Horror az első nap a munkahelyen? - lehet másként is

Az új alkalmazottat általában egy halom papírmunkával, technológiai tudnivalókkal és unalmas, a vállalati kultúráról szóló előadásokkal várják az adott munkahelyen. Néhány vállalat azonban igyekszik több időt szánni a beillesztésükre, és próbálják őket minél jobban összehozni a közvetlen munkatársakkal, hiszen ezáltal sokkal hatékonyabban és gyorsabban ki tudják aknázni majd képességeiket.

Egy rossz kezdet az új munkakörben ugyanis a kilépések számát növelheti, és sok munkavállaló dönthet úgy, hogy inkább otthagyja a céget már az első hónapokban, mint hogy ragaszkodjon ahhoz. Az első munkanap az, amikor a munkavállaló képes belülről látni, hogyan működik a cég, éppen ezért nagyon meghatározó, hogy milyen tapasztalatokat szerez a kezdeti szakaszban.

Kevés cégnél figyelnek a beillesztésre

Ennek ellenére Magyarországon még viszonylag ritka, hogy a cégek nagy hangsúlyt fektessenek a beilleszkedésre. Ha bárhol is találkozunk orientációs programmal, az elsősorban multinacionális cég, és minimum közép-, de inkább nagyméretű - hangsúlyozta a HR Portálnak nyilatkozva Bölcskei Mónika, a Human Bridge munkatárs- és vezető fejlesztője. Hozzátette: az orientációs programok tapasztalata szerint kimerülnek néhány órás, vagy legfeljebb egy napos előadással, amikor is technikai tudnivalókat adnak át a cégről az új belépőnek, mint például milyen rendszert használnak vagy milyen a cégkultúra.

Junkert Andrea, az RSM DTM Hungary HR üzletágvezetője szerint cége válogatja, hogy mennyire figyelnek oda erre. Valahol ez kötelező cégpolitika, ami rendszerint központilag kerül meghatározásra, és minden országban az adott cégkultúrára szabják, de jellemző az is, hogy változtatás nélkül, egy az egyben fordítják le az anyagot és úgy használják fel. Ez az úgynevezett induction (beilleszkedés, bevezetés) program.

Induction: a céget és egymást is megismerhetik az új belépők

Nagyobb cégeknél ezzel a programmal kezdődnek rögtön az első napok (jellemzően 1-2-3 nap), ami a céghez egy napon, vagy közel egy napon munkába állóknak szól és jellemzően a HR-es kolléga tartja, nem ritkán szakmai vezetők bevonásával. Ezen bemutatják a cég összefoglaló történetét, a vezetőséget, a cég struktúrát, az üzletágakat, ezek célját és piaci szerepét. Szó esik a cég jövőbeni terveiről, a tervezett növekedésről, új befektetésekről, a kínált termékről/szolgáltatásról, a versenytársakról. Mindez egy slide-show keretében történik, melyet egy kézikönyvként a munkavállalók kézhez is kapnak, és ebből tájékozódhatnak a következő hetekben, amennyiben valamilyen kérdésnél elakadnak. Az induction tréningen feltehetik kérdéseiket, illetve kiváló alkalom ez arra, hogy legalább a hasonló cipőben járó, szintén első munkanapjaikat töltő kollégáikkal kicsit jobban megismerkedjenek.

Ez egy nagyon hasznos kezdeményezés, és bizonyos cégméret felett kikerülhetetlen az első napokban, amikor az új munkavállalóra zúdul az információáradat, mindezt ismeretlen arcok között, ismeretlen helyszínen. Ugyanakkor meglehetősen személytelen (a rengeteg adat és információ révén nem is lehet ez másként) és egy ponton túl követhetetlen rövidtávon.

Közepes illetve kisebb cégeknél is alkalmazzák, de ott jellemzőbb a hagyományos körbevezetés az első napon, ahol a munkatársat mindenkinek bemutatják és elmondják, hogy melyik területen fog dolgozni és mivel lehet hozzá fordulni. Ez természetesen a tizedik bemutatás után már nem feltétlenül rögzül, és innentől talán kevésbé hatékony, viszont előnye az, hogy minden kollégával találkozik az illető személyesen, így ha ő nem is fog egyenként mindenkire emlékezni, az ő arcát a többiek megjegyzik, és új lévén tudnak majd neki segíteni hasznos információkkal a következő hetekben.

Nem ártanak a jó receptorok

Mivel az első napok/hetek mindenképpen nehezek az újak számára, a fenti két módszer kombinációja lehet még talán a leghatékonyabb. Képzeljük csak el: az új munkatárs már feladatokat kap, amiket végre kell hajtania, de azt sem tudja ki kicsoda, milyen melléken érhet el valakit, vagy hol keresse irodán belül. Úgy kell szívességet kérnie, hogy nem tudják, ki ő, bizalmatlanság veszi körül, összesúghatnak a háta mögött. Az új vállalati irányítási IT rendszerrel, még ha használta is korábban, boldogulnia kell, nem beszélve a többi teendőről: névjegykártya, beléptető rendszerhez fényképes kártya intézése, és a többi. Mindeközben még jó receptorokkal kell rendelkeznie és használnia is azokat arra vonatkozóan, hogy milyen maga a cégkultúra: közvetlenebb, barátságosabb, befogadóbb, vagy merevebb, konzervatívabb és visszafogottabb, hogyan öltözködnek a kollégák és hogyan kommunikálnak egymással - hangsúlyozta Junkert Andrea.

Életből vett példa

Az Electroluxnál globális szinten működik az új belépőknek szóló beilleszkedési program, amelynek célja, hogy munkatársaiknak a kezdetektől fogva megkönnyítsék a vállalati értékek, alapok mentén történő munkavégzést - tudatta lapunkkal Dr. Gönczy Sándor, a cég vezérigazgatója. Az általános elvek és elvárások mellett a szakmai kihívások terén támogatják az első hónapokat. Az asszimilációs program keretében egy új kolléga szabályozott formában és folyamat során ismeri meg a saját és a társosztályok munkáját, valamint az Electrolux globális szervezetét. A vállalat beilleszkedési tervvel is rendelkezik, amelyet világszinten meghatározott elvek alapján lett alakítottak ki. A cégnél tisztában vannak azzal, hogy a beilleszkedés időszakában az új munkavállalók több külső segítségre szorulnak, hogy a még új, esetleg ismeretlen helyzeteket kezelni tudják. Úgy vélik, hogy ilyenkor a szakmai vezető vagy mentor támogatása elengedhetetlen.

Az első nap a legstresszesebb

Mint ahogy Bölcskei Mónika fogalmazott, az első napra jellemző, hogy nagy a megfelelési kényszer, és a lehető legjobban szeretnének a munkavállalók teljesíteni. Ez egy versenynek is felfogható. Aki nyer, az marad próbaidő után is. Az első nap a legstresszesebb, hiszen fogalma nincs az új belépőnek arról, hogy mi vár rá, kik lesznek a kollégái, elfogadják-e vajon, ő el tudja-e magát fogadtatni. Ilyenkor nem merik a saját telefonjaikat felvenni, sokszor még ebédelni sem mernek elmenni. A nap második felére telve lesznek új információkkal és élményekkel, amitől elfáradnak, kimerülnek, megijednek.

A munkahelyi beilleszkedés segítése

A Human Bridge 2009-ben vezette be a beilleszkedési coaching szolgáltatást. Akkoriban még foglalkoztak munkerő-közvetítéssel és fejvadászattal, így a rajtuk keresztül elhelyezett vezetők mellé grátisz ajánlották a 3 alkalmas, próbaidő alatt zajló coaching folyamatot. Úgy tapasztalták, hogy a beilleszkedési coachingot igénylik a cégek. Az a közös tapasztalat - a coach és ügyfele, illetve a megbízó részéről is -, hogy a beilleszkedés biztonságosabb környezetben zajlik, tisztábbak a célok és elvárások, tudatosabb a teljesítésre való törekvés, nagyobb a hatékonyság. A beilleszkedés akkor volt a leghatékonyabb, ha a cég orientációs programmal várta az új munkavállalót, azt meg is tartotta, és emellett kiegészítette coaching módszertanra épülő beilleszkedési programmal. Az eredmény mindegyik esetben nagyon látványos volt. Akikkel 2009-ben ezt elkezdték, a mai napig a helyükön vannak - támasztotta alá a módszer eredményességét a szakember.

Mire kell figyelni a munkavállalónak?

Bölcskei Mónika a beilleszkedési coaching programban részt vett munkavállalóknak az elején segített feltárni a környezetet, az információk forrását (úgymond egyes területeken az információhordozó személyeket azonosították be), és konkrét célt tűztek ki a 3. hónap végéig. Ebből kifolyólag a legfontosabbak a munkavállaló számára, hogy minél gyorsabban térképezze fel az új munkahelyet, a cégkultúrát, a munkaköre szempontjából legfontosabb kollégákat, és fogalmazzon meg konkrét célt, legyen akcióterve. Meglepő, de a legnagyobb meglepetés az volt a programokban résztvevőknek, hogy konkrét céllal és akciótervvel sokkal tudatosabban és hatékonyabban lehet beilleszkedni, és az elvártnál korábban teljesíteni. "A coachoknak természetes, hogy célokkal és vágyakkal dolgozunk. Ez egy új munkavállaló esetében nem elég konkrét, inkább csak azt tudják megfogalmazni, hogy jól szeretnék magukat érezni, és szeretnének megfelelni" - vélte a munkatárs- és vezető fejlesztő szakember. Hozzáfűzte: legtöbbször azt sem tudják, hogy minek kell megfelelniük, ezért kapkodnak, stresszelnek, saját maguk ellen dolgoznak. Tanácsadóként azt javasolja a munkavállalónak, aki szeretne gyorsan és jól beilleszkedni, de nem kap szakmai támogatást, hogy határozza meg a konkrét célját, bontsa le apró lépésekre, kérdezzen, szerezzen információt, és a legfontosabb, hogy valósítsa is meg a tervét. Coach nélkül sajnos itt szoktak leginkább elhalni ezek a kezdeményezések. Mint mondta: néhány vezető önmaga is felismerte ennek a fontosságát, egyénileg keresik meg, és a munkahelye tudta nélkül dolgoznak együtt 3 hónapig.

Junkert Andrea szintén azt közölte: mint mindenben, a beilleszkedés során is muszáj proaktívnak lennie egy munkavállalónak. Ha belép az első napon, célszerű rögtön a recepción bemutatkozni és pár szóban elmondani milyen területen és hol fog dolgozni. Ha a kávézóban, az ebédlőben, vagy a folyosón ismeretlen arcot látunk, akire a körbevezetésről nem emlékszünk, szintén érdemes odalépni és bemutatkozni, ez százszor jobban rögzül, mint a hivatalos első napos bemutatás. Szintén nem árt visszakérdezni, hogy az illető milyen területen dolgozik, hátha segítségünkre lehet a jövőben és kérdéseinkkel bizalommal fordulhatunk hozzá. Mint elmondta, ilyennel még nem találkozott, de akár kör-email is hasznos lehet, melyet az új munkatárs küld ki egy rövid bemutatkozás kíséretében. Szintén rendkívül hatékony lehet, ha mindezt a közvetlen felettese teszi meg helyette - vélte a HR-szakember.