Céges bögre helyett információátadás

Hogyan lehet az onboardingot hatékonyabbá tenni?

Számos olyan technika létezik, ami költséghatékonyan, mégis eredményesen támogatja a szervezetek onboarding folyamatát, az új kollégák beillesztését. Ezekből mutatunk párat, hogy lássátok, milyen egyszerűen kellemesebbé tehető az első időszak a frissen belépő kollégáknak.  

Hogy készüljünk az első napra? 

A teljes onboarding folyamat kulcsa a felkészülés, ez okozza az egyik legnagyobb fejtörést a cégeknek. A legtöbb esetben rengeteg különböző munkakör van, amelyekre változó gyakorisággal lépnek be új kollégák, és minden munkakörnél más és más a felkészülés folyamata. Szerteágazik például a szükséges eszközök és jogosultságok igénylése. Míg egy fizikai dolgozónak megfelelő munkaruha, védőfelszerelés, munkaeszközök elengedhetetlenek az első naptól, addig egy szellemi munkatársnak belépőkártya, munkaállomás, számítógép és jogosultság szükséges az összes általa használandó rendszerhez.  

Jó gyakorlat, ha munkakörönként vagy legalább munkakör-csoportonként (pl. asszisztensek) összegyűjtjük, hogy mik a szükséges eszközök, jogosultságok. A szakmai vezetőknek adjunk az igényléshez egy könnyen kezelhető digitális megoldást, akár a ticketing rendszerben, akár egy egyszerű form kitöltésével, és építsük be az igényléseket jóváhagyó vezetők, IT-s munkatársak értesítését. 

Az eszközök mellett az emberi oldalra, a leendő munkatárssal való kapcsolattartásra is nagy hangsúlyt kell fektetnünk. Szakmai vezető és recruiter egyaránt (vagy felváltva) erősítheti a kötődését a csatlakozásáig, ha a sok szempontból kritikus felmondási idő alatt felhívja, információkat ad az első napjáról, érezteti vele, hogy számítanak rá. Itt nem kell nagy dolgokra gondolni, elég egy 5 perces hívás is, amiben a szakmáról, a leendő feladatokról beszélünk. 

Mi történjen az első napon? 

Az első nap döntő élmény az új kolléga életében, rögtön képet kap a cég szervezettségéről: várják-e, ki fogadja, elő vannak-e készítve a szerződések, nyilatkozatok, eszközök, amik szükségesek már az első napjához. Jól felkészülni a fent említett teendők elvégzésével lehet, illetve értékes, ha van egy checklista, amit a vezetők alkalmazhatnak, kitérve az igénylésen kívüli teendőkre: kötelező képzések beütemezése, tréningek és tréninganyagok összegyűjtése, rendszerek oktatása stb. 

A szakmai vezető mellett jó, ha van egy úgynevezett buddy is, akit azonnal bemutatunk a kollégának. Ő az, aki szakmai témákon kívül segít a beilleszkedésben, a céges kultúra és szabályok megismerésében az első időszakban. 

Az első napon mind fizikai, mind szellemi munkavállaló esetén kulcskérdés, hogy rendelkezésre álljon egy menetrend, amin végighalad a betanulás során. Ennek tartalmaznia kell, hogy mely infót, kitől és honnan szerezhet meg, mely munkafolyamatokat kell megtanulnia, milyen rendszereket kell használnia, ezeket hogyan sajátíthatja el. Legjobb, ha ezt digitális formában a kezébe is tudjuk adni, nem csak a szakmai vezető fejében van meg egy ködös tervként, hogy „majd odaül valaki mellé és megtanulja”. 

Ennél még profibb a korai elköteleződés erősítésében, ha az új munkatárs kap egy karriertérképet, amely tartalmazza szakmai területenként, hogy melyik pozícióból hova tud fejlődni, mit kell ehhez elérnie, milyen képzéseken kell részt vennie. Ezt akár játékos formában is kínálhatjuk, illetve célként is kitűzhetjük az új kollégának, hogy ismerje meg a társterületeket, és a majdani pozíciólehetőséget már az onboarding korai szakaszában. 

Az elköteleződés kialakulása már az első pillanatokban elkezdődik azzal, ha folyamatosan pozitív benyomások érik az új belépőt. Minél több információ áll rendelkezésére, annál inkább csökken az az általános bizonytalanságérzés, és az abból fakadó szorongás, amin mindenki átesik amikor egy új, számára ismeretlen élethelyzetbe kerül.

Vajon mi lehet a megoldás abban az esetben, amikor a csapat megmarad az ötletek szintjén, de nem jut el a cselekvésig? Többek közt erre keressük a választ 2019. november 20-án üzleti reggelinken, és előadóink segítségével bemutatjuk, hogy ebben a helyzetben milyen vezetői eszköztárhoz lehet nyúlni. Ha felkeltettük az érdeklődésed, csatlakozz hozzánk: https://nordconn.com/uzleti-reggeli/ 

 

   Német Nóra 

   HR Consulting Lead @Nordconn International

 

 

   Gyenei Orsolya 

   HR tanácsadó @Nordconn International