Ön tudja, hogy mi lesz az adataival egy álláspályázat után?
A munkáltató a működése során tucatnyi személyes adatot kezel. Ezekhez hozzájuthat a munkaerő toborzásával, a munkavállalók ellenőrzésével, a munkahelyi visszaélés-bejelentési rendszer működtetésével vagy akár a bérszámfejtéssel összefüggésben. Nem mindegy ugyanakkor, hogy az adatkezelés során eleget tesz-e a jogszabályi követelményeknek. Ellenkező esetben ugyanis azzal kell számolnia, hogy polgári vagy akár büntetőeljárás is indulhat, sőt a Nemzeti Adatvédelmi és Információs Hatóság (NAIH) akár több milliós bírságot is kiszabhat. Sőt a munkavállalót a személyiségi jogai megsértésére tekintettel akár az azonnali hatályú felmondás joga is megilletheti. Nézzük tehát végig a munkáltató működése szempontjából legfontosabb adatkezelési jogalapokat, és azt, hogy azok mely területen tehetik lehetővé az adatkezelést. Ennek során az adatvédelmi Irányelv (irányelv), az Info tv., az Mt. rendelkezéseire, a NAIH gyakorlatára, illetve az Adatvédelmi Munkacsoport véleményeire szükséges figyelemmel lennünk.
Az érintett hozzájárulása munkaviszonyban kerülendő
A munkahelyi adatkezelés leggyakoribb jogalapja Magyarországon az érintett hozzájárulása. Ez kézenfekvőnek tűnik, de látni fogjuk, hogy nem az, ugyanis bizonyos adatkezelési feltételek nem teljesülnek. Nézzük tehát a törvény milyen feltételeket támaszt. Az érintettet először is a hatályos jogszabályok alapján az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie továbbá az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. Ezen túlmenően személyes adat kizárólag akkor kezelhető, ha ahhoz az érintett hozzájárul vagy azt jogszabály elrendeli (lehetővé teszi). S habár a részletes tájékoztatás a munkaviszonyban is kivitelezhető, a munkaviszonnyal összefüggésben az önkéntesség ugyanakkor egyértelműen megkérdőjelezhető. Az Adatvédelmi Munkacsoport 15/2011. számú véleményében ezzel összefüggésben kimondta, hogy ha a munkavállaló hozzájárulását kérik, és a hozzájárulás megtagadása valós vagy lehetséges hátránnyal járhat (és szinte mindig ez a helyzet), abban az esetben a hozzájárulást érvénytelennek kell tekinteni. Azt kell tehát vizsgálni, hogy fenn állt-e a visszautasítás tényleges lehetősége. A NAIH hasonlóképpen kerülendőnek tartja az érintett hozzájárulását, mint adatkezelési jogalapot a munkaviszonnyal összefüggésben.
Gyakorlati problémák is adódhatnak azonban a jogalappal. Mi történik például abban az esetben, amennyiben csupán a munkatársak egy része járul hozzá az adatkezeléshez, vagy amennyiben a hozzájárulást valamelyik munkavállaló visszavonja. Ezen esetekben ugyanis vagy azonnal meg kell szüntetni az adatkezelést vagy pedig egy másik jogalapra kell áttérni. Ez azonban felvetheti annak lehetőségét is, hogy már a kezdeti adatkezelés sem volt jogszerű (pl. a munkavállaló arra hivatkozik, hogy nem volt önkéntes). Ilyen jogalapváltást kivételes esetekben egyébként az Info tv. is lehetővé tesz, amikor azt mondja, hogy amennyiben a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat a törvény eltérő rendelkezése hiányában a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából vagy akár az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából, további külön hozzájárulás nélkül vagy akár az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti. Erre példa lehet valamely peres vagy közigazgatási eljárás folyamatban léte.
Jogos érdekre történő áttérés esetén a munkáltatónak azonban a későbbiekben vázolt, un. érdekmérlegelési tesztet minden esetben el kell végeznie. Ez pedig azt jelenti, hogy bizonyítania kell, hogy az adatkezelés objektíve szükséges, és a körülményekhez képest arányosnak is.
Az érintett személy kifejezett, előzetes, egyértelmű és önkéntes hozzájárulása az alapja egyebekben a pályázati anyagok kezelésének, de nem lehet alapja például az alkalmassági vizsgálatoknak, melyek alapja kizárólag jogszabály vagy a munkáltató jogos érdeke lehet.
Gyakori jogalap a törvényi felhatalmazás
Jogalapot teremt adatkezeléshez a törvény felhatalmazása is, melyek egy része kötelező, más része pedig lehetséges adatkezelést ír elő. Előbbire az adó- és társadalombiztosítási kötelezettségek szolgáltatnak példát, melyekkel összefüggésben a munkáltatónak nincsen mérlegelési joga. Utóbbit pedig a munkáltató visszaélés-bejelentési rendszerére vonatkozó előírások szemléltetik. A foglalkoztatói szervezet ugyanis a jogszabályok, valamint az általa elfogadott, általánosságban az etikus magatartást előíró magatartási szabályok megsértésének bejelentésére visszaélés-bejelentési rendszert hozhat létre. Amennyiben a munkáltató ilyen rendszert hoz létre, abban az esetben a bejelentőnek, valamint a bejelentésben érintett személynek a bejelentésben megadott személyes adatait a bejelentés kivizsgálása céljából kezelheti, és a bejelentés kivizsgálásában közreműködő külső szervezet részére továbbíthatja. A törvényi felhatalmazás egyebekben a munkáltató jogos érdekéhez is szorosan kapcsolódik. Az Mt. 11.§-a például feltételekkel lehetővé teszi, hogy a munkáltató a munkavállalót a munkaviszonnyal összefüggő magatartása körében ellenőrizze. A munkahelyi ellenőrzés szükségképpen együtt jár személyes adatok kezelésével. Ennek kereteit azonban már a munkáltató jogos érdeke határozza meg.
A legcélszerűbb a jogos érdekre történő hivatkozás
A munkáltató számára legmegfelelőbb adatkezelési jogalap általában az un. jogos érdek annak ellenére, hogy a munkáltatók, tévesen általában a munkavállaló hozzájárulását preferálják adatkezelési jogalapként. Az irányelv 7. cikkelyének f.) pontja szerint személyes adat kezelhető abban az esetben is, amennyiben ez a munkáltató - kivételes esetben harmadik fél - jogos érdekeinek az érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ennél az érdeknél magasabbrendűek a munkavállalók személyes adatai védelméhez és a magánéletük tiszteletben tartásához fűződő jogok.
Ilyenkor tehát a munkáltató jogos érdeke a munkavállaló hozzájárulásától függetlenül is jogszerűvé teheti az adatkezelést. Ezen jogalap központjában az un. érdekmérlegelési teszt áll. Az Adatvédelmi Munkacsoport véleménye szerint a mérlegeléssel összefüggésben olyan szempontokra kell figyelemmel lenni, mint például a konkrét munkáltatói érdek meghatározása (pl: személy, vagyonbiztonság, üzleti titok védelme stb.), érintett személyek érdekei, releváns, mérlegelt szempontok beazonosítása, illetve az érintettek magánszféráját, személyes adatait védő intézkedések. A NAIH ezzel részben összhangban javasolja annak átgondolását és dokumentálását, hogy szükséges-e az adatkezelés, mik a konkrét munkáltatói érdekek, mi az adatkezelés pontos célja, mit és meddig fog a munkáltató kezelni, valamint mely munkavállalói érdekekre kell figyelemmel lennie. A mérlegelés alapvető elvei pedig a szükségesség, arányosság, valamint a fokozatosság szempontjai. Az érdekmérlegelési teszt nem egy elvont elmélet, a NAIH ugyanis ennek megtörténtét vizsgálatai során konkrétan ellenőrzi. Ennek szerepe a jövő nyáron hatályba lépő adatvédelmi rendelettel pedig tovább fog nőni.
A jogos érdek, mint jogalap az alapja az alkalmassági vizsgálatok elvégzésének (a jogszabályi felhatalmazás is lehet), valamint a munkáltató munkavégzéssel összefüggő ellenőrzésének (email, telefon, internet, GPS, kamera stb.).
A szerző a KRS Ügyvédi Iroda ügyvédje, portálunk állandó szakértője
A munkahelyi adatkezelés leggyakoribb jogalapja Magyarországon az érintett hozzájárulása. Ez kézenfekvőnek tűnik, de látni fogjuk, hogy nem az, ugyanis bizonyos adatkezelési feltételek nem teljesülnek. Nézzük tehát a törvény milyen feltételeket támaszt. Az érintettet először is a hatályos jogszabályok alapján az adatkezelés megkezdése előtt egyértelműen és részletesen tájékoztatni kell az adatai kezelésével kapcsolatos minden tényről, így különösen az adatkezelés céljáról és jogalapjáról, az adatkezelésre és az adatfeldolgozásra jogosult személyéről, az adatkezelés időtartamáról, illetve arról, hogy kik ismerhetik meg az adatokat. A tájékoztatásnak ki kell terjednie továbbá az érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogaira és jogorvoslati lehetőségeire is. Ezen túlmenően személyes adat kizárólag akkor kezelhető, ha ahhoz az érintett hozzájárul vagy azt jogszabály elrendeli (lehetővé teszi). S habár a részletes tájékoztatás a munkaviszonyban is kivitelezhető, a munkaviszonnyal összefüggésben az önkéntesség ugyanakkor egyértelműen megkérdőjelezhető. Az Adatvédelmi Munkacsoport 15/2011. számú véleményében ezzel összefüggésben kimondta, hogy ha a munkavállaló hozzájárulását kérik, és a hozzájárulás megtagadása valós vagy lehetséges hátránnyal járhat (és szinte mindig ez a helyzet), abban az esetben a hozzájárulást érvénytelennek kell tekinteni. Azt kell tehát vizsgálni, hogy fenn állt-e a visszautasítás tényleges lehetősége. A NAIH hasonlóképpen kerülendőnek tartja az érintett hozzájárulását, mint adatkezelési jogalapot a munkaviszonnyal összefüggésben.
Gyakorlati problémák is adódhatnak azonban a jogalappal. Mi történik például abban az esetben, amennyiben csupán a munkatársak egy része járul hozzá az adatkezeléshez, vagy amennyiben a hozzájárulást valamelyik munkavállaló visszavonja. Ezen esetekben ugyanis vagy azonnal meg kell szüntetni az adatkezelést vagy pedig egy másik jogalapra kell áttérni. Ez azonban felvetheti annak lehetőségét is, hogy már a kezdeti adatkezelés sem volt jogszerű (pl. a munkavállaló arra hivatkozik, hogy nem volt önkéntes). Ilyen jogalapváltást kivételes esetekben egyébként az Info tv. is lehetővé tesz, amikor azt mondja, hogy amennyiben a személyes adat felvételére az érintett hozzájárulásával került sor, az adatkezelő a felvett adatokat a törvény eltérő rendelkezése hiányában a rá vonatkozó jogi kötelezettség teljesítése céljából vagy akár az adatkezelő vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítése céljából, további külön hozzájárulás nélkül vagy akár az érintett hozzájárulásának visszavonását követően is kezelheti. Erre példa lehet valamely peres vagy közigazgatási eljárás folyamatban léte.
Jogos érdekre történő áttérés esetén a munkáltatónak azonban a későbbiekben vázolt, un. érdekmérlegelési tesztet minden esetben el kell végeznie. Ez pedig azt jelenti, hogy bizonyítania kell, hogy az adatkezelés objektíve szükséges, és a körülményekhez képest arányosnak is.
Az érintett személy kifejezett, előzetes, egyértelmű és önkéntes hozzájárulása az alapja egyebekben a pályázati anyagok kezelésének, de nem lehet alapja például az alkalmassági vizsgálatoknak, melyek alapja kizárólag jogszabály vagy a munkáltató jogos érdeke lehet.
Gyakori jogalap a törvényi felhatalmazás
Jogalapot teremt adatkezeléshez a törvény felhatalmazása is, melyek egy része kötelező, más része pedig lehetséges adatkezelést ír elő. Előbbire az adó- és társadalombiztosítási kötelezettségek szolgáltatnak példát, melyekkel összefüggésben a munkáltatónak nincsen mérlegelési joga. Utóbbit pedig a munkáltató visszaélés-bejelentési rendszerére vonatkozó előírások szemléltetik. A foglalkoztatói szervezet ugyanis a jogszabályok, valamint az általa elfogadott, általánosságban az etikus magatartást előíró magatartási szabályok megsértésének bejelentésére visszaélés-bejelentési rendszert hozhat létre. Amennyiben a munkáltató ilyen rendszert hoz létre, abban az esetben a bejelentőnek, valamint a bejelentésben érintett személynek a bejelentésben megadott személyes adatait a bejelentés kivizsgálása céljából kezelheti, és a bejelentés kivizsgálásában közreműködő külső szervezet részére továbbíthatja. A törvényi felhatalmazás egyebekben a munkáltató jogos érdekéhez is szorosan kapcsolódik. Az Mt. 11.§-a például feltételekkel lehetővé teszi, hogy a munkáltató a munkavállalót a munkaviszonnyal összefüggő magatartása körében ellenőrizze. A munkahelyi ellenőrzés szükségképpen együtt jár személyes adatok kezelésével. Ennek kereteit azonban már a munkáltató jogos érdeke határozza meg.
A legcélszerűbb a jogos érdekre történő hivatkozás
A munkáltató számára legmegfelelőbb adatkezelési jogalap általában az un. jogos érdek annak ellenére, hogy a munkáltatók, tévesen általában a munkavállaló hozzájárulását preferálják adatkezelési jogalapként. Az irányelv 7. cikkelyének f.) pontja szerint személyes adat kezelhető abban az esetben is, amennyiben ez a munkáltató - kivételes esetben harmadik fél - jogos érdekeinek az érvényesítéséhez szükséges, kivéve, ha ennél az érdeknél magasabbrendűek a munkavállalók személyes adatai védelméhez és a magánéletük tiszteletben tartásához fűződő jogok.
Ilyenkor tehát a munkáltató jogos érdeke a munkavállaló hozzájárulásától függetlenül is jogszerűvé teheti az adatkezelést. Ezen jogalap központjában az un. érdekmérlegelési teszt áll. Az Adatvédelmi Munkacsoport véleménye szerint a mérlegeléssel összefüggésben olyan szempontokra kell figyelemmel lenni, mint például a konkrét munkáltatói érdek meghatározása (pl: személy, vagyonbiztonság, üzleti titok védelme stb.), érintett személyek érdekei, releváns, mérlegelt szempontok beazonosítása, illetve az érintettek magánszféráját, személyes adatait védő intézkedések. A NAIH ezzel részben összhangban javasolja annak átgondolását és dokumentálását, hogy szükséges-e az adatkezelés, mik a konkrét munkáltatói érdekek, mi az adatkezelés pontos célja, mit és meddig fog a munkáltató kezelni, valamint mely munkavállalói érdekekre kell figyelemmel lennie. A mérlegelés alapvető elvei pedig a szükségesség, arányosság, valamint a fokozatosság szempontjai. Az érdekmérlegelési teszt nem egy elvont elmélet, a NAIH ugyanis ennek megtörténtét vizsgálatai során konkrétan ellenőrzi. Ennek szerepe a jövő nyáron hatályba lépő adatvédelmi rendelettel pedig tovább fog nőni.
A jogos érdek, mint jogalap az alapja az alkalmassági vizsgálatok elvégzésének (a jogszabályi felhatalmazás is lehet), valamint a munkáltató munkavégzéssel összefüggő ellenőrzésének (email, telefon, internet, GPS, kamera stb.).
A szerző a KRS Ügyvédi Iroda ügyvédje, portálunk állandó szakértője
A bölcs vezető egyetlen szabálya: élj a teljesség részeként. 
Aki kérdez: Deák Zsolt