Munkakövető szoftver a kontrolling szolgálatában

A humán erőforrás szakemberek számokat akarnak, hiszen a felső vezetés nyelvén ezekkel lehet sikeresen érvelni. Az adatok lehetőséget adnak a benchmarkolásra, összehasonlíthatóvá teszik a munkavállalókat, a részlegeket, a vállalatokat. A HR-nek azonban óriási a felelőssége abban, hogy mihez kezd a birtokába került számokkal, a mérés ugyanis nem lehet öncélú, a megszerzett adatokkal tovább kell dolgozniuk. - A HR hozzáadott értéke az, hogy mire használja az információkat. Az emberi teljesítmény ugyanakkor nem mérhető abszolút értékben, mindig meg kell nézni, hogy mi van a számok mögött, mert ha véletlenül rosszul értelmezzük azokat, elveszíthetjük a rendszer iránti bizalmat - mondta portálunknak Kopányiné Pécsi Judit, az Union Biztosító HR igazgatója.

A vállalat a közelmúltban vezetett be PDD (Performance Development Dialogue) néven egy szoftver által támogatott teljesítményértékelő rendszert, amelynek használatát az elmúlt hónapokban oktatták a dolgozóknak. Pécsi Judit szerint egy ellenőrző-támogató rendszer bevezetése előtt nagyon fontos tisztázni a játékszabályokat, tudni kell, hogy mit és miért mérünk, mi az elvárt teljesítmény, mire kívánunk vele ösztönözni, milyen elveket csatolunk hozzá. Ha ez világos, akkor gondolkozhat el a HR azon, hogy ezt milyen eszközzel tegye meg.

Munkakövető szoftver a kontrolling szolgálatában?

A hazai vállalati gyakorlatban már látni példát arra, hogy úgynevezett munkaidő követő rendszerrel ellenőrzik, valóban munkával tölti-e az idejét a dolgozó, és az így kapott eredményeket a teljesítményértékelésnél vagy a kompenzáció megállapításánál figyelembe veszik. Persze jogosan merül fel, hogy a munkával töltött idő mérése nem adja vissza a valós teljesítményt, viszont a mai munkaszerződések nem az elvégzendő feladatokra, hanem a munkaidőre vonatkoznak. A dolgozó tehát a munkaidejét bocsátja áruba, a munkaadó pedig a munkaidőt fizeti meg, így érthető, ha a munkafolyamatokról objektív képet szeretnének kapni a cégvezetők - vette védelmébe az effajta ellenőrzések híveit Walter János, az Inphone Kft. és a TcT Hungary Kft. által kínált JobCTRL szolgáltatás termékmenedzsere, aki jelenleg olyan új alkalmazásokon dolgozik, amely nemcsak a hatékony kontrollt, hanem a munkavégzés menedzselését is elősegíti.

A JobCTRL, amely a számítógépes munkakörökben dolgozók munkateljesítményét rögzíti, a piacra vezetés stádiumában tart, így már eddig is több cégnél "vetették be", és a visszajelzések pozitívak. A termékmenedzser szerint ennek az az egyik oka, hogy a rendszer a munkavállalók önbevallására alapoz, tehát nem egyfajta nagy testvérről van szó. A dolgozó a reggeli kezdésnél egyetlen mozdulattal aktiválja a programot, amikor meg nem a munkájával foglalatoskodik, kikapcsolja, tehát a munkaadó csak azt tudja ellenőrizni, ami a tényleges munkához kapcsolódik. - Persze előfordulhat, hogy valaki véletlenül elfelejti kikapcsolni, ha mást csinál, probléma akkor van, ha ez rendszeres és az illető például a facebookozást szeretné munkaidőnek elszámolni - mondta Walter János.

A JobCTRL méri az egér és a billentyűzet aktivitását, fényképet készít a képernyőről, így nyomon lehet követhetni, hogy az adott időben milyen oldal, dokumentum, táblázat stb. volt a gépen megnyitva, és ha huzamosabb ideig nem változik a képernyő, akkor gyanakodni kezdhet a munkáltató. Más kérdés persze, ha kreatív munkakörről van szó, hiszen az ötletelés, gondolkodás idejét nem méri a rendszer, így az eredményeket a munkakörtől függően kell elemezni. Walter János elmondása alapján egyébként egy nap teljes átnézése öt másodperces mintákkal egy gyakorlott szemű embernek nem több, mint tíz perc, 55 perc alatt pedig egy egész munkahetet "át lehet pásztázni".

A rendszer azonban alapvetően a bizalmon alapul, hiszen a dolgozó maga is visszanézheti az adatokat, így az ő védelmét is biztosítja, hiszen alá tudja támasztani, mikor mit csinált, mivel foglalkozott - jegyezte meg Walter János, aki szerint egy ilyen rendszer nagyobb rugalmasságot biztosít, kényelmesebbé teszi a munkavállaló és a munkáltató kapcsolatát, és még az elszámolás is korrektebbé válhat. Nem beszélve arról, hogy a munkaidő mérésével feltérképezhető, hol van esetleg szükség kevesebb vagy több kapacitásra, így hozzájárulhat például a részmunkaidős állások terjedéséhez, de a távmunka kapcsán sem hozhatnak többé kifogást a munkaadók, hiszen a munkavégzés ellenőrizhetővé válik.

Ne csak ellenőrzés, támogatás is legyen

Kopányiné Pécsi Judit nem vitatja, hogy segítség lehet egy munkakövető szoftver, de hogy mennyire lesz hasznos, az szerinte függ attól, hogy milyen tevékenységről van szó, a munka mennyire normázható, mennyire folyamatos a munkával való ellátottság. Úgy véli, a munkaidő ellenőrzése pusztán a rendelkezésre állást méri, és nem tartalmaz teljesítménykövetelményt. - A helyzet egyszerűbb, ha időegység alatt kell bizonyos darabszámot legyártani valamiből, vagy egy feladatra meghatározott időt lehet csak fordítani, de óvatosnak kell lenni abban az esetben, ha egy feladat változó, vagy a termelés egyenetlen - hívta fel a figyelmet, hozzátéve, a szolgáltatói iparban bonyolult szakértői munkákat kell végezni, így itt leginkább határidőket lehet meghatározni. Ha viszont a rendszer integráltan tudja kezelni, hogy hány ember, mikor és min dolgozik, szélesebb munkaköri környezetben is el tudja képzelni az alkalmazását. Szerinte azonban az a legfontosabb, hogy a rendszer bizonyos aspektusaiban ellenőrizzen, ugyanakkor támogassa is a teljesítményt.

E kettős funkciónak köszönhetően például az Unionnál a dolgozók a vártnál is pozitívabban fogadták az új alkalmazást, amelyet valamennyi munkavállalói szinten bevezettek. Kopányiné Pécsi Judit szerint ebben nagy szerepet játszott a transzparencia, vagyis, hogy mindenki számára érthető, hogy mit mérünk és hogyan, átláthatóak és világosak az értékelési kritériumok. - Egyedül a kompetenciákban megfogalmazott viselkedési normákkal kapcsolatban voltak szkeptikusok egyes dolgozók, attól tartottak, hogy ha valaki nem mutatja az elvárt viselkedést, azt elbocsáthatják. Fontos volt elmondani azt, hogy a kompetenciák értékelését mire fogjuk használni, mihez kötjük, mi az egyén és a vállalat felelőssége. Azt is nyíltan el kellett ismerni, hogy a kompetenciák megítélése, a mutatott viselkedési minták értelmezése még több szubjektumot rejt, mint a célkitűzések értékelése, ezért arra kértük a munkatársainkat, hogy az önértékelésüket és a vezetői értékelést is konkrét példákkal támasszák alá. A rendszer ebben is támogatja őket - mondta a HR igazgató.

Hozzátette: a mérhetőséget támogatja az is, hogy a célok meghatározásakor, az értékelési kritériumot is megfogalmazzuk, azaz azt is, hogyan néz ki, ha száz százalékosan teljesül az adott cél. A támogatás és az ellenőrzés időben eltér egymástól: az év elején kitűzik a célokat, amiket az év végén értékelnek, ez az ellenőrző funkció, a támogatás pedig azt jelenti, hogy év elején nyilatkozik mindenki a kompetenciák szintjéről, karriertervekről, képzési igényeikről, és ezeket az év során kommentálják, nyomon követik és a vezető és munkatárs közötti párbeszédekkel támogatják. A munkavállalók így elfogadják az ellenőrzést is, a támogató típusú elemek pedig növelik a bizalmat, az elfogadottságot - magyarázta a HR vezető.

Nem kell többé kockás füzet

A JobCTRL ebbe az irányba igyekszik elmozdulni, éppen abban különbözik más mérési eszközöktől, hogy egy automatizált irányítási rendszert alapoz meg. - A rendszerbe lehet illeszteni a tervezett munkaidőt, határidőket, csoportokhoz, felelősökhöz lehet rendelni feladatokat, ezeket csoportosítani is lehet, de prioritást is adhatunk hozzájuk, így bármekkora cég, szervezeti struktúra leképezhető vele. A dolgozónak csak néhány kattintás az egyes munkafolyamatok közötti váltás, ezzel egyszerűbbé válik az egyébként sem kedvelt "kockás füzetes" adminisztráció - jegyezte meg Walter János.

Hozzátette: a rendszer által nyerhető adatokra elemzések épülnek, amelyekből például kiderülhet, a dolgozó fel tudja-e mérni a feladatok nehézségét, tudja-e tartani a határidőket, követi-e a vezetői utasításokat. Ki lehet deríteni, fel lehet mérni
a problémákat, így feltárható azok valódi oka, például, hogy valaki miért késik rendszeresen, vagy, hogy az egyes feladatokat ki mennyi idő alatt végzi el, ezáltal olyan információkra tehet szert a HR, amellyel számszerűsíthető hátteret kapnak a döntéseik, olyan objektív mércéhez jutnak, ami a HR egészét átalakíthatja a szervezetben.

Új lehetőség a HR tanácsadóknak

Walter János szerint a munkakövető rendszer megkönnyítheti a munkaszervezést, hiszen visszajelzések, elemezhető adatok lesznek arról, hogy mi történik a szervezetben. Kiderülhet, mennyire volt hasznos egy képzés, hol van szükség fejlesztésre, új motivációs eszközre, ugyanakkor elég információ áll a rendelkezésre ahhoz, hogy a munkakörhöz és a munkavállaló adottságaihoz tudják hozzárendelni a béreket. - Attitűdöket változtathat meg a HR, a szervezet teljesebb képet kaphat a teljesítményről, így a karriertervezést, az előléptetést is ehhez lehet igazítani, de felvételkor a munkavállaló számára is lehet mérce egy ilyen rendszer. Mindez hozzájárul a vállalatok hatékonyságának, versenyképességének növekedéséhez, a humán erőforrások területén meglévő hatékonysági tartalékokat közvetlenül mozgósítva.

A szakember úgy látja, az objektivitás a munkavállalóknak is fontos, mert így láthatóvá válik, ki teljesít, ki nem, ki miben jó, ki miben nem, és nem megérzéseken, pletykákon alapul az értékelés, a munka kiosztása, a számonkérés, az ellenőrzés. - Szokták azt mondani, mi van akkor, ha valaki sokkal okosabb, mint a másik, és ugyanazt a munkát feleannyi idő alatt csinálja meg. Ezt nem a munkaidőben, hanem a munkabérben kell értékelni. Ha valaki sokkal jobb, mint a másik, az kapjon sokkal jobb fizetést, de ha sokkal jobb, akkor ugyanannyi munkaidő alatt sokkal több teljesítményt is le tudna hozni, viszont ha csak félgőzzel dolgozik, miért kapna kétszer több fizetést - mutatott rá Walter János, miért mozdulhat el korrektebb irányba a munka világa.

Úgy látja, HR menedzsment, kontrolling szempontból új piac nyílhat meg a HR tanácsadó cégek előtt is, akik könnyebben tudják majd elérni a kkv-ket. Mivel a rendszer felhő alapon működik, és egy központi helyről lehet kiszolgálni egy vállalkozást, a tanácsadóknak nem kell kiszállniuk ahhoz, hogy átvilágítsanak egy céget, vagyis a megrendelőnek olcsóbbá válik a szolgáltatás, a tanácsadók pedig adatokkal alá tudják támasztani, hogy miért nőtt a munkaerő hatékonysága.

Mitől lesz sikeres egy ilyen rendszer?

A munkakövető rendszerek előnyeit Kopányiné Pécsi Judit is elismeri, hiszen nagyban segíti a HR-es munkát, hogy különböző szempontok szerint gyors riportokat lehet pillanatokon belül lekérdezni. - A képzési igényeket például azonnal megkapom, csoportosítani tudom őket, jobban tudom priorizálni, mik az igények, amelyek kapcsolódiknak az üzleti tervekhez, milyen kompetenciák fejlesztése kiemelten fontos. Gombnyomásra le tudom kérdezni a karrier preferenciákat, tudom, kinek milyen elképzelése van, ami egyébként több heti munkámba kerülne - sorolta a HR vezető. Kihangsúlyozta ugyanakkor, hogy a szoftver nem helyettesíti, hogy a HR-es célirányos kérdéseket tegyen fel, értelmezze az adatokat, ezáltal a sikertelenséget, a konfliktusokat meg lehet előzni.

A cél az, hogy a dolgozók és a vezetők is őszinték legyenek, ezért az adatkezelés biztonságára is ügyelni kell, hiszen a munkavállalókról számos bizalmas információt tartalmaznak az ilyen rendszerek. - A hitelességhez és a bizalomteremtéshez egy HR-esnek számos technikai paramétert ismernie kell, választ kell tudnia adni olyan kérdésekre, hogy miként kezelik az adatokat, hol fut és ki kezeli a rendszert, ki láthatja, milyen célra használják az adatokat, tett-e a cég szükséges lépéseket az információ biztonsága érdekében - összegezte az Union HR igazgatója.