HR digitalizáció I: sokan mondják, kevésnek sikerül

Melyek a legfontosabb területek? Ma a digitalizációs projektek 70%-a bukással zárul. Mit tud jobban, aki sikerrel szerepel ebben a versenyben? Honnan tudja, mit kell „digitalizálni”? Hol rontja el a többség? Melyek azok a területek, ahol már lehet mások tapasztalataira építeni? Cikksorozatunk első része abban ad támogatást, hogy bemutassa a HR digitalizáció legfőbb témáit, területeit.

Mi az a digitális HR? 

A cégek digitalizációs átalakítása az, amikor üzleti eredményesség növelése érdekében IT megoldásokat vezetünk be és egyben a folyamatot is javítjuk. Sikeres digitalizáció az, amikor a kollégák a megoldásokat használják is, és valóban időt és fáradságot takarít meg a számukra. 

HR területen a digitalizációról akkor beszélünk, amikor az átalakítást a toborzás, megtartás, hatékony munkavégzés és más HR funkciók támogatása érdekében vetjük be. 

 

Könnyű kezdés, izzadságos siker 

Ma a digitalizációtól hangosak a közösségi portálok, a sajtó. A zaj hatalmas, azt a hitet kelti, hogy aki elindul a digitalizáció útján, sikerrel jár. 

A cégvezetők vezető álma egy zökkenőmentesen száguldó folyamat, amely termeli a profitot. Nehéz ma nem elhinni, hogy a digitalizációs törekvések sikerre jutnak. Ezért sokan döntenek úgy, hogy a céges tevékenységek támogatására egy-egy alkalmazást választanak, amitől azt remélik, hogy hatékonyságot javítja. Munkáltatói szempontból a cég egy vonzóbb munkahely lesz. Szinte biztos befektetésnek tűnik a jövőbe az app kiválasztása és bevezetése. 

A problémák akkor jelentkeznek, amikor a kollégák elkezdik nem használni az új appokat. Nem értik, nem szeretik, nem merik. Ekkor szokták a résztvevők megérteni, hogy a digitalizáció nem egy informatikai, műszaki projekt, hanem emberekre, tevékenységekre épülő komplett program, alapos átgondolás ÉS technológia. 

Nézzünk néhány HR digitalizációs területet, amelyre itthon számos sikeres példából meríthetünk. 

Toborzás 

A toborzó rendszerek – ez a kategória az ATS (Applicant Tracking System) – a nyitott pozíciók betöltését teszik könnyebbé. Aki csak érintett a toborzásban, ideje szabadul fel és gördülékenyebbé válik a toborzás. A jelölt jobb eséllyel kap visszajelzéseket. A toborzó időt takarít meg a kiválasztással, kulcsszavas kereséssel, szűrésekkel, a cégvezető gyorsabban tájékozódik a felvételekről. Könnyebb az előszűrés, interjúszervezés, kiválasztás, jelöltkezelés, tesztkiküldés, értékelés. A fejvadász ügynökségekkel az elszámolást könnyíti. Nem „kézzel” kell a GDPR-nak megfelelni, a CV-ket megbízhatóan lehet tárolni. Búcsút lehet inteni az excel-es, email-es kényszermegoldások, mindennap órákat felemésztő keresések jelentős hányadának is. 

Ma egy igényes munkahely egyik ismérve, ha a toborzásra rendszert használ. Magyarországon a cégek 50%-a használó toborzó appot, 65%-uk automatikusan készítik a toborzási kimutatásokat. Az arány hűen mutatja, hogy van tere a fejlődésnek, így érdemes jól átgondolni és belekezdeni. 

 

Beléptetés, kiléptetés 

Az új kollégák belépésének szervezése embert próbáló, hatalmas adminisztratív feladat. A hibalehetőség jelentős, és a munkaviszony elején a csalódás veszélye is fennáll hibázáskor. A vezetővel, csapattal való találkozás, eszközök, hozzáférések átvétele, a belépő képzéseken való részvétel komoly beléptetési folyamatot, szervezést és kiszolgáló informatikai eszközt követel meg. Hasonlóan, a kilépéskor aktuális feladatokra is szükséges egy konkrét listát látni, hogy milyen eszközöket, jogosultságokat kell visszavenni a kollégától. 

A DigitalGroup kutatása alapján a cégektől kilépő kollégák egyharmadának marad hozzáférése az előző munkahelye állományaihoz*. Hazánkban a cégek 40%-a állítja, hogy rendelkezik leírt, fix onboarding folyamattal. Mentor, vagy buddy programot a cégek negyede alkalmaz. 

 

HR Analitika 

Ahogy mondani szokták, konkrét adatok nélkül nem információnk van, maximum véleményünk. Hitem szerint egy mai modern HR vezetőnek, HR munkatársnak is jár az adatelemzésre képes szaktudás. Az a HR vezető, aki érti az üzlet működését és ehhez elő is tudja állítani (állíttatni) a legfontosabb jelentéseket, kimutatásokat, nem kell bizonyítania, hogy helye van a board-ban. 

Az analitika a HR fő funkcióira kiterjed és méri többek között a következőket: toborzási eredményesség, átfutási idők, fluktuáció és megtartási arány, foglalt/szabad kapacitások, kompetencia vagyon, illetve hiány, képzések, teljesítményértékelés, bérek és számos egyéb terület. 

A HR analitika a kiaknázható céges adatvagyonra épül és abból nyeri ki a fenti mérőszámokat.  

Chatbotok 

A pár éve még ritkaságnak számító chatbotok pályája felívelt. Sok cég ismerte fel az időmegtakarítás lehetőségét ezekkel az eszközökkel. A chatbotok jó szolgálatot tesznek sokszor ismételt kérdések, közhasznú információk, egyszerűbb kérdések megválaszolásában a dolgozók számára. Hasonlóan a végen belüli működéshez, a toborzási érdekében a portálra, céges közösségi oldalra telepített chatbot megoldások is jelentős időt takarítanak meg a jelölttel való kezdeti kommunikáció során. A chatbotok elfogadottsága folyamatosan emelkedik, sokan eleve nem keresik a személyes kommunikációt a kapcsolatfelvétel elején. 

Mivel a mesterséges válaszok riasztóak is lehetnek, fontos a chatbotnál előre meghatározni, hogy a beszélgetésben meddig reagáljanak, és hol adják át ügyintézőnek a fonalat. 

 

Teljesítmény menedzsment 

A HR digitalizációnak ez a területe mára egyre inkább elterjedt. Számos közép- és nagyvállalat tartja fontosnak, hogy a kollégák konkrét célokat kapjanak és a fejlesztésük is szervezett, egyeztetett és folyamatosan megbeszélt módon történjen. A jó folyamat és az alkalmazás segíti a céges, csapatszintű és személyes célok meghatározását és vezeti az elért eredményeket, emellett lehetővé teszi a visszajelzések kezelését. A megoldásoknak meglehetősen széles választéka érhető el, a komplexebbek a skillek/kompetenciák kezelésében is támogatást adnak, illetve kapcsolódnak képzési, illetve kompenzációs rendszerhez. 

 

Képzés, fejlesztés 

Ennek a HR területnek szerencsére Magyarországon sok sikeres digitalizációs példájával találkozhattunk, azonban most újra reneszánszát élik a megoldások. A pandémia óta a távoli oktatást lehetővé tevő megoldások felértékelődtek. A legfrissebb rendszerek kezelik a kollégák képzési igényeit, terveit, illetve a megszerzendő skillek kőré szervezik a képzési anyagokat, vizsgákat. Ma a kollégák megtartásának egyik fő eszköze a képzés, így ennek a területnek a fejlesztése kiemelkedő. 

A cikk a 2021 októberi Munkajog szaklapban megjelent.

(Az operatív digitális személyügyi megoldások – dolgozói nyilvántartás, bérszámfejtés – cikkünknek nem terjedelme.) 

Források: HRFest 2021, AIMultiple, The DigitalGroup 2020, PwC 2020. 

 

A cikk folytatássát itt találod.

 

Renfer Péter

HR-IT szakértő, Nordconn