2020 a munkáltatói felelősség éve, avagy Back to New Normal

A visszatérés minden szempontból alapos előkészítést és részletes tervezést igényel, amely az összes vállalati területet érinti. Különösen igaz ez a HR-re, amely a munkavállalók „jóllétért” felel, illetve a belső kommunikációra, amely pedig az általános jól informáltsággal hivatott csökkenteni a szorongást és bizonytalanságot. A visszatérés során a kollégáknak új igazodási pontokra van szüksége és számos jogos kérdés merülhet fel bennük: Mi lesz a Home Office-al, hogyan kell bejárnom? Hogyan védik az egészségem a munkahelyen? Mikor mehetek szabadságra? Utazási tilalom feloldását hogy kezeljem? Lesz-e előléptetés? Visszaállítják-e a cafeteriát, ha igen mikor? Mi lesz a lecsökkentett fizetésemmel? és a kérdéseket még hosszasan lehetne sorolni. Egy biztos, az összes szakterületi változtatást, amelyet az újraindítás hoz, és amely érinti a kollégák mindennapi életét időben szükséges kommunikálni vállalaton belül. Ekkor cselekszik felelősen egy munkáltató.

Home Office megy vagy marad?

Meggyőződésem szerint a kollégák egészsége és biztonságérzete egy a válságban is felelős munkáltató (employer responsibility) számára elsődleges. Ennek van alárendelve a munkahely, iroda, munkaállomások új, az egészségügyi social distancingnak megfelelő kialakítása. Az előbbiek feltételezik a munkavállalói élmény újragondolását is. A távoli munkavégzés bizonyított és egyesek számára valószínűsíthetően ez marad jövő munkavégzési módja. Ugyanis áttörte az üvegfalakat a vezetők fejében és bizonyította, hogy számos munkakör esetén eredményesen működtethető. Nyilván lesznek, akik alig várják, hogy bejárhassanak újra a munkahelyre, míg mások előnybe részesítik majd a további otthonról történő munkavégzést. HR feladat ennek a kényes, új egyensúlynak a megtalálása annak érdekében, hogy az elkötelezettség ne törjön meg, a munkavállalók hatékonysága maximalizálva legyen és a csapatok közötti szinergiákat is újra ki lehessen aknázni. Azt is bizonyította az elmúlt időszak, hogy egyes értekezletek virtuálisan is megtarthatóak (MS Teams, Zoom, Skype for Business, Webex stb.) és nincs feltétlenül szükség annyi utazgatásra, mint előtte volt. A rugalmas munkavégzési módok megerősödése hatással lesz a cégek által bérelt irodaterületek kialakítására is.

Social Distancing újragombolva

A Social Distancing érdekében érdemes olyan megoldásokat átgondolni a szellemi munkavállalók esetében, mint például A/B „műszak”: a létszámnak mindig csak a fele tartózkodik az irodában, a másik fele otthonról dolgozik és a csapatok hetente rotálnak. A másik ajánlott lehetőség a heti 4 nap irodai munkavégzés és 1 nap home office. Említhetnénk a székek megritkítását a tárgyalókban vagy a munkaállomások között a 1,5 méteres távolság biztosítását, az asztalok elválasztását plexi lapokkal vagy akár egymástól történő széthúzását. Az új nyitás kiváló alkalmat teremthet a clean desk (tiszta asztal) policy bevezetésére. Ehhez javasolt személyes tároló-szekrények kialakítása. Fontos lehet befűzni a belső kommunikációba, hogy milyen rendkívüli fertőtlenítő protokoll lép életbe és ez milyen elvárásokat támaszt a munkavállalókkal szemben (például a munkaállomás felületének fertőtlenítése munkavégzés után). A maszkok, kesztyűk, kézfertőtlenítők biztosítása - privát, munkahelyen kívüli használatra is - korrekt és felelős intézkedés. Le lehet korlátozni a céges konyhába, tárgyalókba, kantinba, kávézóban egyszerre tartózkodható és étkező személyek számát is.

Olyan intézkedések is szóba kerülhetnek, mint például a hőkamera telepítése a bejáratokhoz, a liftben egyszerre utazók számának maximalizálása (2-3 fő), maszkhasználat kötelezővé tétele külsős látogatók számára. Érdemes bizonyos folyosókat is egyirányúvá tenni és a megfelelő menetirányt matricákkal jelölni és a közösségi terek létszámkorlátját is bevezetni. Azt tanácsoljuk, hogy a külsős meetingeket továbbra is online tartsák és ha megoldható minden második széket tegyék ki a tárgyalókból. A központi fertőtlenítés pedig ajánlott napi szinten akár többször is elvégezni. Az irodaházak üzemeltetői irányába jogos elvárás lehet, hogy a központi légkezelő rendszer (hűtő-fűtő, illetve friss levegő befújás) HEPA (high-effency particulate air) filterekkel legyen ellátva a nagyobb egészségügyi biztonság érdekében.

Jól informáltság, kiszámíthatóság

Azon munkáltatók, aki felismerték a munkavállalóik természetes emberi igényét a biztonságra, stabilitásra, kiszámíthatóságra, törődésre, gondoskodásra jó úton járnak. A kialakult helyzet megváltozott vezetést, gyors döntéshozatalt, illetve jelentős információs igényt hívott életre vállalaton belül. A visszaállás során is érthető a munkavállalók fokozott igénye a kiszámíthatóságra és a jól informáltságra. Alapvető vállalati érdek, hogy a dolgozók értsék, milyen helyzetben van a cég és melyik intézkedés miért történik. Így az azonosulás, elköteleződés is sokkal jobban biztosítható. Belső kommunikációs kihívásként jelentkezhet elmagyarázni a munkavállalóknak, miért járjanak be dolgozni az irodába, ha eddig home officeból is megoldható volt az ügymenet. A Home Office 2.0 rendszerének kialakításába érdemes lehet bevonni a munkatársakat egy lekérdezéssel (pulse check), ki hogyan gondolkodik róla, ki mit preferálna. Javasolt lehet továbbá összefoglalni, láthatóvá tenni és tudatosítani a kollégákban, hogy az elmúlt hónapokban milyen új értékekkel, megoldásokkal gazdagodtunk, milyen hatással voltak a történések a vállalati kultúrára. Az érvényben lévő egészségügyi intézkedéseket javasolt látható módon állandó jelleggel az intraneten, dashboardon, plakátokon a közösségi terekben és irodákban megjeleníteni.

A felelős munkáltatók az elmúlt időszakban minden eszközzel megpróbálták csökkenteni az alkalmazottak szorongását. Tanácsadói munkánk során olyan megoldások bevezetését segítettük, mint például a rendszeres online jóga, fitness videók, virtuális pszichológus, különböző virtuális kihívások meghirdetése (Főzzünk együtt, Ossz meg régi céges fotókat stb.), Home Office montázs (Így dolgozunk mi), saját céges maszkok varrása vagy akár maszk szépségverseny stb. Ezek az intézkedések a kapcsolattartást, az összetartozás érzését erősítették akkor, amikor sokan izolálva érzeték/érzik magukat társaiktól.

Néhány vállalat az elmúlt időszakot arra is felhasználta, hogy kulcsmunkatársait új, a sikeres nyitás szempontjából kritikus skillekkel vértezze fel, amelyek megfelelnek a megváltozott piaci elvárásoknak (e-learning, virtuális coaching). Nagy szerepe van/lesz a technológiai, digitális affinitásnak, a távolról történő csapatvezetésnek, a nagyobb empátiának és a Home Office árnyékában végre a vezetői mikromanagement elengedésének. Ezek a felismerések valószínűleg a tréning piacnak is új lendületet adhatnak, hiszen a megbízói oldal új vagy átalakított képzési igényekkel jelentkezik majd.

Employer responsibility

Ebben a különleges időszakban az employer branding (munkáltató márka) szerepét átmenetileg az employer responsibility (munkáltatói felelősség) veszi át. Ilyenkor mutatkozik meg igazán, hogy egy vállalat csak a szlogenek szintjén volt elkötelezett az elmúlt években a szűkebb környezete iránt vagy valóban hitelesen képviseli, komolyan gondolja azt. Az elmúlt 2 hónapban versenyfutás zajlott az idővel a károk csökkentése érdekében, így a rugalmas alkalmazkodás, a gyors döntéshozatal és a rendszeres tájékoztatás elsajátítása életbevágó volt. Az év több, mint a fele azonban még előttünk van és erősen nehezített pálya várható. Ezért az újraindulás során azok a munkáltatók lesznek sikeresek, akik nem „csupán” az ügyfeleikkel törődtek, hanem legalább annyira foglalkoznak munkatársaik „jóllétével” és azzal, hogy kollégáik a kialakult helyzet ellenére is biztonságban érezzék magukat, ne kelljen tartaniuk munkahelyük elvesztésétől. Kizárólag a felelősen cselekvő munkáltatók tudnak a válságból reputációsérülés nélkül „kvázi győztesen” a munkaerőpiac felé kijönni. Emiatt lesz 2020 a munkáltatói felelősség éve.

Kádár Balázs
Belső kommunikációs & HR marketing szakértő
Bindermann HR Kommunikációs Kft.