Kiszervezés: szaktudás- és szakemberpótlás külső segítséggel

Hogy látják miért egyre népszerűbb az outsourcing a szolgáltatások körében? 

Ennek több oka is van. Megváltozott a munkaerőpiac az elmúlt években, hatalmas átrendeződések voltak a Covid járványnak köszönhetően és olyan nehézségekkel találkoznak a cégek, amelyek korábban nem voltak jelen. Az outsourcing vagy más néven kiszervezés lehetőséget ad a cégek számára, hogy kieső munkaerőt pótoljon. A másik oka, hogy az időnk véges, ha felismeri a cég, hogy mely területek a gyenge pontjai és ezeket kiszervezi erre szakosodott szolgáltatókhoz, azzal erőforrást szabadít fel és koncentrálhat olyan területekre, amik viszont sikeresek és előre mutatóak a vállalkozás életében.

Mely területeket érinti elsősorban a kiszervezés? 

Mi elsősorban a bérszámfejtés területén tapasztalunk dinamikus, kétszámjegyű százalékos bővülést, a könyvelést érintő tartományban ez a növekedés jóval kisebb mértékű. Ennek oka az első pontban is említett szakemberhiány, a gyorsan változó jogszabályok.

Mi a tapasztalat, miben igényelnek a cégek leginkább segítséget? 

Elsősorban a már említett bérszámfejtésben, és ehhez kapcsolódóan sok esetben igényelnek partnereink munkajogi, adótanácsadási szolgáltatást is, de több alkalommal csak a társadalombiztosítási ellátásokhoz kapcsolódó feladatokat szervezik ki. Ilyenkor még jobban oda kell figyelnünk a céggel való együttműködésre, a számfejtési folyamatok még alaposabb felépítésére. 

Leggyakrabban két esetben szokták a cégek igénybe venni az outsourcing szolgáltatást. Az első amikor az adott területen egy kolléga végzi a munkát és ő valamilyen okból kiesik (betegség, baleset, várandóság). Ilyenkor átmeneti segítséget tudunk nyújtani amíg a cég pótolja a kieső dolgozót. A másik eset amikor hosszútávon segítjük a céget, például munkaszerződések, szerződésmódosítások elkészítésével. Munkavállalói kérdések megválaszolása helyszíni ügyfélszolgálat keretében, vagy telefonon, e-mailben.

Gyakran szükségessé válik a belső HR csapat és a cégvezetés munkájának, döntéshozatalának információkkal, kimutatásokkal, tervkészítéssel történő segítése is.

Kisebb vagy nagyobb cégek körében jellemző elsősorban a kiszervezés? 

A bérszámfejtés egy szükséges tevékenység minden cég esetében, ezért a szolgáltatást pár fős és több ezer alkalmazottal rendelkező cégek egyaránt igénybe veszik.

Tapasztalatunk szerint 300 fős létszámig sokszor nem érdemes házon belül tartani a folyamatok kezelését. Ugyan egy fő könnyedén el tudja végezni a feladatokat, de ha bármi történik a kollégával, egy kritikus terület működése kerülhet veszélybe.

Ha TB kifizetőhellyé válik egy cég, ahhoz már a kollégának rendelkeznie kell megfelelő végzettséggel is, ami azt jelenti, hogy 100 fős létszám felett, akár két munkatársra is szükség lehet házon belül, ami a mai bérigények mellett, sokkal gazdaságosabbá teheti a tevékenység kiszervezését. 

A nagyobb cégek esetében a döntést általánosságban az befolyásolja, hogy inkább a soft HR feladatokra szeretnének fókuszálni, illetve döntő lehet az anyacég hozzáállása a kérdéshez.

Milyen folyamatok eredménye a cégeknél egy ilyen döntés? 

A döntést, hogy kiszervezés vagy nem, függ attól is, hogy akar-e a cég belső erőforrást kiépíteni? A humánerőforrást folyamatosan képezni szükséges. Az IT erőforrások nagyon gyorsan elavulnak, házon belüli biztosításuk pedig költséges. Valamint vannak esetek, amikor egy cég kényszerhelyzetbe kerül és gyors döntést kell hozni, például kiesik a kolléga, aki addig a számfejtést végezte. Ilyen esetben segítség lehet az ideiglenes kiszervezés, amelyből akár hosszútávú megállapodás válhat, ha a vállalkozás elégedett a szolgáltatással 

Mi a véleménye, fennmarad-e ez a tendencia?

A munkaerőpiacon nem látszik trendfordulás, ezért véleményem szerint fennmarad, és erősödni is fog.

Hogyan hat a digitalizáció és az AI erre az üzletágra? 

A bérszámfejtés tekintetében ma már nincs olyan cég, amely valamilyen digitális eszközt ne használna a folyamatok során. Legyen szó egy egyszerűbb szoftverről vagy egy komplex vállalatirányítási rendszerről.  Az összes bevallást elektronikusan szükséges benyújtani, így ezeket a folyamatokat nem lehet papír alapon végrehajtani.

Az AI egyelőre nagyon kiforratlan, vannak folyamatok, ahol tud segíteni és könnyíteni, de nem mindenható, mint sokan gondolják. Mi is törekszünk arra, hogy lépést tartsunk a változásokkal és az ügyfelek számára hasznos folyamatokra használjuk.

Látható-e már esetleg, hogy milyen törvényi, szabályozási változások befolyásolják jövőre a piacot?

Minden évben amikor az év végéhez közeledünk, már tudni lehet, hogy milyen változások várhatóak a jövő évre. Idén olyan speciális a helyzet, hogy a január 1-től életbe lépő változások már 2023-ban elfogadásra kerültek melyek a személyi jövedelemadóhoz és az általános forgalmi adóhoz kötődnek. Ezeket a változásokat a szakértőink értelmezik, ha szükséges egyeztetnek a fejlesztőkkel, hogy a programban milyen változást kell eszközölni. A partnereink felé pedig minden év végén egy szakmai konferenciát tartunk, neves előadókkal, akik a szakmai tudást elméleti és gyakorlati példákon keresztül bemutatják.

Milyen tanácsot adna a cégeknek, akik bizonyos folyamataik kiszervezésén gondolkodnak, mit érdemes átgondolniuk a lépés megtétele előtt? 

Azok, akik gondolkodnak az outsourcingon fontos, hogy először világosan határozzák meg céljaikat. Milyen folyamatokat szeretnénk kiszervezni, mely területeken van szükségük támogatásra. Körültekintően válasszanak szolgáltatót és készítsenek részletes költségvetést, figyelembe véve a jogi és szabályozási követelményeket is. Fontos a világos kommunikáció a dolgozók felé a változásokról, valamint a potenciális kockázatok azonosítása és kezelése. Mindenképpen érdemes egyeztetni a leendő szolgáltató szakembereivel. Ha ezekre kellően felkészülnek zökkenőmentesen történhet az átállás.