Székcserével fellendülhet a munka

Egy nemrégiben elvégzett kutatásban azt vizsgálták, vajon a cégek jobb eredményt és nagyobb összetartozást érnek-e el azzal, hogy minden hónapban megváltoztatják a kollégák asztalát. Azzal, hogy havonta változtatják a munkatársak helyét, a vállalatok növelni tudják a produktivitást és az együttműködést. Elsősorban arra figyelnek, hogy az egymáshoz közel ülőknek hasonló munkakörük van-e, és azt is újra átgondolják, hogy melyik részlegeket tegyék egymás mellé.

A Kayak.com-nál, egy utazási irodánál, az egyik alapító új szakembert vett fel azért, hogy a segítségével megváltoztassák az alkalmazottak helyét. A támogatók azt mondják, hogy az ilyenfajta kísérletezések nem csökkentik a cég kiadásait, viszont segíthet a legalsó szint kialakításában, főként ha ennek következtében megválnak az elégedetlen alkalmazottaktól.

A nyitott iroda kicsábítja a főnököket az irodáikból

Az utóbbi években sok vállalat a "nyitott iroda és kiosztatlan székek" elrendezést választotta, kimozdítva a vezetőket az irodáikból, és ez a munkatársakat is közös asztalhoz terelte. De néhány cég - különösen a kis kezdő vállalkozások és a műszaki vállalatok - egy új trend szerint ülteti az alkalmazottakat. A közvetlen főnökök azok mellé a kollégák mellé ülnek, akikkel a legszorosabb munkakapcsolatban vannak.

Ez mindig tevékenységfüggő - válaszolta arra a kérdésre Radványi Gábor, a Futureal Csoport főépítésze, hogy a "nyitott iroda" vagy az egymástól elkülönülő irodák célszerűbbek-e. Szerencsés olyan irodai kialakítást biztosítani, ahol a munkafolyamathoz illeszkedő munkakörnyezetet tud magának választani a dolgozó. Így a nagy terű irodában elérhető munkaállomás mellett telefonálás, tárgyalás vagy akár kötetlenebb munkahelyi beszélgetésre alkalmas szeparált terek állnak rendelkezésre. Persze vannak olyan funkciók, amelyek esetében célszerű a cellás kialakítás, de itt is meg kell vizsgálni, hogy a szeparációnak milyen mértéke szükséges, így adott esetben az üvegfalú vezető iroda esetén a vizuális kapcsolat meg tud maradni a beosztottakkal. Az, hogy a főnökök asztalát hova érdemes helyezni, leginkább az adott vezető és a beosztottak munkakapcsolatának a függvénye. Van, aki szereti külön irodából, a részleg bejáratánál "portásként" őrizni a dolgozóit, míg más, szintén elválasztva, de az összes kolléga között végigsétálva elérni a saját szobáját. Elterjedőben van egy ennél demokratikusabb, mindenki egyenlő jellegű elvegyülős gyakorlat is.

A térkialakításnál átgondolandó szempontok

A munkahelyi hatékonyságot szolgáló térkialakítás több tényezőtől függ - mondta a HR Portálnak nyilatkozva Rettegi Zsolt, a Rettegi Felnőttképzési és HR Consulting Bt. vezető tanácsadója. Ezek a következők:

vállalati (cég/szervezet) stratégia, célrendszer

ezzel összefüggésben az elvárt munkatevékenységek, munkakörök, vezetési szintek, létszámok, ezen belül a szervezet teljes létszáma, belsősök/külsősök aránya, ezek kommunikációs szükséglete, a kommunikáció során tárgyalandó témák, ezzel összefüggésben a kommunikáció eszközei/időtartama stb.

a vállalati kultúra és annak a társadalomnak a kultúrája, ahol a vállalat működik

a vállalat infrastrukturális adottságai (nincs mindig ideális helyzet, van, hogy a rendelkezésre álló ingatlanban kel megtalálni a legjobb megoldást)

a dolgozók jellemzői (ez se mindig teljes szabadság), jellemzően milyen munkakörnyezetben képesek a nagyobb teljesítményre úgy egyénileg, mint csapatban.

A lehető legnagyobb mértékű koherenciát kell elérni az alábbi tényezők között:

a szervezet elvárt együttműködési/kommunikációs rendszere (munkaköri kapcsolatok, a kommunikáció elvárt tartalma/jellege (pl. lehet-e közvetett vagy csak közvetlen, milyen hatalmi távolságot kell képviselnie, mennyire érdekazonos vagy érdekellentétet hordozó stb.)/rendszeressége)

a szervezetben dolgozók informális hálózata (klasszikus értelemben vett szociometriája)

a szervezet fizikai/térbeli adottságai (földrajzi elhelyezkedés, telephelyek száma/mérete, infrastrukturális jellemzők stb.)

Egyetértek azzal az állásponttal, hogy a munkahely környezetünk visszahat a munkavégzésünkre - fűzte hozzá a témához Radványi Gábor. Ez több síkon is működhet, hiszen a humánbiológiai hatások, így a természetes bevilágítás, az ergonómia, az inspiráló környezet vagy akárcsak a kollégák zavaró közelsége is befolyásoló tényezők. A munkahelyi hierarchia leképezése, illetve feloldása, a kooperáló csapatok kialakítása pedig a munkaszervezés szempontjából hatnak egy cég hatékony működésére.

A vállalati érdek mindig a termelékenység és a hatékonyság, tehát végeredményben a profit. A HR és vállalatirányítás közös feladata, hogy megismerve a munkafolyamatokat, az esetleg fellépő problémákat, illetve a dolgozói kimondott és ki nem mondott igényeket lehetőség szerint személyre vagy szervezeti egységre szóló megoldásokat találjon. Adott esetben merjen kísérletezni bevonva a kollégákat, kövesse figyelemmel a változásokat és merjen korrigálni. Amennyiben a munkavállaló érzékeli, hogy mindezek részben érte is történnek, segíteni fogja a folyamatokat.

Az alkalmazottak érzelmi állapota befolyásolja az ülésrendet

Felfogásunk szerint nincsenek egyedi, tökéletes receptek - válaszolta kérdésünkre Fodor Miklós, a Fodor Human Resources Kft. ügyvezető igazgatója. Tekintetbe kell venni a cégek kultúrájának egyediségét, és a dolgozók személyiségének összetételét. Ezt pedig leginkább a szervezetben dolgozó HR-esek, szociális érzékkel és téri kreativitással megáldott vezetők tudják átlátni. Jó esetben ezek illetve az éppen aktuális célok és rendelkezésre álló információk alapján tudnak testreszabott megoldásokat javasolni.

A cikk elején említett kutatás szerint az alkalmazottak temperamentuma átragad a többi emberre. A következőkben olvasható az a négy érzelmi állapot, amely meghatározza egy kolléga helyét az irodában:

Hűvös, nyugodt

- Ezek az alkalmazottak kevesebb konfliktusban vesznek részt és úgy érzik, hogy jobban tudnak a többieknél teljesíteni. A munkatársakra valószínűleg átragad ez a viselkedés.

Stresszes, nyugtalan

- A frusztrált, mérges és barátságtalan érzelmi állapot a második leggyakoribb az alkalmazottak között.

Vidám, energikus

- Ha valakinek ilyen pozitív hangulata van, a többiek általában sokkal együttműködőbbek.

Lassú, kevés energiával rendelkező

- A lanyha, letargikus viselkedést veszik át legkevésbé a kollégák egymástól.

Tér/közösség: közösségi munkaterek

Lőrincz Orsolya, a GROW Szervezetfejlesztési Tanácsadó Zrt. tanácsadás üzletágvezetője Brózik Péter egyetemi tanársegéd és dr. Dúll Andrea környezetpszicológus workshopján vett részt, ahol a következők hangzottak el a témában:

Mindennapi cselekvéseink közben egyáltalán nem vagy alig vesszük észre, hogy mennyire szoros kapcsolatban vagyunk a fizikai környezettel. Nem okoz nehézséget letekerni egy kupakot és pohárba tölteni a palackból - úgy, hogy közben meg sem szakítjuk az épp folyó beszélgetést. Egy zsúfolt, forgalmas járdán nem ütközünk össze a többi gyalogossal. Otthonunkban (ahol már jó ideje élünk) szinte csukott szemmel meg tudunk teríteni. Az irodában nap mint nap rutinszerűen helyezkedünk el az íróasztalnál, nem kell odafigyelnünk, hogy melyik fiókot húzzuk ki, ha tollat keresünk. A példák sora végtelen. Mindez arról árulkodik, hogy mindannyian jelentős téri ügyességgel rendelkezünk. Ez a hozzáértés egyáltalán nem, vagy csak alig tudatos, viszont - mint a fenti példákból is látszik - erőteljesen átszövi az élet minden területét. A fizikai környezethez, a terekhez/tárgyakhoz való nem tudatos alkalmazkodás előnye, hogy mentesít az erőfeszítéstől, viszont gyakori ára, hogy a tér vagy a tárgyak úgy "avatkoznak be" az életünkbe, hogy nem is vesszük észre. Ennek negatív következményei is lehetnek: fáradtság, stressz, frusztráció és a személyközi kapcsolatok nem megfelelő alakulása. Sokszor tapasztaljuk, hogy az embereket közösséggé (munkaközösség, vagyonközösség, érdekközösség, hitközösség stb.) kovácsolja a hasonló érdeklődés, célok, motiváció. Vajon közösséggé kovácsolja-e őket a közös térhasználat? A "közösségi munkaterek" egyre népszerűbbek Magyarországon is. Egy-egy ilyen munkahely létrehozása mögött kitapintható elképzelések, elvárások húzódnak meg.

A térkialakítás megtakarítást eredményez: búcsú a könyvelőktől

A MODCo Media, egy new yorki reklámügynökség az utóbbi években három különböző ültetési rendet alkalmazott. Az utóbbi hónapokban a cég összevegyítette a könyvelőket és a reklámügynököket. Ettől azt remélték, hogy a pletykák, a félreértések, amik a telefonon keresztül történhetnek, így megoldódnak, a helyükre kerülnek.

A kísérlet megtakarítást eredményezet a MODCo-nak, pár száz ezer dollárt évenként - nyilatkozta Erik Dochtermann vezérigazgató. Viszont a könyvelők számára rosszul végződött. Az alkalmazottak elkezdték érteni az üzletek pénzügyi oldalát is, így többé nem volt szükség teljes pénzügyi osztályra. Jelenleg a reklámügynökök menet közben elvégzik a pénzügyi munkát is és a pénzügyi vezető ellenőrzi őket.