Mire jó a teljesítményértékelés? Hogyan lehet megkönnyíteni a bevezetését?

Nemcsak arról, hogy a kitűzött célok objektíven hogyan teljesültek, hanem:

- az együttműködésükkel való elégedettségről,
- a munkavállaló motivációjáról,
- esetleges nehézségeiről a munkájában és akár a magánéletében is,
- karrier céljairól, az ehhez vezető útról,
- a szükséges fejlesztési lehetőségekről is,
- a következő időszak célkitűzéseiről, és hogyan fogják azt közösen elérni - a célkitűzés egyes szervezetekben külön zajlik, máshol egybe kötik a teljesítményértékeléssel.

Arról, hogy hogyan érdemes egy TÉR-rendszert kialakítani, milyen elemei vannak, hogyan épül fel, sok hasznos információ olvasható szakirodalomban, interneten.

Sokéves HR-es múlttal a hátam mögött, illetve jelenlegi HR tanácsadói tapasztalatomra támaszkodva arról szeretnék néhány gondolatot megosztani, hogy milyen szerepe van ebben a folyamatban a vezetőknek és a HR-nek.

Általában a vezetők a TÉR-beszélgetéseket egy kötelezően végrehajtandó feladatnak tekintik, inkább nyűgnek, mint lehetőségnek. Ennek a hátterében lehet az, hogy ők sem kapnak megfelelően visszajelzést, vagy ha kapnak is, inkább frusztráló élmény számukra. Nincs mintájuk, hogyan kell ezt jól csinálni. Szerencsére nekem megadatott jól működő szervezetben is dolgozni, ahol ezek a beszélgetések várva várt események voltak.

Jelenleg egy KKV megbízómnál éppen zajlik a TÉR-rendszer kialakítása és bevezetése, ezért friss élmény szinten is tapasztalom nehézségeit és szépségeit.

A HR kulcsszerepet játszhat ezen folyamat fontosságának felismertetésében. Hogyan?

Amit én tettem:

1. lépés: vezetői workshop keretében ismertettem a rendszer kereteit, hogyan fog lezajlani, és milyen segítő eszközök állnak a TÉR-beszélgetésekhez rendelkezésükre, ún. TÉR-nyomtatvány, esetleg HR-softver, és maga a HR-es kolléga is - ekkor van lehetőség annak hangsúlyozására, hogy mit tud nyerni a vezető és a munkavállaló is ezzel? Miért van szükség visszajelzésre, és ez hogyan szolgálja a szervezet stratégiai, üzleti céljainak elérését?
a. úgy érzem, itt tudjuk mi HR-esek megalapozni az egész folyamatot, hogy komolyan vegyék, kellő energiát fektessenek bele.

2. lépés: egyéni vezetői felkészítés a beszélgetésekre - erre is nagy igény mutatkozott, akár volt már ebben tapasztalata a vezetőnek, akár nem, mivel ebben a szervezetben ez volt az első ilyen beszélgetés.

3. lépés: maguknak a TÉR-beszélgetéseknek a lebonyolítása: felajánlottam a részvételemet ezeken az alkalmakon, és ezt is örömmel fogadták, mert ki is tudtam egészíteni a beszélgetést kérdéseimmel, illetve visszajelzést adtam a vezetőknek arról, hogy én hogyan láttam ezeket a visszajelzéseket.

4. lépés: ez még hátra van - újabb vezetői worshop keretében megosztjuk majd egymással a tapasztalatokat.

5. lépés: a beszélgetések eredményéből állítjuk össze a képzési-fejlesztési terveket.

Tehát: a vezetőknek a HR a partnere abban, hogy még sikeresebben tudják vezetői szerepüket betölteni. Folyamatos jelenlét, támogatás, segítség, a humán erőforrással való jól bánás „tanítása” - ezt tudjuk mi nyújtani.

Néhány gondolat arról, hogy mit tapasztaltam a TÉR-beszélgetéseken:

- megállapodásunknak megfelelően a vezetők előzetes felkészülést kértek a munkavállalóktól is egy általam összeállított kérdéssor alapján - és mindenki KÉSZÜLT IS!
- először a munkavállaló mondhatta el, hogy ő hogyan értékeli az előző időszakot, és erre reagált a vezető - ez kiválóan megnyitotta még a legzárkózottabb kollégát is;
- közös megállapodással zárultak a beszélgetések a célokat, illetve a fejlődési irányokat illetően is;
- a munkavállalók -legyenek ők X, Y, vagy Z generáció tagjai - izgalommal várták ezeket az alkalmakat, és nagyon elégedettek voltak az eredménnyel; figyelmet kaptak, csak egyedül róluk volt szó, csak velük foglalkozott a vezető - erre mindenkinek szüksége van!
- a vezetők is sok hasznos információt tudtak meg a beosztottaikról, ami őket tette elégedetté.

Tehát összefoglalóan: a visszajelzés elengedhetetlen az eredményes és sikeres vezető-beosztott együttműködéshez. Javasolt évente legalább egyszer, de jobb lenne két alaklommal, mivel félévente sikeresebben lehet a szükséges munkavégzés korrekciójában megállapodni, fenntartva a motivációt, elköteleződést a munkavállalóban.

Végezetül néhány „JÓTANÁCS”

1. A vezető szánjon a visszajelzésre megfelelő időt! Az érdemi beszélgetéshez legalább 60 perc szükséges.
2. A munkatárs is felkészül- lehet írásban is- saját teljesítményének értékeléséből, a támogató és a zavaró tényezőkről a kitűzött célok mentén.
3. Kezeljék egymást partnerként a felek! Kétoldalú visszajelzés!
4. A megjegyzések mindkét részről legyenek tényekkel, számokkal, történésekkel alátámasztva, kerüljük a személyeskedést.
5. Ne csak a múltról szóljon az értékelés, hanem a fejlődési lehetőségekről, az egyéni karriertervről is. A munkatárs ekkor megfogalmazhatja, mire van szüksége a jobb teljesítményhez (képzés, eszköz), hová szeretne eljutni és hogyan.

Kardosné Réti Judit
HR business partner, oktató, tréner, coach, mediátor
A Sämling Üzleti Oktatási Központ számos HR képzésének oktatója