A siker kulcsa a komplex HR informatika

Eljött a HR szoftverek ideje

Sozen Leimon HR Magazine-ban megjelent cikke szerint a 2010-es esztendő új kihívások elé állítja a HR vezetőket. Egyszerre kell megtartani a meglévő tehetséges és szorgos munkaerőt, valamint hatékonyabbá tenni a cégeknél a toborzási tevékenységet. A munkaerő megtartásához hatékony ösztönző és karriermenedzsment tervezésre, a toborzások eredményessé tételéhez a felvételi technológiák szélesebb tárházának használata szükséges. Mindezt természetesen a lehetséges szubjektív elemek minimalizálásával kellene végrehajtani. E feltételeknek komplex szoftveres támogatás nélkül ma már nem lehet megfelelni. Ez okból - szintén az ő véleménye szerint - a HR szoftverek piaci részesedése 2010-ben meghaladja a 20 százalékot.

Mit ad nekünk egy jó HR rendszer? Megtérül-e a beszerzésére fordított összeg? Nem vesz-e el túl sok időt a rendszer elsajátítása a munkatársaktól? Megbízhatóak- e a rendszer által javasolt intézkedések, jelöltek? Dobozos, vagy egyedi fejlesztésű szoftvert válasszunk? E kérdéseket mindenképpen meg kell vizsgálnunk, mielőtt döntést hozunk.

A hatékony kiválasztási folyamatok és a megbízható karriermenedzsment alapja is az egyes munkakörök betöltéséhez szükséges kompetenciák definiálása, súlyozása, mérhetővé tétele. Ezek lefektetése megadja a lehetőséget az objektív kiválasztási és teljesítmény-értékelési folyamat megvalósításához.

Példaként nézzünk egy folyamatot, melyben a keresett munkaerő a jelentkezést egy webes alkalmazáson keresztül úgy regisztrálhatja, hogy közben a munkakör betöltéséhez szükséges kompetenciák felmérése is megtörténik. A HR-es munkatársunk munkáját már segítettük azzal, hogy a KO kritériumok alapján kizárható jelentkezők behívását nem szükséges elvégeznie. A folyamatot tovább finomítva az alkalmas jelöltek részt vesznek egy AC szűrésen. Ebben a fázisban a kiértesítéstől a feladatok kiosztásán át, az értékelők kirendelése, majd a jelöltek egyes kompetenciái értékelésének pontos adminisztrációja meglehetősen nagy élőmunka igényt támaszt, ami jelentősen csökkenthető, pontosítható - sok esetben automatizálható - informatikai támogatással.

Végül az AC-n megfelelt jelöltek behívhatóak interjúra, melyen az értékelő az értékelési szempontok szerint jellemzi a rendszerben a jelöltet. A folyamat végén alkalmazásunk rangsorolni tudja a potenciális jelölteket - ezzel jelentős terhet levéve HR munkatársunk válláról - továbbá az eredmények archiválásával a következő toborzási kampányunkhoz is segítséget nyújthat.

Egy jó karriermenedzsment alrendszer biztosítja az érintett munkatársak teljesítményének kompetenciaalapú mérhetőségét, ezen keresztül a fejlesztésre szoruló készségek meghatározását. A képzésmanagement modullal történő együttműködés révén az értékelés egyik kimenete már az ajánlott képzések meghatározása lehet. A teljesítmény-értékelésben bizonyos vezetői szinteken a kompetenciák értékelésének megszokott 180 fokos metodikája helyett árnyaltabb és pontosabb képet ad a 360 fokos értékelés.

Tudnunk kell ugyanakkor, hogy a 360 fokos értékelés elvégzéséhez a bonyolult összesítések miatt mindenképpen szükséges a célszoftver. Az egyes - a fejlesztési programban résztvevő - munkavállalók teljesítmény-értékelései eredményeinek összehasonlítása segítségével nyomon követhető az egyénenkénti és az egymáshoz képest történt fejlődés. A teljesítmény-értékelési eredmények kombinálása a DC szűréssel objektívebb kiválasztást eredményezhet a belső toborzások alkalmával.

De térjünk vissza kérdéseinkhez! A konvencionális HR modulok mellett az alábbi ábrán részletezett funkcióknak ajánlatos egy komplex rendszeren belül működniük:

A megtérülés mindig nehéz kérdés, hiszen rendszerint nincsenek pontos statisztikák arról, hogy mennyibe kerülnek a cégnek a be nem vált, vagy a már betanított értékes kompetenciákkal a konkurenciához távozó kollégák. Ugyanakkor az élőmunkaerő ideje forintosítható. Tudjuk, egy jó alkalmazás segítségével akár 60-70 százalékal csökkenhet az adminisztrációs teher munkatársunkon. Így egy jól átgondolt, pontosan megvalósított és minden funkcionalitásában a folyamatra szabott rendszer hosszútávon rentábilis lesz. Az előző feltételeknek megfelelő alkalmazás használata sem lesz bonyolult, hiszen a megszokott folyamatot kell végigkísérni az alkalmazással.

Az eredmények megbízhatósága a kiválasztás során egyébként használt módszer pontosságától függ, javítja ugyanakkor annak eredményét a szubjektív elemek elhagyásával.
A dobozos, vagy egyedi fejlesztés kérdésében elsősorban a folyamataink fogják megadni a választ. A legtöbb dobozos szoftver jól alkalmazható az átlagos környezettel és folyamatokkal dolgozó ügyfélnél. Amennyiben fontos a cég pontos felépítésére felkészített és annak work-flow-ját követő szoftveres támogatás mindenképpen célszerű az egyedi fejlesztést választani.

Az előrejelzések alapján jól látszik, a 2010-es év kihívásainak azok a cégek tudnak megfelelni, akik felismerik a HR terület stratégiai fontosságát és megteremtik a feltételeket annak zavartalan, hatékony működéséhez a szükséges szoftverek biztosításával.

INNOVITAS Kutatás-fejlesztési és Közhasznú Nonprofit Kft.