Kollaboráció és bordásfal

- A közép és felső kategóriába tartozó irodabútorok szépek és funkcionálisan is biztosan nagyon jók, ugyanakkor drágák. Irodaház üzemeltetőként megéri nekem erre költeni? Hogyan mérhető az ergonómia haszna?

- A németeknek egészen precíz méréseik vannak arra vonatkozóan, hogy az egészségmegőrzés, illetve a munkahelyi megbetegedés milyen kapcsolatban van az ergonómiai komforttal. A statisztika alapú végeredmény egyértelmű: A munkahelyi hiányzás 85 százaléka az ülésergonómiára, pontosabban annak hiányára vezethető vissza. Egy felső kategóriás szék használata olyan mértékű teljesítményjavulást és hiányzáscsökkenést eredményez, amely, - ha tömegesen alkalmazzák - nemzetgazdasági szinten is mérhető eredményt hoz.

- Mit tudnak ezek a felsőkategóriás székek?

- Az elmúlt negyven év nagy eredménye az irodaszékek terén az volt, hogy az ülőlap és a hátlap eltérő szögben követte az emberi test mozgását, csökkentve így a fáradtságot. 2010-től jelent meg egy új irányzat a német Wilkhahn cég fejlesztésének köszönhetően: ők mutatták be azt a háromdimenziós megoldást, amelynek lényege, hogy az ülőlap instabil, folyamatosan mozog, oldalra is el tud billenni. Ez serkenti a vérkeringést, befolyásolja az izomtónust, az anyagcserét, és mérésekkel igazolhatóan az agyat is stimulálja.

- Mozgás egyenlő vitalitás?

- A régi görögöknél a sztoikusok sétálva filozofálgattak. Tudták, hogy mozgás közben kisebb a stressz, lassabban fáradnak el, élénkebb a szellem, vagyis a mozgás és a vitalitás kapcsolata egyértelmű. A mozgás hiánya, a statikus ülőmunka mozgásszervi, emésztőrendszeri és pszichés panaszokat okoz, nő a betegszabadsággal elvesztett idő. A székergonómia megkerülhetetlen.

- Rendben, meggyőzött, székre áldozni kell. Mire kell még figyelni?

- SOS. Ez egy 80-as években diagnosztizált tünetegyüttes, a sick office syndrome rövidítése. Ha nem megfelelő a klíma, a világítás, a zajszint, a szellőztetés, a bútor és a személyes tér nagysága és berendezése, az pszichoszomatikus tüneteket okoz, megbetegít. Elsősorban egyterű irodákban jelentkeznek a tünetek. Az Amerikából indult kutatások most azt vizsgálják, hogy mit tehetünk a negatív hatások minimalizálásáért.

- A fizikai környezeten kívül még mit javíthatnánk?

- A nagy kérdés az, hogy a betegségek megelőzésén túl, a hatékonyságnövelés érdekében hogyan kell elhelyezni a berendezést és a bútorokat az irodatéren belül úgy, hogy támogassuk a kollaborációs és szocializációs igényeket.

- Mit ért ezek alatt?

- A kollaboráció a tudásmegosztás azon szintje, amikor nem csupán megosztjuk, hanem interakcióra késztetjük az embereket az adott témában: kikérjük a véleményüket, álláspontokat ütköztetünk. Megint a görögök: tézis, antitézis, szintézis. Ez is növeli a hatékonyságot, hiszen az egyedül teljesítendő munka hatékonysága akár 22 százalékkal is növelhető kollaborációval: csökkenti a kockázatot, ráadásul a munkatársak bevonásának pozitív üzenete van. A másik alapigényünk a szocializáció. Elliot Aronson, A társas lény című munkájának megjelenése óta tudjuk, hogy a családi, baráti, munkahelyi beszélgetések, közös dohányzás, kávézás iránti igényeket mindenképpen ki kell elégíteni. A modern munkaszervezés ezt felismerte, és azt vizsgálja, hogy milyen gyorsan történik meg mindez, mennyire megy a munka kárára, illetve hogyan profitálhat ebből a munkaadó.

- Vagyis nekem, mint munkaadónak akár jó is lehet, ha a beosztottjaim a teraszon vihorászva pletykálnak vagy a mobiltelefonjukon facebookoznak?

- Ha nem biztosítunk erre megfelelő keretet, akkor mindezt félig titokban, kényelmetlenül, feszengve, a lebukástól rettegve végzik, ami visszahat a hangulatra, a munkamorálra és a munka minőségére is. A klasszikus egyterű irodák egyik nagy problémája, hogy az ott dolgozók nem tudnak félrevonulni egy személyes vagy különösen fontos intim telefonbeszélgetés lebonyolítására. Ahol csak egy teakonyha szolgálja a szocializációs szükségleteket, ott a fluktuáció is megnő: nem szeretnek ott dolgozni az emberek.

- Nehéz elképzelni egy shared service center több száz munkatársát nem egyterű irodában.

- Nem is kell. A modern tudomány szerint az egyterű iroda a fókuszmunka helyszíne, ahol izolálva, fejhallgatóval, egyedül, csöndben dolgoznak a munkatársak. De a cégvezetés biztosítson helyet arra is, ha valakinek "személyes közléskényszere" van, iránymutatásra, mentorálásra van szüksége, és ezt a többiek zavarása nélkül akarja megoldani. Ezért kulcskérdés a térszervezés, vagyis az, hogy hol és hogyan valósul meg a kollaboráció és a szocializáció.

- Mi az ideális?

- Válasz a third space. Az első az otthon, a második a munkavégzés helye. Ez a bizonyos harmadik hely ezeken kívül van, és gyalog elérhető: lehet egy bárszékes kávézósarok, egy dohányzásra kijelölt terasz, néhány babzsák, egy játékasztal, vagyis egy olyan közösségi tér, ahol spontán összefuthatok a kollégámmal. Ezeket bármikor használhatjuk: nem lehet lefoglalni, mint a klasszikus értelemben vett tárgyalókat, inkább a város olyan találkozó pontjaira hasonlítanak, ahol spontán összefuthatunk az ismerősökkel. Az okos cégvezető megtervezteti és berendezi ezeket a helyeket. Nem arra törekszik, hogy neki magának drága íróasztala legyen, hanem sokkal inkább arra költ, hogy a minőségi inspirációs közeget, pihenő sarkokat teremtsen.

- Ideális esetben mit találunk a közösségi részeken?

- A shared service centerekben jellemzően az Y-generáció tagjait találjuk, vagyis azokat, akik 1980 után születtek: ők mobilak, gyorsan tanulnak és váltanak, alapélményük a technológiák idősebbek számára félelmetes sebességű cseréje. Nincs szükségük 9 négyzetméternyi munkakörnyezetre, sok esetben gyökértelenek, de igénylik a mentorálást, és nagyon aktív közösségi életet élnek. A közös terek iránti igényük nagyon erős, és lássuk be, ez indokolt is: időről időre ki akarnak szakadni a sivár, monoton munkájukból. Kell, hogy legyen helyük egy kicsit elvonulni, telefonálni: mi is terveztünk olyan phone-booth-t, amelynek gyakorlatilag egyetlen célja van: zavartalanul el lehet benne intézni egy magántelefont. Üvegfalú, vagyis nem lehet hosszú időre megszökni, de a külvilágot tökéletesen kizárja.

- Kreativitás vagy inkább pénzkérdés a third space kialakítása?

- Mindkettőre szükség van, de megéri: a célorientáltan tervezett közösségi terek 22 százalékkal növelik a hatékonyságot. Az igazi az, ha egy cég az ülőbútorok 50 százalékát a fókuszmunkára szolgáló forgószékekként használja, míg a másik felét a kommunikációt szolgáló tárgyalószékek, szocializációs és kollaborációs célokra dedikált fotelek, szófák, bárszékek étkezőszékek, padok, babzsákok teszik ki. A kikapcsolódást szolgálhatja a boxzsák és a bordásfal is, de a "némán" is használható videojáték konzol is. A meetingek előtt a cool down, utána pedig a warm up terek másképpen hasznosak: a résztvevők ráhangolódhatnak, illetve feldolgozhatják az adott témát. Ez sokkal hatékonyabb, mint utólag, emailben pótolni a közös együttlét alatt megszületett gondolatokat, illetve megosztani a ki nem mondott szavakat. Konferenciákon sokszor látni, hogy a résztvevők az ablakpárkányokon ülve beszélgetnek egymással, és mindenki tudja, hogy ezeknek a spontán eszmecseréknek gyakran több haszna és értelme van, mint a tényleges előadásnak. Miért ne adhatnánk ennek teret - szó szerint? Egyébként egy korszerű szervezet a lapos piramis elve alapján épül fel: nagyon kevés hierarchikus szint van, a menedzserek is bent ülnek a többiek között az egyterű részen, és kihasználják a személyes kapcsolatteremtés akadálymentességét.

- Terjednek ezek a megoldások?

- Lassabban, mint a környező országokban, aminek kulturális okai vannak. Az elmúlt 500 évben szinte végig elnyomás alatt éltünk, és mint a túlélés záloga, kódolva vagyunk arra, hogy örök Tenkes Kapitányként ellenálljunk a hatalomnak. Nem szívesen fizetünk adót, hiszen a közösségi jóléthez szükséges hozzájárulás megtagadása nálunk társadalmilag elfogadott cselekmény, a "fentiek" elleni harc legitim módja. A negyven fölötti magyar munkavállalók körében a változás nehezebben nyer polgárjogot, mivel ők valamiféle ármányos hátsó szándékot sejtenek az újító szándék mögött. Pedig egy, a legújabb elvek mentén berendezett iroda nem csak a munkaadónak kedvező: lehet, hogy azért áldoz rá, mert nagyobb hatékonyságot szeretne elérni, de közben a munkavállalók közérzete, mentális és fizikai egészsége is jobb lesz. Hiszek benne, hogy mindez az emberek magánéletére és végső soron az ország egészére kihathat.

- Feltételes módban fogalmaz...

- A reményt az Y-generáció hordozza magában. Akkor fog bekövetkezni az áttörés, amikor ők középvezetővé érnek.

Irodakereso.info