Hogyan közeledjen egymáshoz a cégen belüli informális és formális kommunikáció?

1962-ben a világ 500 legsikeresebb cégének átlagéletkora 62 év volt, ez mára 15-18 év, 2025-re pedig 12 évre is le fog csökkenni - mondta megnyitójában Virágh Rajmund az Interim Menedzser Akadémia ügyvezetője. A világ ilyen mértékben gyorsult fel, amit felfoghatunk nehézségként, de úgy is, hogy minden nap egy-egy újabb lehetőséget teremthet.

Kristóf Györgyi a Hammel&Hochreiter ügyvezetője szintén a proaktivitásban látja a siker kulcsát, amihez persze még kell rugalmasság, adaptivitás és együttműködés is, például a nemek között.

Ami lentről jön, azt hiszik el

Ma a cégvezetők, menedzserek nem hagyhatják figyelmen kívül a vállalatnál a dolgozók között zajló informális kommunikációt, ugyanis ez sok esetben sokkal gyorsabb és hatékonyabb, mint a hivatalos belső információáramlás. Ezért is kell tudni, hogy miről zajlik, hogyan befolyásolható, hogyan tehető eszközzé a cég sikere érdekében - erről beszélt Szvetelszky Zsuzsa szociálpszichológus, pletykakutató.

40 ezer éve minden emberi közösségben jelen van az informális kommunikáció, ez és az érzelmi kapcsolatok meghatározzák a közösségek működését, életét. Ma már infokommunikációs eszközökkel jól mérhető, hogy milyen gyorsan és hogyan terjed a jó és a rossz hír. Régebben az emberek nagyjából hat "közvetítőn" keresztül tudtak meg valamit, ma a közösségi oldalak világában mindössze 4,4 lépés közöttünk átlagosan a távolság, ugyanakkor mindössze 3-ig érdekel. Vagyis az még esetleg érdekel, hogy mi van az ismerős ismerősével, de hogy annak az ismerősével mi történik, már a legtöbb embert hidegen hagyja.

Törvényszerű, hogy ahogy az információ terjed, úgy át is alakul, mondja Szvetelszky Zsuzsa. Az emberek a cégeknél is a legalacsonyabb szinten kezdik egyeztetni a véleményüket a cégben bekövetkezett változásokról vagy akár a főnök öltözékéről. A probléma ott van, ha már úgymond csoportosulások is egyeztetik egymással a véleményüket, ugyanis így egymást megerősítve, már ezen információk alapján elkezdenek valahogy viselkedni, és ha ez a menedzserek számára mintegy a semmiből jön, akkor nagyon nehéz ellene tenni. Ezért folyamatos monitorozásra van szükség a szociálpszichológus szerint.

Ugyanis, amíg a fentről lefelé érkező kommunikációnak mindössze 20 százalékát jegyzik, és értik meg a dolgozók, addig a lentről indulókat sokkal gyorsabban hiszik el, és mintegy stabil információként bebetonozódnak a hiedelmek. A vezetőknek figyelembe kell venniük az adott közösség sajátosságait, és aszerint kell alakítaniuk a kommunikációt. Fontos, hogy a vezető tudja, hogy mi foglalkoztatja az embereket, és az sem árt, ha tudatában van annak, hogy milyen "árnyékszervezet" épült fel, mondjuk a cég hivatalos oldalán kívül egy közösségi oldalon, a dolgozók körein belül.

A leghasznosabb, ha a hivatalos és nem hivatalos kommunikáció közelít egymáshoz. Ezt például úgy lehet elérni, hogy rövidebb, egyértelműbb a formális üzenet. Így gyorsabban terjed és kevésbé alakul át, tehát pontosabban ér célba. Ha a cég uralni tudja a belső kommunikációt, akkor csökkenthető a fluktuáció, mert az emberek úgy érzik, beszélnek hozzájuk, törődnek velük, így jobban fogják szeretni a céget, nő a lojalitás és javul a szervezeti légkör. Így Szvetelszky Zsuzsa mindenkit arra bíztatott, hogy ismerje meg saját szervezetében az informális kommunikációt.

A jó kommunikáció egyértelműen pénzre váltható, hangsúlyozta Mezriczky László az Ispiro Consulting ügyvezetője. Egy szolgáltató központot hozott fel példaként, ahol egy ember cseréje nagyjából 3 millió forintba kerül. Ha ezt az embert sikerül megtartani, mert helyén van a kommunikáció, nem kell új munkatársat kiképezni, az ügyfél bizalma is erősebb, ha nem váltakozó emberekkel kell tárgyalni, márpedig ez pénzt ér. Ráadásul a dolgozói elégedettségi mutatók egyre több nagyobb vállalatnál sokat nyomnak a latban.

1 kommunikáció, 1 üzenet

Ez lenne az ideális, és egyben leghatékonyabb módszer. Ugyanis túlkommunikált világban élünk, állítja Bárdos András a Színház- és Filmművészeti Egyetem rektorhelyettese, amikor a New York Times egyetlen számában több információ van, mint amennyi egy 16. századi embert egész életében érintett. Így az tud hatékonyan kommunikálni, aki minél egyszerűbben, rövidebben és pontosabban közvetíti az üzenetet. "Ki kell hegyezni a nyilat, hogy átüsse a tudat falát." - mondta a szakember.

A másik kulcs a figyelmes hallgatás, amire manapság nagyon kevesen képesek, ugyanis ehhez az kell, hogy valóban érdekeljen, amit a másik ember mond. Leginkább akkor tudok jól kommunikálni, ha történetet mesélek, amivel lehet azonosulni, aminek van eleje, közepe vége, véli Bárdos András. Azonban ez is csak akkor működhet jól, ha tudom, hogy kinek mesélem, ugyanis egyébként egészen abszurddá is tud válni.

A sikeres kommunikáció az, ami eredményes, vagyis bekövetkezik az, amit általa el szeretnék érni. Vagyis az a fontos, hogy az új információ érdekes és fontos legyen, mert akkor hír. Hogy minél inkább átmenjen, az érthetőség határáig érdemes lerövidíteni és leegyszerűsíteni.

Versengés vagy rivalizálás

Nem mindegy melyikről van szó. Ugyanis míg az előbbi akár pozitív tartalmat is nyerhet, amennyiben szabályokat betartva zajlik, mert így alapvetően együttműködésen alapul. Míg a versengés jobb teljesítményre motiválhat, addig a rivalizálás destruktív, vagyis romboló lehet a szervezetre és az egyénre egyaránt. Az pedig, hogy melyik nép hogyan értékeli az együttműködést, a versenyt és a rivalizációt kulturális háttértől is függ. Erre hegyezte ki előadását Fülöp Márta az ELTE szociálpszichológia professzora.

Ha ugyanis destruktív folyamat zajlik, vagyis valaki a szabályokat nem betartva lép előrébb, akkor az a többiekben agressziót és gyűlöletet kelt, így semmiképpen nem lesz produktív. Csökken a bizalom, az együttműködési hajlandóság és ezzel együtt a hatékonyság is. Míg szabályos verseny esetén az egyik fél győzelme ellenére megmaradhat egymás elismerése, szolidaritás a másikkal, sőt a vesztes motivált maradhat arra, hogy minél jobban teljesítsen, a legközelebb sikerüljön. Ideális esetben a versennyel mindkét fél fejlődhet. Személyiségtől is függ, hogy kit, hogyan érint a győzelem vagy a vereség. Pontosan ezért nem mindegy, hogy milyen személyiségű embereket teszünk ki bizonyos helyzeteknek, teszünk bizonyos pozíciókba - zárta gondolatait a professzor.