Így szervezze ki hatékonyan a projektfeladatokat

A legfontosabb tényező, hogy a projekt minden résztvevője partnerként dolgozik a feladaton, nem alá-fölérendeltségi viszonyban, a közös cél pedig a projekt sikeres végrehajtása. Azonban a siker és a későbbi félreértések elkerülése érdekében fontos meghatározni, hogy az együttműködésben kinek mik a feladatai, felelősségei.

Pontosan meg kell határozni az elvárásokat, folyamatokat - például az operatív részleteket, de a kommunikációs csatornákat, elvárásokat is le kell fektetni, ugyanis ezek hiánya komoly feszültségeket kelthet. Ehhez szükséges a közös folyamatok és terminológia meghatározása is. Jobb elébe menni a problémának, mint akkor tüzet oltani, amikor már gond van.

Ezért a projekt alapos előkészítése, a megfelelő partner kiválasztása, a folyamatok összehangolása, a kitűzött célok egyértelműsítése kulcskérdés. Ez időigényes, ugyanakkor ezen az alapozáson múlhat a projekt későbbi sikere.

Képzés és csapatépítés - az emberi tényező ezekben a helyzetekben (sem) elhanyagolható, sőt a hatékonyság szempontjából gyakran fontosabb, mint a gyakorlati körülmények. Az előrelátó szervezetek eleve tréningezik munkatársaikat ezekre a helyzetekre, amikor külső, esetleg más kultúrájú csapatokkal kell együtt dolgozni. A tréningnek mindenkire ki kell terjednie, aki részt vesz a partnerekkel zajló interakciókban. A kapcsolatokat, a közös csapatokat már a projekt megkezdése előtt el kell kezdeni felépíteni, gyakran nem árt erre szakosodott csapatépítőket felkérni a workshopok megszervezésére.

Jó esetben egy ilyen esemény végére az összes résztvevő aláírhat egy partnerségi „megállapodást”, amelyben megállapodnak az elérendő közös célról és az ahhoz vezető útról.

Konliktusmenedzsment - egy ilyen együttműködés során szinte elkerülhetetlenek a konfliktusok, akármennyire is alapos volt a felkészülés. Ezért arra vonatkozóan is kész tervvel kell rendelkezni, hogy ezeket a helyzeteket hogyan kezeljék a felek. A hatékony feloldás javítja a teljesítményt, míg ha nem kezelik az veszélyeztetheti a projekt sikerét. Cél, hogy az egyet nem értést a lehető legalacsonyabb szinten, rövid időn belül kezeljék, ha ez nem történik meg, akkor a hierarchiában feljebb kell delegálni. Az együttműködés a probléma megoldására elengedhetetlen.

Gyakori felülvizsgálat - a projektmenedzsereknek és az együttműködés egyéb főbb szereplőinek rendszeresen találkozniuk és egyeztetniük kell az előrehaladásról, a csapatmunkáról, kommunikációról stb., ezek a találkozók segítenek hatékonyan megbeszélni az esetleg felmerülő kérdéseket, nehézségeket. Valamint szintén jó alkalmat adhatnak az ünneplésre, ha sikerül valamilyen mérföldkövet elérni a projektben. Ezzel erősíthető a feladat iránti elkötelezettség és a közös identitás ennek kapcsán.

Személyes találkozás - ha szoros együttműködésre van szükség, akkor az sem árt, ha erre létezik egy közös dedikált hely, ahol a projekten dolgozók, külsősök, belsősök egyaránt együtt tudnak dolgozni. Ez akár egy kis plusz befektetést és kényelmetlenséget is megér, amennyiben a feladat ezt igényli a hatékonyság érdekében. (Azonban nem minden kiszervezett feladat ilyen.)

Ha pedig sikerült megteremteni a partneri működés alapjait, kereteit és sikeres a projektmenedzsment, akkor egy ilyen együttműködés akár hosszú távra vagy több alkalomra is szólhat.

Forrás