Növeli a HR hatékonyságát a dolgozói önkiszolgáló rendszer

Mit kell tudni a dolgozói önkiszolgáló rendszerekről?

A webes önkiszolgáló rendszerek olyan alkalmazások, amelyek révén a dolgozók aktívan bevonhatók a személyügyi munkába. Az egyedi jelszóval védett felület elsődleges funkciója a személyi adatok önálló felelősségű karbantartása. A munkavállalók azonban hozzáférhetnek az olyan szolgáltatásokhoz is, mint például a cafeteriaelemek közötti választás, a jelenléti ív kezelése, szabadságigénylés, bérjegyzék lekérdezés /historizált tárolás/, jelentkezés a vállalati képzésekre, illetve a teljesítményértékelés. A HR feladatokba való bevonásukkal a dolgozók nagyobb áttekintést nyernek a személyügyi munkáról. A magasabb színvonalú információ és kommunikáció növeli a dolgozók motivációját, és erősíti a bizalmon alapuló partneri kapcsolatot. Az interaktív önkiszolgáló rendszer bevezetésével ráadásul a HR terület hatékonysága növelhető.

A webes felületek egyszerűen kezelhetők: a dolgozók személyes felhasználónevükkel és jelszavukkal férnek hozzá a szolgáltatásokhoz és valamennyi információ egységes formátumban jelenik meg. Intranetes vagy internetes kapcsolaton keresztül a dolgozók ezeket a szolgáltatásokat közvetlenül munkaasztalukról vehetik igénybe, illetve központilag telepített terminálon keresztül férhetnek hozzájuk. A kezeléshez speciális oktatásra nincs szükség.

A dolgozói önkiszolgáló megoldással a dolgozók a HR alkalmazások széles köréhez férhetnek hozzá: a személyügyi adminisztráció, az elektronikus bérjegyzék, a munkaidő-nyilvántartás, a cafeteria-rendszer, illetve a képzés-fejlesztés és a teljesítményértékelés területén is elérhetők különböző funkciók. A felületeken ugyanakkor nem csak az ellenőrzésre és módosításra van lehetőség - a munkavállaló például magyarázatot fűzhet az adatokhoz (például egy munkaidő-adata mellé), vagy megtervezheti cafeteriacsomagját. A programokban természetesen különböző jogosultságok állíthatók be, így meghatározható, hogy a dolgozók mely adatokat módosíthatják.

A dolgozók bevonásának főbb előnyei

- Csökken a HR területén az adminisztrációra fordított idő. A bürokratikus teendőkre kevesebb energiát kell fordítani, az átfutási idők lerövidülnek, a folyamatok leegyszerűsödnek.

- HR erőforrások kihasználtsága javul, a hatékonyság pedig növekszik.

- Több telephellyel rendelkező vállalat esetében is naprakész lehet a nyilvántartás, és bárhonnan lekérdezhetők a szükséges adatok.

- Az irodai papírfelhasználás csökken.

- Felhasználóbarát, egyszerű és biztonságos alkalmazás.

A dolgozóknak a vállalat folyamataiba történő bevonása ugyanakkor számos kevésbé megfogható előnnyel is jár. A rendszer többek között döntési lehetőséget biztosít a dolgozóknak - például amennyiben a vállalat cafeteria jellegű juttatásokat is biztosít, a webes felülettel a dolgozók lehetőséget kaphatnak arra, hogy a különböző elemekből a számukra legmegfelelőbb csomagot állítsák össze. Összességében elmondható, hogy a munkavállalók bevonása, az információáramlás felgyorsulása növeli az elégedettséget és a dolgozók motivációját.

A href='http://www.nexon.hu/'>NEXON azon ügyfelei, amelyek a HR valamely területén már bevezették a dolgozói önkiszolgáló rendszereket, azt tapasztalták, hogy kulcsfontosságú az alapos előkészítés, de ezután leegyszerűsödik a HR terület és a munkavállalók közötti kommunikáció. Különösen javul a kommunikáció hatékonysága azon vállalatoknál, ahol kiszervezték a humánerőforrás-gazdálkodáshoz kapcsolódó tevékenységeket.

Modulok és funkciók

Ma már a HR gazdálkodás szinte valamennyi területéhez biztosítottak dolgozói önkiszolgáló felületek. Az egyes részterületeken elérhető funkciók:

Bérszámfejtés:

- Az elektronikus munkabérjegyzék, amely historizálva tárolja az adatokat, így bármikor - akár évekre visszamenőleg is - visszakereshetőek.

Személyügyi adminisztráció:

- Személyes adatok, elérhetőségek, igazolványok, eltartottak adatai, előző munkahelyek, képzések, végzettség, jogviszonyok lekérdezése és megfelelő jogosultság esetén módosítása.

Cafeteria-nyilvántartás:

- Egyértelmű információt nyújt a választható elemeket és azok bruttó/nettó értékét illetően. A cafeterianyilatkozat kitöltésekor látható a rendelkezésre álló keretösszeg, emellett a választás alapján a program folyamatosan kalkulációt készít, és megjeleníti a maradványértéket.

- A dolgozó megtekintheti a korábbi cafeterianyilatkozatait, a vállalat cafeteriaszabályzatát, a kitöltéshez kapcsolódó egyéb információkat és a súgót.

Munkaidő-nyilvántartás:

- A saját jelenléti ív lekérdezése és megfelelő jogosultság esetén módosítása. Ennek keretében elérhető az érkezés és távozás ideje, a távollét mennyisége és jogcíme, a ledolgozandó és ledolgozott időadatok, a balanszidő.

- Távolléttervező: a dolgozó előre megtervezheti szabadságát, igényelheti a szabadnapokat felettesénél.

Képzés-fejlesztés:

- Az elérhető tanfolyamok megtekintése, az időpontok és helyszínek lekérdezése, valamint jelentkezés a kiválasztott képzésre.

- Vezetők számára: a jelentkezések engedélyezése, a beosztottak jelölése a továbbképzésre.

- Az értékelés megtekintése, a beépített levelezőrendszeren keresztül kommunikáció az oktatóval.

Teljesítményértékelés:

- A munkavállalók az on-line felületen láthatják munkakörük, valamint a munkájuk ellátásához szükséges kompetenciák leírását, korábbi értékelési eredményeiket.
- Az értékelési időszak alatt elvégezhetik az önértékelésüket, illetve mindazok értékelését, akik társértékelőnek kérték fel őket.