Mit ér a digitalizáció, ha marad minden a régiben?

Egy toborzási rendszer bevezetése a folyamatok egységesítését is magával hozza – ha van rá befogadókészség.

Gyakran felmerülő kérdés, hogy a digitalizációt célzó kezdeményezés a vezetői oldalról vagy a HR terület munkavállalói részéről értékesebb. A sikeres informatikai fejlesztés érdekében mindkettő alapvető fontosságú, hiszen a felhasználói és a finanszírozói, döntéshozói oldal hozzáállása egyaránt lényeges. Tapasztalataink alapján azonban különös jelentőséggel bír a vezetői elkötelezettség.

Toborzási rendszerünk (ATS fejlesztésünk) bevezetése kapcsán ugyanis azt tapasztaltuk, hogy döntő fontosságú volt a vezetőség véleménye a digitalizációval járó, folyamatokra ható változásokkal kapcsolatban. A digitális megoldás előtti időszakot az illetékes HR-esek által helyben szokásos módon vezetett és tárolt táblázatok jellemezték, amely a vezetőség számára egy átláthatatlan rendszert jelentett és egy olyan módszert, amelyet kizárólag az ismer, aki azzal dolgozik.

Az igényfelmérést célzó workshopjainkon gyakran derült fény olyan különbségekre, mint például az interjúkörök maximális-minimális száma, vagy hogy hány nap telhet el legfeljebb egy CV beérkezése és az előszűrés között.

A fent említett vezetői hozzáállás, az egységesítés igénye nagyban megkönnyítette a toborzási rendszer bevezetését, hiszen emiatt a szemlélet miatt már nem kellett a kivételes használati esetekhez igazodni. Ezekben a szituációkban a vezetőség felvállalta, hogy a folyamatbeli problémákat nem az informatikai rendszer oldja meg.

A digitalizáció ebben az esetben az egységesítést, a folyamatok egyszerűsítését hozta magával, és így megkönnyítette az együttműködést a vállalaton belül dolgozó HR-esek közt.          

Tapasztalataink szerint azonban a különféle szervezetek vezetőinek másféle az elkötelezettségi szintje. Ahol ez egységesítést magába foglaló újításra törekvés hiányzik, és a kivételek erőltetése továbbra is az irányvonal, ott túlbonyolított rendszerek születnek. Ezeknek a hátránya, hogy a működésüket idővel egyre kevesebben ismerik. Ha időközben a munkakört már más személy tölti be, akkor ez a probléma még súlyosabbá válik.

Az egységesítés természetesen nem jelenti azt, hogy ne lehetne eltéréseket kezelni, ezt azonban érdemes olyan szinten tartani, amelyet jól lehet kezelni a beállításokban, például mennyi idő után írjon ki a rendszer figyelmeztetést, ha az előszűrés vagy az interjú még nem történt meg. Számos esetben viszont ennél bonyolultabb kivételkezelési igények fogalmazódnak meg, amelyek nemcsak a fejlesztési időt, de a költségeket is növelik.

Mit tapasztaltok, nálatok mennyire elkötelezett a vezetőség a digitalizáció iránt, és mennyire sikerül a kollégáknak változtatni az egységes folyamatok érdekében a napi feladatokon? A digitális megoldásoknak sikerült megkönnyíteni a mindennapi munkát?

info@nordconn.com

hrdigi@nordconn.com