Pár év és a HR a felhőbe költözik

Mit gondol, a HR jövője egyértelműen a felhő-megoldásokban van? Nincs más alternatíva?

Bár az SAP-nál van felhő megoldásunk, azért még léteznek párhuzamosan ún. helyi (on-premise) megoldásaink is, ezek is a vállalatirányítási számítógépes rendszereink részei. Főként Közép-Európában vannak olyan vevőink, akik inkább a helyi megoldásokat részesítik előnyben: ilyen HR-rendszerekkel 14 ezer partnerünk dolgozik. Várakozásaim szerint a jövőben is sokan maradnak ezeknél, de azt gondolom, hogy a legújabb megrendelések inkább az egyre nagyobb mértékben növekvő felhő-megoldások terén lesznek.

Milyen hibákat követnek el a cégek a HR-technológiájuk kiválasztása során?

A hibák egy része a kiválasztás folyamatában van: túl sok funkciót és feladatot akarnak lefedni és nem azt nézik, hogy miként fog mindez megtérülni, mennyit akarnak mindezzel keresni. A különböző szoftverek különböző dolgokra képesek, egyes szoftverek jobbak a cég által kitűzött eredmények elérésében. Nem feltétlenül kell, hogy ezek a rendszerek rendelkezzenek mindféle trendi képességekkel - miközben meg senki nem tudja használni őket. Szóval én azt gondolom, hogy a helyi megoldások választása előtt a cégnek végig kell gondolnia, hogy mit is akar mindezzel.

A szoftverek telepítése során pedig az lehet hiba, hogy nem élnek azzal a lehetőséggel, hogy újragondoljanak és megújítsanak egy-egy folyamatot. A cégek gyakran hoznak döntést arra vonatkozóan, hogy milyen szoftvert használjanak, megveszik, telepítik, de amit valójában tesznek az az, hogy a régi folyamatokat egy új technológiába építik be. Ha már új technológiába fektet a cég, akkor ezt a lehetőséget kellene használnia arra is, hogy újragondolja és ha kell megváltoztassa a szervezetet úgy, hogy a folyamatok hatékonyabbak legyenek.

Mit gondol, amikor egy ilyen új technológia kerül bevezetésre, az IT-nek és a HR-nek együtt kell működnie?

Igen, abszolút mértékben. Ezek egymástól távol eső területek, így régóta fennálló probléma, hogy az IT-nek és a HR-nek teljesen eltérő céljaik vannak. A HR-nek támogatnia kell a szervezetet, az IT-nek pedig ehhez a háttérmegoldásokat kell szállítania. Sok vita volt a múltban a HR és az IT között, most mi azt látjuk, hogy a HR-technológiák, felhők beruházásaira vonatkozó döntések átkerültek az IT-től a HR határkörébe. Az IT-t már csak a vásárlás után vonják be, amikor azt kérik tőlük, hogy ezzel a rendszerrel dolgozzanak. Amit mi látunk az az IT új szerepe, azaz már nem szükségszerűen ők hozzák a döntést arról, hogy milyen szoftvert vegyen a cég, ők inkább csak tanácsot adnak arra vonatkozóan, hogy milyen szempontokat érdemes figyelembe venni vásárláskor. Az IT szerepe folyamatos változásban van, amit úgy lehetne összegezni, hogy változóban a döntéshozók személye. Érdekes, hogy sok esetben az IT-nél van a költségkontroll és a szervezet más rendszereit is ők ellenőrzik - sokszor ez szektorfüggő is: például az iparban az IT-nek erős szava van, míg más területeken ez nincs így. Egyes cégeknél az IT csupán tanácsadó, máshol a büdzsé kontrolljáért is felel - nagyon összetett terület ez, mert minden cégnél eltérnek a döntési folyamatok.

Hogyan kellene működnie egy modern HR-rendszernek?

Hagyományosan a HR-rendszerek mindig is egyfajta adatbankok volt, itt tárolták a munkavállalókról gyűjtött információkat, valamint a teljesítményükkel kapcsolatos értékeléseket. A modern HR-szoftvereket már úgy tervezték, hogy mindenki használja őket a vállalatnál, ne csak a HR-es. Ez lehet bárki, egy alkalmazott, egy menedzser, egy HR-szakember, egy fejvadász egy tehetségmenedzser - nekik kell, hogy alkalmas legyen. Ebből következően egyszerűnek kell lennie és a kifejezés, amit még ezzel kapcsolatban érdemes használni, az a hozzáférhetőség. Ezen azt értem, hogy a HR-rendszernek minden felhasználó számára meg kell adnia a munkája elvégzéséhez azt, amire szüksége van, méghozzá anélkül, hogy a felhasználónak ezen túl sokat kellene gondolkoznia és egyáltalán túl sokat kellene tanulnia. Például könnyen meg tudjam változtatni az adataimat, a lakcímemet, a családi állapotomat, a saját adataimhoz könnyen hozzáférjek. A rendszernek értenie kell, hogy én ki vagyok és hogyan akarom használni az információkat. Például a menedzsernek az a feladata, hogy pörögjön az üzlet, nem az hogy HR-dolgokkal foglalkozzon - a modern HR-technológiának tudnia kell, hogy mire van szüksége a menedzsernek, anélkül, hogy túl sok feladatot adna neki. Mert különben a vezetőből lesz HR-es, és nyilván nem ezt akarjuk elérni.

Mit gondol a HR kiszervezéséről? Lehetséges?

Ez egy érdekes téma. Ha 10 évvel ezelőttre visszatekintünk, akkor azt látjuk, hogy az outsourcing nagyon elterjedt volt a HR területén. De én azt hiszem, hogy ez kudarcra volt ítélve. Ugyanis sok HR-osztály a kiszervezésben látta az egyszerűsítés kulcsát: megcsináltatták mással, így gyorsan és könnyen megszabadulhattak az adminisztrációtól. Azonban valójában annyi történt, hogy átadták a régi, rossz HR-folyamatokat a cégeknek, melyek aztán küzdöttek egy régi szoftverrel, melyért egyébként felelősek sem voltak. Szóval nem haladtak semerre, nem volt fejlődés és a cégek, melyek kiszervezték ezen tevékenységüket semmit nem profitáltak ebből, csupán elköltöttek egy rakás pénzt a semmire. A sikeres outsourcing csak ott valósulhatott meg, ahol szántak időt és energiát arra, hogy újragondolják, újratervezzék és egyszerűsítsék a folyamataikat.

Arról is meg kell győződnünk, hogy valóban egyszerűsíteni akarnak-e, hiszen olyan szép és trendi a HR-folyamatok egyszerűsítéséről beszélni, de más dolog valóban meg is csinálni. Az biztos, hogy a bérszámfejtés kényelmesen kiszervezhető, ezt vitán felül áll. A bérszámfejtést egységes és kormányszintű szabályok mentén, eltérések nélkül kell végezni. Ám a HR esetében más helyzet: rengeteg információt nem tudok meg a munkavállalóimról, ha kiszervezem ezeket a folyamatokat. Ezért a bérszámfejtés egyre nagyobb mértékben lesz kiszervezve, míg a HR esetében inkább a cégen belüli egyszerűsítésnek van létjogosultsága.

Ha egy cég eldönti, hogy felhőkben helyezi el a technológiáit, akkor mi kell legyen az első lépés?

Ez a cégtől függ. Nagyon nehéz döntés, sok vita előzi meg, mert sokféle lehetőség áll rendelkezésre. A Success Factorsnál mi először azt szoktuk megkérdezni, hogy hol is akarják kezdeni - ezt kell eldönteni. A képzéssel, a toborzással, a célok bemutatásával vagy egyből mindent felhőben akarnak? Ez a vállalat döntése. Én azt szoktam tanácsolni, hogy azzal a területtel kezdjenek, ahol valószínűsíthetően a leggyorsabb sikert képesek elérni. Ha a vásárlás és működtetés között 6-9 hónap telik el, akkor ez túl sok idő. Van amikor szorít az idő és ha valamit meg lehet csinálni 6-12 hét alatt, akkor az sokkal gyorsabban megtérül, hamarabb fel lehet mutatni az elért eredményeket és ki lehet terjeszteni a rendszert.

A felhőknek köszönhetően kisebb lesz a HR-szervezet az egyes cégeknél?

Nem szükségszerűen. Nem ezért kell a felhő. A felhő támogat minket, úgy gondolom, hogy a HR automatizálása és bármely HR-szoftver bevezetése nagyobb eredményességet fog hozni a HR-osztály életébe. Minél nagyobb az automatizáció mértéke, annál kevesebb erőforrást kell fektetni az egyes feladatokba. Ha például bevezetésre kerül a munkavállalói és menedzser önkiszolgáló pult, akkor ez le fogja csökkenteni a HR-osztály egy főre eső költségét, már ami a belépők adatainak adminisztrálását illeti. A hatékonyság a szoftver bevezetéséből és az automatizálásból fakad, emellett a felhő lehetőséget ad, hogy egyszerűsítsd a HR-folyamatokat.

Lesz olyan idő, amikor minden HR-feladat a felhőben lesz?

Azt hiszem a HR-funkciók igen nagy része már ma is felső-megoldású. Persze egyelőre igen egyenlőtlen világszerte a rendszerek adaptációja. Ahogy említettem az SAP-nak 14 ezer helyi megoldást használó ügyfele van, ám ezek közül sokan hamarosan a felhőt fogják választani. Mások még sokáig maradnak a helyi rendszernél, tovább mint ameddig én itt leszek. Végső soron a vállalati stratégiától függ, hogy miként akarnak boldogulni, hogy az IT által vezetett felhőben látják-e a rendszerüket a jövőben vagy sem. Szóval még sokáig lesznek on-premise megoldások, de az biztos, hogy a trend a felhő felé mutat.