HR Digitalizáció II: sokan mondják, kevésnek sikerül - Az alultervezés problémája

Ahogy mondani szokták, ha a sivatagba indulsz, és 5 liter vízre lesz szükséged, akkor 6 litert vigyél magaddal. Mások az arányok, de hasonlóan van ez a HR digitalizáció költségtervezésével is. Ma a digitalizációs projektek 70%-a bukással zárul. Mit tud jobban, aki sikerrel szerepel ebben a versenyben? Honnan tudja, mit kell „digitalizálni”? Hol rontja el a többség? Aki csak HR digitalizációra adja a fejét, ellenőrzésképpen olvassa át az alábbi listát, mielőtt a vezetőség elé viszi a pénzkérést. Legyen toborzás, beléptetés, teljesítményértékelés, képzés és fejlesztés a HR digitalizáció célterülete, az alábbiak egyaránt érvényesek.

Miért fontos ez a téma? 

A HR és IT vezetők véleménye szerint a HR digitalizáció 2022-ben hatalmas slágertéma lesz. Ezen belül is a legnépszerűbb terület a toborzás digitalizáció lesz (szakértők 49%-a mondja), ezt követik az employee experience és portál témák (48%), valamint a skill és karrier tervezés (46%). 

Érezhető, hogy a munkavállalók megtartása érdekében a cégvezetők egyre többet bevetnek. Ma már a minőségi munkahely egyik eleme a normális technológiai támogatás. 

 

A digitalizáció ma luxus 

Bár a „digitalizáció” szótól hangos a szakma, és a vezetőknek joggal támadhat az az érzése, hogy ki ne maradjanak a jóból, a valóság kicsit más képet fest. Az IT szakértők bérei soha nem látott magasságokba lőttek ki, amelyek a digitalizációs projektek költségeit is drasztikusan emelik. A nagyobb cégek bátrabban vágnak bele egész vállalatot érintő projektekbe, míg a kkv-k óvatosabban költenek. Sajnos a siker kulcsát jelentő változáskezelési tételen szoktak a cégek leginkább spórolni. 

 

 

Alultervezzük a budget-et 

A hirtelen, gondos tervezés nélküli projektekre rengeteg a példa. A HR digitalizáció egy különösen veszélyeztetett terület, mivel a HR és IT közötti kapcsolat, „közös nyelv” hiánya nehezíti a kölcsönös megértést. Nézzük alább a listát, az időt és a költséget sokszor egymás szinonimájaként használhatjuk. 

 

Az előkészítés költségei 

- az elvárások, igények megfogalmazására szánt idő, a HR csapat ideje;

- a vezetők és a kollégák ideje a követelménygyűjtés során;

- a jogi és az adatvédelmi csapat munkájának költségei;

- a külső tanácsadó díjai;

- az előkészítésre, a téma kutatására, lehetséges megoldások keresésére szánt idő költsége, amennyiben külső tanulmányt, vagy kész kutatási anyagot vásárolunk, annak a költsége;

- a vezetői döntéselőkészítés ideje és költségei.

 

A HR folyamat javításának költségei 

A HR terület digitalizációja során – de még mielőtt szoftvert választanánk, és hozzákezdenénk a bevezetéshez – a kapcsolódó HR folyamatot is rendbe kell tenni: 

- a belsős stáb és külső tanácsadók költségei, a belsős stáb, azaz a saját munkavállalók idejének költsége;

- a döntés ideje, a döntés utáni, külső-belső kommunikáció költségei;

- a folyamatáttervezés költségei, az átmeneti időszak miatti túlmunkák költségei, valamint a bevételkiesések.

 

 

A döntés és kiválasztás költségei 

- a belsős stáb, azaz a saját munkavállalók idejének költsége;

- a szoftver kiválasztására fordított idő, az összehasonlítás ideje, a tendereztetés ideje és költségei, a demók költségei;

- a döntés, a vezetőség ideje, a visszadobott és javítandó döntéselőkészítő munka, az új verziók kialakítása.

 

Fejlesztés költségei 

- fejlesztési költségek;

- bérelt HR szoftver esetén a bérlés költségei, rendszeres díjai;

- integrációs költségek más HR, vagy pénzügyi alkalmazásokkal;

- tesztelés költségei mind a HR, mind a felhasználók részéről, demók, átadás-átvétel költségei;

- szükséges esetén a fejlesztőkörnyezet költsége, licenszdíjak, infrastruktúra költségek, amennyiben szükséges arra költeni;

- tartalék idők és költségek.

 

A változáskezelés költségei 

Az elbukott projektek első számú oka az, hogy a felhasználók elutasítják az új megoldást. A legtöbb projekt ezen a tételen spórol, vagy eleve nem is veszi figyelembe. A HR digitalizáció során még inkább igaz, hogy minden változáshoz idő kell. Nézzük át, mire kell tervezni: 

- rendszeres, alapos kommunikáció költségei;

- tartalomgyártás, szövegírás és design költségek;

- tananyagok, tréningek készítésének költségei, oktatói és oktatási költségek;

- események, rendezvények költségei, helyszínbérlés;

- külső kommunikáció költségei, hirdetés, esetleg branding.

 

Támogatás és utánkövetés 

- fejlesztési (technológiai support) költségek, belső és külső rendelkezésre állás díjai, vezetői, felhasználói kérdések, panaszok és igények kezelése;

- folyamatos licenszdíjak;

- követő (utólagos ötleteket, igényeket) megvalósító fejlesztések költségei, további integráció költségei;

- a projekt „későbbre sorolt” elemeinek költségei;

- tervezett és terven kívüli verzióváltás költségei.

 

Készen vagyunk már? Nem! 

Mivel a projektet nem robotok, hanem emberek végzik, felmerül két elkerülhetetlen tétel. Jobb előre tervezni rá keretet.

Tartalékot minden esetben tervezzünk be. Bukás lehet a vége, ha a pénz a befejezés előtt elfogy, vagy a konkrét határidő nem teljesül.

Változások, menet közben felmerült ötletek, igények minden projektben előkerülnek. Ha a projekt nem is enged semmilyen változást, akkor is kell időt betervezni a kérdések, igények kezelésére.

A cikk a 2021 novemberi Munkajog szaklapban megjelent.

Későbbi cikkünkben bemutatunk néhány „klasszikusnak” számító buktatót.

Források: AIMultiple, PwC 2020.

 

A cikk folytatását itt olvashatod.

 

Renfer Péter

HR-IT szakértő, Nordconn