Gyors beillesztés: a kapcsolati hálózatépítés a kulcs

A beilleszkedési folyamat eredményessége alapvetően meghatározza a munkavállaló és a munkáltató későbbi együttműködésének tartósságát. A frissen alkalmazott munkatársnak a munkaviszony első napjától kezdve szüksége van arra, hogy minél jobban és gyorsabban megismerje munkahelyét, közvetlen kollégáit, világosan értse, hogy az általa betöltött munkakörben milyen feladatok elvégzését várják el tőle napi, heti és havi szinten, ezen kívül milyen hatáskörrel rendelkezik a feladatok elvégzése során. Amellett, hogy az új munkatársnak el kell sajátítania a szükséges ismereteket, ki kell fejlesztenie azokat a készségeket, melyek elengedhetetlenek a feladatának eredményes végrehajtásához, meg kell ismernie a vállalati kultúrát, a sikeres beilleszkedéshez nélkülözhetetlen az emberi kapcsolatok szélesítése és elmélyítése a szervezetben.

A modern üzletmenet komplexitása miatt ez utóbbi folyamat felerősödni látszik, már csak azért is, mert megváltozott az új belépők karaktere. Ma már ugyanis az új munkatárs az év bármely szakában érkezhet a céghez, legtöbbjük nem frissdiplomás, aki a ranglétra legalsó fokán kezd, hanem kor, képzettség, s vezető tapasztalat szempontjából vegyes összetételű csoportba tartozik, vagyis a ranglétra bármely szintjén kezdhet. Évekkel ezelőtt az újoncoknak hosszabb idő állt rendelkezésükre, hogy megismerjék a cég munkamenetét és csak miután elsajátították a cégkultúrát, kaptak fontosabb feladatokat. Mindez a 70-es évek elejétől megváltozott. Megjelentek a mátrixszervezetek és a keresztfunkcionális projektcsapatok, amelyekben az információkat már nem a közeli munkatársaktól, hanem más emeleten vagy más épületekben dolgozó csapattársaiktól szerezhették meg az új munkavállalók, ezzel beléptetésük is bonyolultabbá vált.

Ebben a komplex munkakörnyezetben a gyors beilleszkedés a kapcsolatépítésen múlik - hangsúlyozzák amerikai kutatók. Azokat az új belépőket, akik gyorsan felépítik stratégiai hálójukat, gyakran nagyobb teljesítményűnek tartják, így ők hamarabb a vállalathoz tartozónak érzik magukat, elégedettebbek új munkájukkal. Kutatások során úgy találták, hogy a sok kapcsolattal rendelkező új belépők nemcsak jobban teljesítenek, hanem elégedettebbek is új pozíciójukkal, így csökkenhet a fluktuáció. A szakemberek fontosnak tartják a tréningeket és az orientációs programokat, de szerintük ezek csak helyettesítik a gondos, stratégiai kapcsolatépítést. Minél hamarabb épülnek be az új belépők a vállalat tudáshálózatának kapcsolatrendszerébe, annál nagyobb mértékben fogják segíteni a céget a versenyképesség növelésében - hívják fel a figyelmet.

A gyors beilleszkedés érdekében a munkáltatónak fel kell rajzolnia azt a kapcsolati hálót, amiben a belépést követő hetekben, hónapban látni szeretné az új kollegát. Amint az új belépő dolgozni kezd a vállalatnál, időt kell hagyni arra, hogy leírjuk neki az ideális hálózatot, és át kell néznünk a legfontosabb források, kapcsolatok listáját is. Érdemes világosan megfogalmazni azt az elvárást, hogy szeretnénk, ha megfelelő időt szánnának ezeknek a kapcsolatoknak a kiépítésére még akkor is, ha az egyes kapcsolatok információ értéke nem válik azonnal nyilvánvalóvá. A kutatók szerint fontos bemutatni az új belépőt a stratégiai fontosságú személyeknek.

Amellett, hogy a legfontosabb menedzserekkel és szakértőkkel kapcsolatot alakítanak ki az új belépők, olyanokkal is meg kell ismerkedniük, akiket mentoroknak tekinthetnek, nyugodtan feltehetik nekik kérdéseiket. Kutatások során ugyanis azt találták, hogy azoknak az új belépőknek, akik hamar felveszik a tempót, általában volt mentoruk, aki tájékoztatást és tanácsot adott nekik szükség esetén. Az új belépők beilleszkedésének egyik legjobb módja a munkatársakkal való közös ebéd. Ez remek alkalom arra, hogy az új belépő találkozzon a vezetőkkel, a szakértőkkel, képet alkothasson a szervezeti hierarchiáról és a döntéshozatali folyamatokról.

A beillesztési program a belső kapcsolati hatékonyságot növeli

Az orientációs program hatékonyságnövelő hatása miatt nem meglepő, hogy a hazai szervezetek megközelítőleg fele működtet ilyet - legalábbis ez derül ki a DGS Global Research által tavaly készített Országos HR Benchmark felmérés válaszaiból. Az azonban már elgondolkodtató, hogy a válaszadók egyharmada nem alkalmaz beillesztési programot az újonnan felvett munkatársak részére. A vállalkozások belső kapcsolati hatékonysága így alacsonyabb illetve alacsonyabb ütemben fejlődik. Több éves tendencia, hogy ahol kialakult toborzási folyamat működik, ott a beillesztésre is gondot fordítanak, ahol viszont a kiválasztás nem szabályozott, ott az orientáció sem kulcskérdés. A felmérés adatai alapján a beillesztési eljárás során a legtöbb szervezet önmaga megismertetésére, a szervezeti hierarchia bemutatására helyezi a fő hangsúlyt. A tényleges munkavégzéshez legszorosabban kapcsolódó betanítás ezután következik a prioritási sorban. Ezt követi a szervezeti szabályok megismertetése, majd a szervezeten belüli helyismeret. Beillesztési hatékonyság növelésére a felmérésben résztvevők alig több mint egyharmada alkalmaz mentori rendszert és több mint fele nem is tervezi annak bevezetését.

Forrás: Országos HR Benchmark Felmérés 2007
Elissa Tucker-Robert Gandossy-Nidhi Verma: Gazdálkodj okosan - a tehetséggel

Szilágyi Katalin, HR Portal