Munkaidő nyilvántartás szabályok 2026 – mit ír elő a törvény?

A munkaidő nyilvántartás kötelezettségét a Munka Törvénykönyve (2012. évi I. törvény) 134. §-a rögzíti. Eszerint a munkáltató köteles nyilvántartani:

• a munkavállaló által teljesített munkaidőt, annak kezdő és befejező időpontjával együtt
• a rendkívüli munkaidőt (túlóra)
• a készenléti időt
• a szabadság és egyéb munkavégzés alóli mentesítés idejét és jogcímét

A nyilvántartásnak naprakésznek kell lennie, és a munkavállaló kérésére betekintési lehetőséget kell biztosítani. A törvény nem ír elő kötelező formátumot – papíralapú és elektronikus megoldás egyaránt elfogadott –, de tartalmilag teljesnek kell lennie.

Mit jelent a „percpontos" rögzítés?

A törvény a tényleges munkaidő rögzítését követeli meg – nem a tervezettet. Ha a nyilvántartásban minden napra ugyanaz az időpont szerepel (például 08:00–16:30), az ellenőrzéskor kifogásolható, hiszen nem tükrözi a valóságot. A munkaidő nyilvántartásnak a tényleges kezdési és befejezési időpontokat kell tartalmaznia.

Munkaidőkeret – mit kell nyilvántartani?

Az Mt. lehetővé teszi, hogy a munkáltató munkaidőkeretet alkalmazzon. Ennek hossza alapesetben legfeljebb 4 hónap, kollektív szerződéssel akár 12 hónap is lehet. Munkaidőkeret esetén nem elegendő napi szinten rögzíteni az adatokat – a keret végére el kell számolni, hogy keletkezett-e túlóra vagy hiány. Ennek hiányában a bérszámfejtés sem végezhető el pontosan.

Rendkívüli munkaidő nyilvántartása

Az Mt. 109. §-a szerint naptári évenként legfeljebb 250 óra rendkívüli munkaidő rendelhető el. Írásbeli megállapodással ez önként vállalt túlmunka formájában további 150 órával egészíthető ki. Ha nincs pontos nyilvántartás, vita esetén a munkáltató nem tudja igazolni, hogy a törvényes keretet nem lépte túl – és ez mind hatósági ellenőrzésen, mind munkaügyi perben komoly bizonyítási nehézséget jelent.

Kötelező-e az aláírás?

Elterjedt szokás, hogy a munkavállalók aláírják a nyilvántartást – naponta vagy havonta. A Munka Törvénykönyve azonban ezt nem írja elő. Elektronikusan vezetett rendszereknél – beléptetőkártya, munkaidő-nyilvántartó szoftver – nincs is jelen. Az aláírás nem kötelező elem, de papíralapú nyilvántartásnál bizonyítási szempontból hasznos lehet.

Szankciók hiányos nyilvántartás esetén

A munkaidő-nyilvántartást a munkaügyi felügyeleti szervek rendszeresen ellenőrzik. Ha a nyilvántartás hiányos vagy nem naprakész, a munkáltató munkaügyi bírságra számíthat. Ennél is komolyabb következmény: ha a munkavállaló munkaügyi pert indít – például elmaradt túlóra miatt –, és a munkáltatónak nincs hitelt érdemlő nyilvántartása, bizonyítási nehézségbe kerül. Ilyen esetben a bíróság hajlamos a munkavállaló javára dönteni.

Meddig kell megőrizni?

A munkaidő-nyilvántartást – mivel bérszámfejtési alapul szolgál – az adó megállapításához való jog elévüléséig kell megőrizni. Ez főszabály szerint legalább 5 év. Társadalombiztosítási ellenőrzés esetén ennél korábbi időszak dokumentumai is előkerülhetnek, ezért érdemes a könyvelővel egyeztetni a pontos megőrzési stratégiáról.