És akkor kezdődhet az értékelés!
1. Nyitás
Előtte már legalább két nappal egyeztessük az időpontot, hogy mindkét fél fel tudjon készülni az értékelésre. Ez különösen fontos a Zöld típusnál, hogy legyen ideje felkészülni. Az értékelés számukra igazi stresszhelyzet! Tudatosítsuk, hogy miért fontos ez nekik.
Az értékelésből származó előnyök az értékelt számára:
visszajelzést kap teljesítményéről,
kiderülhetnek a munkájával kapcsolatos problémái, és aktívan részt vehet a megoldás kidolgozásában,
karriercéljai eléréséhez segítséget kaphat,
vezetőjével megbeszélik a jövőre vonatkozó célokat és kölcsönös elvárásokat.
Hogyan nyissuk az értékelő beszélgetést?
A Piros típus: nem érdekli a tárgytól eltérő társalgás! Ne a személyre koncentráljunk, csak a feladatra. Azonnal vágjunk bele az értékelésbe és rövid, tömör mondatokkal indokoljunk. Tömörség, egyértelműség, hozzáértés.
A Sárga típus: legyünk vele barátságosak és beszédesek. Teremtsünk barátságos, bizalmas légkört. Próbáljunk meg következetesen a témánál maradni, mert ez a típus szívesen elkanyarodik az adott témától és könnyel eltéríti a figyelmünket.
A Zöld típus: a legfontosabb feladat a bizalom elnyerése. Nagyon fontos a kellemes légkör (neki a legfontosabb a komfortzóna). Lassan, óvatosan vezessük elő az értékelést, tényeket, adatokat tárjunk elé, ezzel tudjuk meggyőzni. Fontos a pozitív jövőkép hangsúlyozása számára!
A Kék típus részére három dolog nagyon fontos: idő, türelem és írásos anyag! Fizikai és érzelmi távolságtartást is igényel, ne is várjunk tőle mást!
Az értékelés egy évben egyszer történik, de komoly következményei (eredménye) vannak. Ezért valóban adjuk meg a módját és figyeljünk oda a körülményekre is! Ajánlott helyzet: egy kényelmes oldalülést megvalósító, kezelhető komfortzóna kialakítása. Kapcsoljuk ki a telefonunkat és csak az értékeltre figyeljünk.
2. Pozitív kapcsolatteremtés
Feladatunk a feszültség, az esetleges stressz oldása. Sokszor egy könnyed felvezető beszélgetés sokat segíthet ezen. Miután ismerjük beosztottainkat, pontosan fel tudjuk mérni, hogy mire van szükségük az első percekben. A Kékekkel ne is próbálkozzunk! Azonnal vágjunk bele a közepébe!
Azonban mind a négy típusnál fontos tudatosítanunk, hogy az értékelés a támogató segítségről, a fejlesztésről és nem a szankcionálásról szól. Feltétlenül utaljunk arra, hogy az értékelésben szereplő paramétereket a dialógus során ütköztetni fogjuk az ő saját véleményével, önmagával kapcsolatos meglátásaival és a cél egy közös vélemény kialítása.
3. Értékeljünk!
Az értékelőlap szisztémája szerint haladjunk végig az egyes értékelő csoporton és vagy a kompetenciacsoportokon és a kérdéseken. Fontos, hogy "magasról nyissunk", vagyis mindig a jó/kimagasló eredményekkel kezdjünk. A Piros típusnál röviden, tömören, a Sárgánál mindig személyes élményekre utalva, a Zölddel éreztetve a bizalmat és az ő fontosságát, a Kéknél pedig adatokkal és írásos jegyzetekkel alátámasztva állításainkat.
4. "Átadni a labdát, az értékelt térfelére"
Hagyjuk, hogy az értékelt mondja el, mivel ért egyet, mivel nem. Figyelmesen meg kell hallgatnunk, nem szabad közbevágni!!
Aztán összegezzük a hallottakat: "tehát, ha jól értem, akkor azzal nem értesz egyet, hogy..." (Pontosítás legyen, hogy még véletlenül se fordulhasson elő kódolási-dekódolási zavar!)
A megszólítás nem lehet sem lekezelő, sem haverkodó, sem "cinkos", mert ez részben
hiteltelenné teszi magát a helyzetet,
máris örökre elveszítettük a saját hitelességünket,
egyben súlyosan megsértettük a lojalitást és a szervezet érdekeit!
Arra ügyeljünk, hogy a Piros típus néha kíméletlenül kritikus, a Sárgát ne engedjük eltérni a tárgytól, a Zöldet biztassuk arra, hogy bátran mondja el a véleményét, mert nagyon fontos nekünk. (építünk a lojalitására!) A Kéknél pedig ne sértődjünk meg, ha nem mond semmit. Később majd leírja, vagy készít egy jó kis táblázatot belőle.
5. Érvelés
"Értem, amit mondasz/értem az érvelésedet, de ha megengeded, akkor elmondanám, hogy miért döntöttem így és miért érzem jogosnak az általam adott értékelést." ... akkor itt kőkeményen, logikusan, hitelesen érvelni tényszerű, megtörtént esetekre utalva. A Zöld és Kék csak akkor fog hitelesnek találni, ha adatokat és feljegyzéseket mutatunk nekik. A Piros: tömören és ellentmondást nem tűrően, de partnerként kezelve (akkor is, ha ez nagyon nehéz a vezető/főnök-beosztott viszonyban) a Sárgánál pedig arra figyelve, hogy ne tereljen el minket az adott feladattól.
Ez az értékelés legfontosabb pontja, mert ennek alapján sikerül vagy elfogadtatnunk az értékelés eredményét, vagy végképp ellenállásra késztetni az értékeltet!
6. SWOT
Az erősségek és a fejlesztési pontok közös definiálása, megbeszélése. Tehát az összes kérésen menjünk még egyszer végig és ellenőrizzük! Akcióterv kidolgozása a változtatásra, a jobb eredmény/teljesítmény eléréséhez vezető út kijelölése képzési igények megjelölésével. Ez főleg a Zöldet és a Kéket fogja lenyűgözni! Pozitív egyéni és szervezeti jövőkép felépítése a feladatunk!
Ez nagyon fontos mindenkinek, de a Sárga és a Zöld külön hálás lesz érte. Ha minden rendben, akkor az értékeltnek el kell fogadnia az értékelést.
7. Elköszönés
Köszönjük meg az értékelésben való pozitív együttműködést! A bizalom, a csapatszellem a céges öntudat ismételt közvetítése a célunk! És a végén természetesen kézfogás és face-to-face szemkontaktus! Ami ajánlott: kikísérni kollégánkat és még egyszer elköszönni, utalni a következő aktuális/értékelési találkozóra vagy munkafeladatra. Az értékelés célja nem a kirekesztés, büntetés vagy bosszúállás.
A cél az, hogy tudjuk, hol tartunk, mi a távolabbi célunk és ehhez mit kell tennünk, hogy sikeresen teljesítsük!
Végül hasznos tanácsok értékelőknek az értékelő beszélgetésen való sikeres részvételhez:
Készüljön fel a beszélgetésre! Gondolja át az értékelt személy előző évi teljesítményét. Az értékelt személyről alkotott benyomásait támassza alá konkrét viselkedési példákkal, amelyeket az értékelési időszakban tapasztalt vele kapcsolatban.
A beszélgetést Ön vezesse fel, ismertesse annak céljait, feltételeit, majd adja át a szót az értékeltnek, hogy elsőként ő fejthesse ki véleményét a saját teljesítményéről. Ezzel biztosítja, hogy az értékelt őszintén elmondhassa esetleges problémáit, igényeit és vállalja saját álláspontját. Ne feledje, ennek a beszélgetésnek nemcsak az értékelés a célja, hanem fontos információkhoz juthat általa és felhasználhatja beosztottaival való kapcsolatának javítására is.
Használjon nyitott (kifejtendő) kérdéseket, amelyekre nem lehet egyszerű igennel vagy nemmel válaszolni.
Összpontosítsa figyelmét az értékeltre! Biztosítsa a nyugodt, zavartalan körülményeket a beszélgetéshez. (Kapcsolja ki a telefont...) Mutassa ki érdeklődését a másik fél iránt, ő legyen a középpontban a beszélgetés során, hagyja őt beszélni, ne Ön uralja a beszélgetést.
Figyeljen mind saját, mind az értékelt személy testbeszédére! Teremtsen szemkontaktust, fejezze ki érdeklődést odafordulásával, nyitott testtartásával.
Legyen türelmes, ne siettesse, ne szakítsa félbe az értékeltet, várja ki a szüneteket. Ellenkező esetben értékes információktól foszthatja meg önmagát.
Amikor saját véleményét közli az értékelttel, tartsa be a visszajelzés szabályait!
A megnyilvánuló viselkedésre összpontosítson, ne az értékelt személyiségére.(Pl. "te egy jó vezető vagy" helyett "jól oldottad meg ezt a vezetői feladatot")
Ne ítélkezzen, azaz ne jelentse ki kategorikusan valamiről, hogy az jó vagy rossz volt, mivel azt az értékelt nem igazán tudja hasznosítani, ráadásul védekező magatartást válthat ki belőle.
Kezdje a pozitívumokkal, és 2-3 negatívumnál ne mondjon többet egymás után. Mindig szakítsa meg az értékelést egy-egy pozitív megjegyzéssel fenntartva ezzel a befogadó hozzáállását. Ne feledje, az értékelés feladata az erősségek fejlesztése.
Használjon "Én-üzeneteket", azaz véleményét, mint személyes észrevételt fogalmazza meg. A személyes érzésekkel nem lehet vitatkozni, valamint azzal, hogy vállalja az érzéseit és véleményét bizalmat ébreszt az értékeltben.
Legyen fejlesztés orientált és jövőre irányuló: ne a múlton rágódjanak, hanem a tanulságokat levonva az értéklelt erősségeinek fejlesztésére helyezze a hangsúlyt.
Ügyeljen az időzítésre és a visszajelzését illessze az értékelt személyiségéhez! Mérje fel, hogy az értékelt milyen hangulatban van a beszélgetés alatt, kész-e a visszajelzés fogadására. Gondolja át-még a beszélgetés előtt, hogy az értékeltnek milyen a személyisége (típusok), hogyan reagál a dicséretre vagy a kritikára.
Győződjön meg róla, hogy a másik fél pontosan érti-e a mondanivalóját, pl. tegyen fel visszautaló kérdéseket, kérdezze meg a véleményét az elhangzott témákról, valamint az Ön javaslatairól.
Az értékelt által valóban befolyásolható tényezőkre figyeljen, arról adjon visszacsatolást, amire neki ráhatása van, amin képes változatni, amiben fejlődni tud.
Az első és az utolsó mondata mindig legyen pozitív értékelés!Akár úgy is, hogy burkoltan fogalmazza bele az elvárásait az értékelttel szemben. (Pl. "Aki ennyire ügyesen meg tudja oldani ezt, az bizonyára képes azt is sokkal jobban végrehajtani")
Soha ne legyen túl nyájas, vagy lekezelő. Partnerként kezelje az értékeltet, akkor őszinte válaszokat fog kapni.
Kissné András Klára
HM EI Zrt.
Jávorkai Judit
SOTER Tréningakadémia
Cikkünk több oldalas! Lapozzon!
1. oldal - A teljesítményértékelő beszélgetés, mint különleges helyzet
2. oldal - Kezdődhet az értékelés!
Kedves Olvasónk!
Úgy tapasztaljuk, hogy Ön hirdetésblokkoló rendszert használ. Kérjük az oldal zavartalan olvasása érdekében kapcsolja ki ezt a funkciót,
majd kattintson ide!
Köszönjük!
Amennyiben nem kívánja vagy tudja kikapcsolni a hirdetésblokkoló rendszert, akkor is elérheti oldalunkat, de a felhasználói élmény sérülhet.
Kattintson ide, ha így folytatná a böngészést.
Köszönjük együttműködését.
Balogh Levente: általában a kitűnő tanulókból lesznek a menedzserek, a 3-as 4-es tanulókból a vállalkozók