Boldogabbak-e a kollégák a home office-tól? - bevezettük, teszteljük, gyakoroljuk

Home office: amíg nincs, ez az egyik legvágyottabb dolog a cégnél, amikor már van, mégsem hozza egyöntetűen a „wow érzést”. Hoz ellenben sokkal több változást, mint amire előzetesen gondoltunk. Idén január közepétől a Jobsgardennél elindítottuk a próbaüzemet: rotációs rendszerben a 3 divízióból 1 mindig otthonról dolgozik. Tapasztalatok és számok az első negyedévből.

Amikor a home office átállást tervezgettük, akkor úgy tűnt, hogy a cégből egyértelműen MINDENKI szeretné, hogy ezt bevezessük. A meetingen, amikor a tesztidőszakot bejelentettük, már kicsit árnyalódott a kép. Az látszott, hogy a mindenki az korántsem mindenki: vannak, akiknek semleges a téma, sőt többen teljesen elutasították ezt a megoldást. Abban maradtunk, próbáljuk meg, de közben monitorozzuk a helyzetet. Próbaidőszaknak 3 hónapot határoztunk meg. A méréseket két fókusszal végezzük: változik-e a céges hatékonyság, illetve a hogyan élik meg a változást a kollégák.

A tervezés fázisában a teljesen ad-hoc „mindenki akkor jön-megy, amikor akar” típusú home office-t egyöntetűen elvetettük, mert azt éreztük, hogy ez a belső információáramlásunk hatékonyságát veszélyeztetné. A másik probléma a shared desk volt. Sok felmérés alátámasztja azt, hogy az emberek többsége kifejezetten utálja ennek a személytelenségét és azt, hogy nincs fix helye a cégen belül. Ezt úgy próbáltuk meg áthidalni, hogy a belső irodatérnek csak a 2/3 részét használjuk (2 nagy nyílt teret), ebben a csapatok továbbra is együtt ülnek le és mindenkinek lesz fix helye mindkét irodatérben, de egyik nap az A térben, másik nap a B térben.

Heti 1-2 nap home office, rotációs rendszerben

Az első felmérést a home office indulása előtt készítettük. A csapat összességében inkább pozitívan várta a változást, a legfőbb előnynek értelemszerűen a kevesebb utazást látták és a kollégák feltételezték, hogy elmélyültebben, jobb hatásfokkal lehet majd otthonról dolgozni. Az új rendszerrel kapcsolatban megfogalmazott félelmek között említették, hogy „elhagyom az új laptopot”, „nehezebb lesz a kommunikáció a csapaton belül”, „feszültség lesz a helyek kapcsán, hogy ki hova üljön” és többen számítottak a céges összteljesítmény romlására is. Az első hónap a pozitívumok mellett számunkra is nem várt nehézségekAt okozott: voltak technikai akadályok, kommunikációs nehézségek, munkára alkalmassá kellett tenni az otthoni környezetet és meg kellett küzdeni az önmotiváció fenntartásával.

IT rendszerek, együttműködési platformok

Azt gondoltuk, hogy mivel már mindannyian dolgoztunk otthonról, ezért nem lesznek technikai akadályok. Hát, lettek. Jelenleg minden meetingünk úgy néz ki, hogy valaki online jelentkezik be. Ez jól működött egészen addig, amíg egy 10 fős meetinget nem tartottunk, ahol ketten voltak online és nyolcan offline. Mivel nem gondoltunk rá, hogy a laptop kis kamerája ehhez kevés lesz, ezért kisebbfajta káosz lett a megbeszélésből. Azt is szoknunk kellett, hogy ha többen beszélnek egyszerre, az a normál meetingen is zavaró, de online kifejezetten érthetetlen lesz minden.

Kommunikáció

Azonnali szakmai kérdésnél otthon nincs kitől gyors választ kérni. Lehet persze emailt írni vagy felhívni egy kollégát telefonon, de ehhez is hozzá kell szokni. Az első hónapban rengeteg felesleges kör és hosszú levelezés volt olyan témákban, amiknek igazából semmi értelme nem volt. Az otthoni munkakörnyezet kialakítása Az otthoni székek, asztalok nem olyan kényelmesek, mint az irodai bútorok. Kihívást jelentettek a szomszédok, az eltérő műszakban dolgozó lakótársak és többeknek nehéz volt megtalálni a lakáson belül azt a helyet, ahol semmi nem vonja el a figyelmet a munkáról. Otthon szinte senkinél nincs dupla monitor (sőt semmilyen monitor nincs) és néhányan lassabbnak érezték a munkavégzést a laptop – a korábban megszokottnál kisebb – képernyőjén.

Az önmotiváció fenntartása

Azt tapasztaltuk, hogy a legnagyobb kihívást azonban az önmotiváció fenntartása jelenti. A visszajelzések szerint sokaknak okozott problémát a koncentrálás, a home office-ban összemosódott az otthon és a munka. Van olyan kolléga, aki azt fogalmazta meg, hogy otthonról nehezebb proaktívnak lenni. "Ha esetleg egy sikertelen nap van, az egy külön stressz faktor, hogy én hiába dolgoztam végig becsülettel a napot, ha ez az eredményekben nem látszik” – vélekedett egy másik kolléga. Mások azt jelezték vissza, hogy otthonról többet dolgoznak és sokkal nagyobbnak érzik a rajtuk lévő nyomást.

Tapasztalatok

Az első hónap végén ismét mértünk. A nehézségek ellenére a túlnyomó többség semlegesen vagy pozitívan értékelte a home office bevezetést.

Az eddigi tapasztalataink alapján az első hónapban nem romlott teljesítményünk, de finomhangolásra van szükség több területen annak érdekében, hogy a rendszer tényleg jól működjön.

A 3 hónapos tesztidőszak végén is mértünk, hamarosan döntsek is születnek ennek kapcsán. Az is előfordulhat, hogy csökkenteni fogjuk az iroda méretét.

Hogyan látták ezt a kollégák, mi van a számokon túl?

Lupkovics Edit, IT dívizóvezető:

Ha tanácsadó vagy researcher vagy, akkor szerintem nagyszerű, hogy home office-ban bele tudsz merülni a feladatba anélkül, hogy a szokásos alapzaj, a viccek vagy a spontán interakciók kizökkentetnének. Vezetőként viszont a munkám egy része maga a csapat. Mi egy kicsit olaszos divízió vagyunk, így bevallom, nekem hiányzik, hogy nem látom és hallom ki hol tart, hogy van, mennyire halad vagy nem, mennyire van szüksége támogatásra, segítségre vagy csak arra, hogy együtt örüljünk valami részsikernek vagy egy elhelyezés eredményének. A mindennapi közös munkának van egy íve, dinamikája, összefogottsága. Azzal, hogy ezt időről időre megtöri egy otthon töltött nap, picit veszített a lendületéből az összetartozás, az egy hajóban evezés élménye. Ahogy az egymás motiválásának, felhúzásának eszközei is egészen mások egy térben, mint online.

Örülök, hogy vannak napok, amikor dolgozhatok itthonról, de messze nem vagyok annyira egyértelműen boldog, mint számítottam rá. Sem csapattagként, sem vezetőként. Meg kell állapítanom, hogy nekem tényleg #megvanahelyem a Jobsgardenben. Nem a székemen, hanem az emberek között, akiket kedvelek és nagyra tartok. 

Farkas Vikor, Researcher:

Izgatottan szerveztem át az életem, amikor bejelentették, hogy heti 1-2 nap otthonról kell majd tevékenykedni. Na de, hogy is néz ez ki a gyakorlatban? Pozitívumok: kinyomható a szundi funkció a telefonon (30-90 percnyi plusz idő), lazább dress code, csönd.

Negatívumok: a szociális kapcsolatok hiánya, túl sok inger az otthoni környezetben, a munkahelyinél kényelmetlenebb szék és asztal. Saját élményem, hogy a negatív dolgokat is lehet úgy használni, hogy ne menjen a munkavégzés rovására. Két munkafolyamat között ugyanúgy ér elolvasni egy fejezetet a kedvenc regényünkből, mint bent az irodában inni egy kávét. A csöndet kihasználhatjuk arra, hogy a monotonabb munkafolyamatokat gyorsan megcsináljuk az otthon töltött napon. A szociális kapcsolatok fenntartása pedig annak ellenére, hogy nem tartózkodunk egy közös fizikai térben könnyen megoldható, hiszen két kattintással már kezdeményezhető egy video call, amivel felesleges emailváltás nélkül oszthatjuk meg mondanivalóinkat.

Mindenképpen szükséges kiismerni önmagunkat, hogy miként éljük meg kényelmesen az otthoni munkavégzést. De egy kialakított rutinnal gond nélkül vehető az akadály, ami után már csak annyi marad, hogy élvezzük a home office nyújtotta előnyöket.

Paulovics Éva, a Jobsgarden ügyvezetője

A cikk eredeti változata az Üzlet és Pszichológia áprilisi számában jelent meg.