Cafeteria rendszerek működtetése a gyakorlatban

A cafeteria rendszer működtetése teljes embert igénylő feladat. Nagy megterhelést jelenthet egy kollégának beillesztenie napi teendői közé a működtetéssel járó felelősségteljes feladatokat is. Ekkor bizonyul megfelelő megoldásnak az outsourcing, vagyis a kiszervezés módszere, melynek igénybevételével nem szükséges a vállalat belső létszámát növelni. Ez esetben egy külsős tanácsadó cég delegálja egy szakképzett munkatársát a feladatra, aki pontosan tisztában van a jogszabályi hátérrel, valamint a rá váró feladatokkal. Mivel ez a kolléga személyes kapcsolatban áll a munkavállalókkal, elengedhetetlen, hogy nyitott, toleráns és emberközpontú személyiséggel rendelkezzen.

Szerteágazó feladatok

Az általa elvégzett főbb feladatok közé tartozik az utalványok időben történő megrendelése, amit minden hónap 20-át követően javasolt megtenni. A pontos és hatékony címletezés meghatározása időigényes, de a munkaadói visszajelzések alapján hálás feladat. Az üdülési csekket érdemes minden hónapban legkésőbb 17-éig megrendelni, hiszen ennek átfutási ideje, azaz az ellenérték kiegyenlítése és a kiszállítás ideje közt eltelt idő, hosszabb, mint a többi utalvány esetében.

Természetesen a rendelést megelőzően a vállalat cafeteria szabályzata alapján a kilépők, a belépők és a táppénzen lévők nyilatkozatát - vagyis hogy melyik hónapra milyen juttatást igényelt a munkavállaló - aktualizálni kell. Ennek megfelelően munkavállalóról munkavállalóra egyesével egyeztetni kell a ledolgozott, hiányzott napok számát és azt a keretösszeget, amelyre az aktuális hónapban jogosult a kolléga. A levonásokat velük egyeztetve vagy az előre meghatározott szabály szerint kell a megfelelő elemekből levonni.

Ezután történik meg a rendelés kiszállítása, amelyet követően szükséges lehet az utalványok bizonyos szempontok szerint történő szortírozása. Ez elősegítheti a jövőbeni gyorsabb, átláthatóbb és precízebb kiosztást. Az utalványok munkavállalókhoz történő eljuttatása cégspecifikusan történik, minden vállaltnál egyedi megoldások kerülhetnek szóba annak figyelembevételével, hogy a munkatársak milyen munkaidő-beosztásban dolgoznak. A vállalattal kötött egyedi megállapodások alapján különböző összefoglaló kimutatások készülnek olyan, előre meghatározott témákban, amelyekről a vállalatnak plusz információra van szüksége, például hogy adott hónapban az egyes juttatási elemekből mekkora összegben történt rendelés.

Amennyiben a vállaltnál igényelhető cafeteria rendszeren belül van önkéntes nyugdíj-, vagy egészségpénztári hozzájárulás, az esetben minden hónapban készül egy lista, amely tartalmazza a befizetést kérők nevét és az igényelt összeget. Ezt kell elküldeni a tárgyhónapot követő 20-ig a pénztárak által megadott elérhetőségek valamelyikére. Ez az alapja annak, hogy megfelelő és pontos elszámolás készülhessen.

Külső szakértő jobban tudja működtetni a rendszert

Természetesen a munkavállalói megkereséseknek folyamatosan eleget kell tenni, akár a személyes ügyfélszolgálatok alkalmával, akár telefonon, illetve e-mailen. A fentiek alapján tehát könnyen be lehet látni, hogy egy szakképzett cafeteria specialista igénybevétele indokolt, már amennyiben a fáradtságos bevezetést követően sikeresen szeretnénk működtetni cafeteria rendszerünket.

Szalai Réka
Trenkwalder Kft. - HR Tanácsadó