Kié a munkahelyi email címem?

Természetesnek vesszük, hogy a privát mellett a munkahelyi email címünk fölött is saját magunk rendelkezhetünk. A helyzet azonban sokkal bonyolultabb, mint ahogy azt elsőre gondolnánk.
A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság júniusban közzétett ugyanis egy határozatot, amely fontos és egyértelmű iránymutatást ad a munkahelyi email fiókok, illetve azok tartalmai, mint személyes adatok munkáltatói kezelése és szabályozása kapcsán.

ENYÉM, TIÉD, KIÉ?

A Hatóság elé került ügyben egy egyetem és volt munkavállalója között alakult ki jogi nézetkülönbség. Az elbocsátott alkalmazott ugyanis betekintést kért egykori munkáltatója által számára létrehozott és használt email fiókjába, ám a kérést az egyetem megtagadta.

Az egykori munkavállaló azzal indokolta kérését, hogy szüksége lenne olyan, részben magánjellegű leveleire, amelyek tartalmaznak bizonyos személyes adatokat (pl. konferenciajelentkezés, saját jelszavak), valamint magánjellegű levelezést. Az egyetem nem fogadta el az indoklást, mivel álláspontja szerint a munkajogviszony megszűnt, a levelezés tulajdonjoga az intézményt illeti, így munkáltatói oldalról nem áll fenn olyan érdek, amely indokolná tenné a munkavállaló levelezőfiókjához való újbóli hozzáférését. Az egyetem ugyanakkor azt elismerte, hogy a volt munkavállaló levelezőrendszerét magáncélra is használhatta, mivel azt belső szabályzat nem tiltotta.

HIÁNYZÓ SZABÁLYOZÁS

A Hatóság minden körülményt mérlegelve megállapította, hogy az email fiók adattartalma személyes adatnak minősül. Ettől elkülönülő kérdés, hogy a személyes adatok, illetve az adatkezelés kizárólag a munkavégzéssel, annak céljaival függ-e össze, vagy magáncélból történik. Fontos körülmény, hogy az egyetem a levelezőrendszer használatát nem szabályozta, így a volt munkavállaló a „céges e-mail-fiókját” magáncélra is jogszerűen használhatta.

ADATGAZDA VAGYOK VAGY ADATKEZELŐ?

Abban az esetben, amikor a munkavállaló a munkahelyi e-mail-fiókján magáncélú levelezést is folytat, az adatkezelés célját nem a munkáltató határozza meg, hanem a munkavállaló-, aki ezáltal maga is adatkezelővé válik a harmadik személyek személyes adatai tekintetében. A munkáltató és a munkavállaló közötti jogviszonyból adódóan a munkáltatóé az adatkezelés joga, hiszen az ő számára állnak rendelkezésre azok az eszközök (belső szabályozási és technikai operatív intézkedések), amelyekkel az adatkezelés jogszerűsége biztosítható.

A volt munkavállalónak ugyanakkor joga van hozzáférnie személyes adataihoz, jelen esetben korábbi levelezéséhez mindaddig, amíg az egyetem kezeli az adatokat.

A Hatóság álláspontja szerint ugyanakkor az egyetem jogszerűen tagadta meg a volt munkavállaló hozzáférését elektronikus leveleinek teljes 2018. évi archívumához, hiszen a volt munkavállaló akár üzleti titkokat tartalmazó levelekhez is hozzáférhetett volna. Mindez nem jelenti azonban azt, hogy a magáncélú levelezésekhez sem enged hozzáférést az intézmény.

Ezért az egyetemnek - az igény elutasítása helyett - olyan intézkedéseket kellett volna hoznia, ami garantálja, hogy a volt munkavállaló hozzáférhessen magáncélú leveleihez. Ez megvalósulhat akár egy tartalomjegyzék alapján, amelyből a volt munkavállaló kiválogatja, mely elektronikus leveleire lenne szüksége, vagy például olyan módon, hogy az egyetem és a volt munkavállaló a magáncélú és a munkavégzési célú leveleket közösen leválogatja. Vagyis jelen ügyben a Hatóság arra világított rá, hogy a magáncélú munkahelyi levelezéseihez a volt munkavállaló a jogviszonya megszűnésétől függetlenül hozzáférhet és ezt a munkáltatónak biztosítania is kell.

BÍRSÁG LETT BELŐLE

A Hatóság úgy döntött, hogy megbírságolja az egyetemet, mert az egykori alkalmazott kérése ellenére sem engedett betekintést korábbi céges email fiókjába. Az ügy és annak kapcsán meghozott döntés tanulsága, hogy feltétlenül javasolt tisztázni minden szervezetben, hogy a munkavállalók céges eszközeiket (mobiltelefonjukat, számítógépüket stb.) használhatják-e magáncélra vagy sem. A tavalyi évtől a Munka Törvénykönyvének GDPR nyomán történő módosítása értelmében főszabály szerint a munkáltató által biztosított eszköz a munkavállaló részéről magáncélra nem használható.

A SALDO Tanácsadó Zrt. GDPR szakértői állnak a rendelkezésére, bízza ránk adatkezelésének átvilágítását, szerződéseinek felülvizsgálatát, a szabályzatok, nyilvántartások aktualizálását, elkészítését, megfelelőségének biztosítását!

KÉRDÉSE VAN? SEGÍTÜNK! 06-1 237-9820

Ez az írás támogatott tartalom, nem a HR Portál szerkesztőségi anyaga. Az itt szereplő információk a cikk megrendelőjétől származnak.