Hogyan lesz a létszámleépítésből versenyelőny?

A kormány döntött arról, hogy a közszférában 10 százalékos létszámcsökkentést és 5 százalékos költségcsökkentést kell megvalósítani. Ezen intézkedések végrehajtása a legtöbb vezető számára kellemetlen és nehéz feladat - de ha nem a fűnyíróelvet alkalmazzák, ez a kényszer felhasználható az állami, kormányzati (háttér-) intézmények működési hatékonyságának jelentős javítására, a régóta halogatott szervezeti működés korszerűsítésére - olvasható a Public Sector Consulting lapunkhoz eljuttatott közleményében.

Varga Zsigmond, a tanácsadó cég szakértője az állami intézmények számára 5+1, a nemzetközi gyakorlatban bevált megoldási lehetőséget javasol a költségcsökkentésre és a létszámleépítésre, amelyek segítségével a kényszerű intézkedésekből akár előny is kovácsolható.

1. A fűnyíróelv alkalmazása súlyos károkat okozhat - érdemes tehát a létszám- és költségcsökkentést alapos struktúra-átalakítással kezdeni.

Mint minden szervezetnél, az állami intézményeknél is a feladatok elosztása és a munkatársak leterheltsége nem egyenletes. Bizonyos pozíciókban nagyon sok túlórával képesek csak ellátni a feladatokat, más esetekben viszont nagyon kevés munka jut egy munkatársra. A szervezeti átvilágítás (ennek részeként például ügymenet-vizsgálat, dokumentáció elemzés) során kiderülhet, hogy bizonyos részlegeknél az előírtnál jelentősebb létszámleépítés, más, túlterhelt szervezeti egységeknél akár bővítés is indokolt lehet. Egy szervezetkorszerűsítési módszerrel akár 20 százaléknyi alkalmazotti létszám is megspórolható, miközben a teljesítmény növekszik.

2. Sok közigazgatási, közszolgáltatást nyújtó intézmény - jogszabályból fakadó funkcionalitásaik hasonlósága révén - jól összehasonlítható, szabványosítható és összemérhető tevékenységet végez.

Úgynevezett benchmarkok (az adott iparág legjobb gyakorlatából kiinduló összehasonlító elemzések) alapján kialakítható az idealizált működési modell, amely alapján újjá lehet szervezni az intézmény működését. Például a távközlési iparágban az egy alkalmazottra jutó előfizetői létszám, az egészségügyi intézményekben egy standard orvosi beavatkozás költsége - figyelembe véve a komplikációk arányát -, az önkormányzatnál a szabványosnak tekinthető ügy hibamentes elintézésének időigénye, illetve bármely közintézménynél az ügyfél-elégedettség lehet az a mérőszám, amellyel az egyes szervezetek hatékonysága összemérhető. Gyakran kiderül, hogy bizonyos cégek, szervezetek ugyanazt a feladatot 30 százalékkal több dolgozóval látják el, vagy éppen kétszer akkora költséggel.

3. Sok tartalék található a párhuzamosan működő, de azonos tulajdonossal rendelkező - például jellemzően önkormányzati - intézmények, vállalatok körében. Az elmúlt időszakban elindult összevonások is azt jelzik, hogy jelentős költségmegtakarítást remélnek a fenntartók az intézmények, állami cégek centralizációjától.

Az alábbiakat várhatjuk az összevonások után: olcsóbb és kisebb adminisztráció, az egységes folyamatokból (például egységes informatikai rendszer) eredő megtakarítások, a korábbi párhuzamos feladatok megszűnése, mindezek következtében alacsonyabb létszám. Természetesen mindezen lépések során, ideális esetben a szolgáltatási színvonal nem csökken. Az összevonással közel egyenértékű eredményt hozhat bizonyos (főleg támogató jellegű) tevékenységek egyetlen állami cégbe szervezése.

4. Habár készültek az elmúlt években feladatkataszterek, az állami feladatok részletes megtervezése és lebontása elengedhetetlen.

Feladatkataszter alatt értjük azt, hogy az adott állami intézménynek pontosan milyen szolgáltatásokat kell nyújtania, milyen minőségben (vagy mennyiségben), milyen célcsoportnak, milyen egyéb feltételek között. A részletes feladatkataszter elkészítését követően sokkal könnyebb meghatározni, hogy az állami feladatok elvégzéséhez milyen valós erőforrásokra (például hány emberre) van szükség. Ha nem a meglévő munkatársak számából indulunk ki, hanem az elvégzendő feladatokból, akkor valós képet kaphatunk az emberi erőforrás-igényekről, amely nem feltétlenül egyezik meg a jelenlegi dolgozói állománnyal.

5. Jelentős költségek takaríthatóak meg akkor, ha az intézmények tulajdonosai a korszerű és ésszerű, innovatív beruházásokat a költségmegtakarítás lehetősége alapján választják ki.

Az energetikai beruházások elavult irodaépületek esetében akár 50-70 százalékos energia-megtakarítást is eredményezhetnek. Ha az adott intézménynek nincs forrása beruházásra, akkor ma már bérelheti is a korszerűbb eszközöket, és a bérleti díjjal együtt is csökkenhetnek a költségei. A jól tervezett energetikai beruházások 3-4 év alatt megtérülhetnek.

Az új informatikai rendszerek bevezetése akkor éri meg, ha ezáltal gyorsabb, olcsóbb, kevesebb emberi erőforrást igényel a szervezet működése. Nemzetközi tapasztalatok szerint az ésszerűen megtervezett informatikai ügyintézési rendszerek bőven megtérülnek két éven belül, amennyiben a bevezetéssel párhuzamosan a szervezeti működést is átalakítják, és az elektronikus folyamatokra történő átállás következtében az alkalmazotti létszámot is csökkentik.

+1. Ma már az állam is alkalmazhatja a humánus leépítést, vagyis az outplacementet. A kényszerből leépítendő dolgozóknak karriertanácsokkal, munkahelykereséssel és átképzésekkel olyan hathatós segítséget lehet nyújtani, amellyel az elhelyezkedés sokkal könnyebb lesz. Mindezen tevékenységek finanszírozására ráadásul akár EU-s forrás is igénybe vehető.

Varga Zsigmond szerint Magyarországon a kormányzati szándék mellett a költségvetési szigor kényszere adhatja a végső lökést ahhoz, hogy az állami szervezetek nekilássanak hatékonyabbá és eredményesebbé tenni működésüket. Ezen átalakításokra a legtöbb országban "békeidőkben", azaz gazdasági fellendülés esetén általában nem kerül sor, mert nincs rá igazi kényszerítő erő. Ezért áll most nagy lehetőség előtt a kormányzat: az évtizedek óta halogatott működés-korszerűsítés megvalósításával minőségi ugrás következhet be, amelynek hosszú távon a mindennapi ügyintézésben érintett állampolgárok lehetnek a nyertesei.