Hogyan toboroz a HR Specialista?

Igaz, hogy alacsonyabb képzettségi és gyakorlati igényt támasztó pozíciókra sokszor 4-500 önéletrajz érkezik, esetenként akár ennél is több. Ez azonban nem jelenti azt, hogy 4-500 kiváló jelölt döngeti a vállalat kapuját. Valójában csak töredékük alkalmas a meghirdetett pozíció betöltésére. Ezt a csoportot kell kiszűrni, ami egyáltalán nem egyszerű feladat. Sőt! Nagy odafigyelést igényel. Gondoljunk bele, hogy mekkora munka 4-500 önéletrajzot, motivációs levelet figyelmesen végigolvasni! Mert nagyon figyelmesnek kell lenni. Az első lépésben elkövetett hibák könnyen veszélybe sodorhatják az egész kiválasztás sikerét.

Hogyan csináljuk?

A gyakorlott HR-es általában három nagy virtuális (vagy tényleges) kupacot képez. Az egyikbe kerülnek az "igen" a másodikba a "nem" a harmadikba a "talán" minősítésű jelentkezések. Az "igen" csoportba tartoznak azok a jelentkezők akik a beküldött dokumentáció alapján megfelelnek a kiírt követelményeknek. A "nem" csoportba teszi azokat, akik nyilvánvalóan nem rendelkeznek a megkövetelt képzettséggel, gyakorlattal, vagy egyéb kizáró ok teszi lehetetlenné a foglalkoztatásukat. A harmadik csoportba kerülnek, akik talán megfelelőek lennének az állásra, de ez a beküldött dokumentációból nem derül ki egyértelműen. Ha az első kupacban kevesen vannak, akkor ez a csoport fontos lehet. Érdemes felvenni a jelentkezővel a kapcsolatot, és megkérni, hogy pontosítsa a jelentkezését, esetleg pótolja a hiányzó dokumentumokat. Sokszor csupán figyelmetlenségből marad ki számunkra fontos információ.

A csoportosításhoz gyakorlott szem kell. Egyrészt fontos kiszűrni a túlzásokat. Sokan gondolják úgy, hogy nagyobb sikerrel pályázhatnak, ha a világ legképzettebb, legkeresettebb szakemberének állítják be magukat. Ennek persze nem sok értelme van, hiszen a személyes interjú során viszonylag könnyű kiszűrni az alkalmatlan pályázókat. Viszont számításba kell venni, hogy aki régóta, eredménytelenül keres munkát az sok mindent megtesz annak érdekében, hogy végre sikerrel járjon.

Másrészt ügyelni kell rá, hogy csak a meghirdetett pozíció betöltéséhez szükséges kompetenciák figyelembe vételével történjen az osztályozás. Ha nem így teszünk, és akár csak figyelmetlenségből is megsértjük az egyenlő elbánás követelményét akkor igen nehéz helyzetbe kerülhetünk.

Mi lehet a megoldás?

A HR Specialista, egységesíti, és automatizálja ezeket a folyamatokat. Az önéletrajzok, jelentkezési lapok beküldése ma már döntő többségben elektronikus úton történik, így ez könnyedén kivitelezhető. Ehhez persze megfelelő metodikát kell kidolgozni. Fontos, hogy a beérkező jelentkezések szerkezete egységes és követhető legyen. Érdemes saját jelentkezési lapot kidolgozni. Ez persze nem zárja ki a lehetőségét, hogy a pályázó bármilyen egyéb, általa fontosnak ítélt dokumentumot (önéletrajz, motivációs levél, bizonyítványok, igazolások másolata) mellékeljen.

Az egységes szerkezet már akkor is nagy könnyebbség, ha a jelentkezési lapokat "hagyományos" módon, egyenként nézzük át. Könnyíti a helyzetet, hogy az adatok az általunk logikusnak gondolt rendben követik egymást. Gondoljuk el, hogy milyen rémálom több száz, különböző logika szerint megszerkesztett önéletrajz rangsorolása! Ha egy önéletrajz átolvasására, értékelésére csak öt percet szánunk, és 500 jelentkezővel számolunk, az 2500 perc, vagyis több, mint 40 óra! Ráadásul nem szabad elfelejteni, hogy a jelentkezési lapok csoportosítása csupán az első lépés! A megfelelő jelentkező kiválasztása időigényes felelősségteljes feladat, és sokszor igazi kihívást jelent még a legtapasztaltabb szakemberek számára is.

A tökéletes megoldás egy automatizált felvételiztető rendszer. Ez ma már nem egy utópisztikus elképzelés, hanem valós megoldás! A professzionális programok már nem csak a jelentkezési lapok rangsorolását végzik el, de le is tesztelik a jelöltet. Rengeteg időt takarítanak meg egy HR Specialista számára, aki ennek köszönhetően az érdemi feladataira tud koncentrálni.

Dr. Holló Sándor