Legyen Ön is lean! - kezdje a rendrakással

A lean lényege a folyamatok karcsúsítása, racionalizálása. A japán termelővállalatok által kidolgozott rendszer nem csak a gyártósorokon vethető be, hanem akár a házimunkában vagy az irodában, szellemi feladatoknál is. Egy kis elméleti alapvetés: a lean egyik ökölszabálya, hogy a munkafolyamatnak minél inkább a vevői igényeket kell kiszolgálnia, ami pedig nem teremt számukra hozzáadott értéket, az leépítendő. A vevő itt nem feltétlenül a cég termékének végfelhasználóját jelenti. Egy back office feladat esetében például a belső ügyfelekre kell koncentrálnunk, azokra, akiket munkájával segít, támogat az irodista.

Kaizen, 5S, 3M, gemba, pokajoke és egyéb kódszavak és rövidítések temérdeke nehezíti a leanben való eligazodást. Most a lean-szüzeknek adunk egy kis ízelítőt, hogyan lehet egyszerűbb és hatékonyabb az élet egy irodában a lean segítésével.

Az 5s lényege a munkahely rendezetté tétele és rendben tartása. Ez nem is annyira egyszerű, mint ahogy hangzik. A rend fenntartása nagy fegyelmet igényel.

Rakjunk rendet!

Seiri: Távolítsuk el a nem használt iratokat, eszközöket, szabadítsunk fel helyet

Seiton: Dolgozzunk ki tárolási rendszert, legyen meg mindennek a helye, tegyük láthatóvá

Seiso: Tartsuk tisztán és üresen az asztalunkat és fiókjainkat, a nap végén rámoljunk el

Seiketsu: Szabványosítsuk, tartsuk fenn a rendet, rendszeresen végezzünk felülvizsgálatot

Shitsuke: Az 5S legyen mindennapi gyakorlat, mutassunk példát, oktassunk

Egy egyszerű példa: a lean gondolkodásmódja nemcsak a munkahelyen lehet segítségünkre. Ha például lakásfelújításkor az ember konyhát tervez, érdemes rá emlékeznie. A különböző munkafelületeket úgy kell egymáshoz képest elhelyezni, hogy a főzés során a legkevesebb pakolászásra, talpalásra legyen szükség. Az eszközöket is eszerint helyezzük el! A munkalap legyen közel a főzőlaphoz, a hűtő pedig nyíljon a munkalap felé, hogy ne kelljen időt pazarolva kerülgetnünk, illetve könnyen belepakolhassuk a pultra tett szatyorból a bevásárlást. Egy igazi lean gyártósornál ez kulcskérdés: nem pazarolhatjuk a drága időt! Mottainai - nem engedhetem meg magamnak, hogy pazaroljak, mondják. A leanesítés egyik mérőszáma az is, hogy a folyamat mennyivel gyorsul fel az áttervezés után.

A konyhai helyszín szabályait az irodában alkalmazva ezekre érdemes odafigyelni:
- Nézük át a lomokat az asztalodon, fiókodban és távolítsunk el mindent, amit nem használunk minden nap.

- A kezünk ügyében tartott dolgokat rendszerezzük: a mappákat feliratozzuk, kategorizáljuk, hogy minél könnyebben megtaláljuk. Érdemes a mappákat olyan sorrendbe rendezni, ahogyan azokat a munkafolyamat során használjuk. Fontos, hogy a munkafelület tiszta legyen. Az így kialakított rendszer legyen a szabvány: a munkanap végén mindig rakjunk rendet.

A rendrakás természetesen nem csak a fizikai térre vonatkozik. A számítógépeken is rendkívül fontos, hogy ne öntse el az asztalt számtalan régen használt fájl, ezeket is érdemes mappába rendezni, és egy rendszer szerint, lehetőleg a dátumot is tartalmazó fájlnévvel ellátni. Az irodában a közösen használt dokumentumok elnevezésére is érdemes egy szabványt bevezetni, hogy egymás munkájában könnyebben eligazodjunk.

Törekedni kell a 30 másodperces szabályra: úgy kell kialakítani a munkafelületet, hogy bármit megtaláljunk fél perc kereséssel - ezt sokkal nehezebb elérni mint gondolnánk, de jó benchmark lehet az újítás sikerességének értékelésénél.

Természetesen az 5S bevezetése nem kevés időt igényel, de később bőven megtérül a korábban keresgélés során elpazarolt időn, és a fontos papírok, fájlok és jegyzetek elvesztése okozta kár és kellemetlenség is kiküszöbölhető, illetve a helyettesítést, betanítást és egymás számítógépének használatát is leegyszerűsíti.

Ez persze akkor a leghatékonyabb, ha az egész iroda beszáll, és közös erővel teszik élhetőbbé a munkateret, ami közösségformáló erővel is bír. Egy évek óta használt iroda újrarendezése nem kis feladat. A megszokásból otthagyott, de már nem használt régi számítógép, vagy az évek óta ki sem nyitott, kartonokkal teli szekrény eltávolítása sokszor senkiben sem merül fel, pedig helyet szabadít fel a hasznosabb dolgok számára.

Egy korábbi cikkünkben nyilatkozta Gyurta Sándor lean szakmeber, hogy az 5S megvalósítása jó alapja lehet a következő lépés, a Kaizenek bevezetéséhez. A Kaizen egy olyan rendszer a folyamatok gördülékenyebbé tételére, a munkabiztonság növelésére vagy a nagyobb haszon elérésére, amelyben a vállalat munkavállalói javaslatokat vár a fenti témákban, amelyeket aztán jutalmaz, és lehetőség szerint bevezet. Ezáltal nemcsak a munkafolyamat válhat hatékonyabbá, hanem a munkatársak is jobban bevonódhatnak a szervezet működésébe, motiváltabbak lehetnek. Erről részletesen a következő cikkünkben írunk.

Rendrakás előtt vagy után pedig fotózzon! Indul a HR Portal íróasztalbemutatója! A részletekért kattintson ide!