig keverjük a kettőt, pedig nem ugyanarról van szó. Nem is csoda, a témával alig foglalkoznak, ha pedig hallunk vagy olvasunk valamit erről,... Teljes cikk