Nyaralás után: Mi értelme a munkánknak?

Milyen munkák várnak rám az év hátralévő részében?

A nyár végétől december 31-ig tartó időszakra mindig számos teendőt adnak azok a feladataink, amelyeket az első félévben terveztünk be vagy indítottunk el, illetve azok a tervek, amelyeket a jövő évre vonatkozóan ebben az időszakban fogunk elkészíteni. A ránk váró munkák jelentős részét már látjuk előre: van, amit a konkrétumok szintjén, és van, amit csak körvonalaiban. Kezdjük azzal, hogy átgondoljuk, és egy listába írásban is összegyűjtjük ezeket. És ha megtettük, tegyünk fel egy egyszerű kérdést:

Van-e ezeknek a munkáknak értelme?

Na, ez már fogósabb kérdés. Annyi mindent csinálunk HR-esként, aminek semmi értelme nincsen. Senkinek nem lesz tőle jobb, gyorsabb, könnyebb, élvezetesebb, szabályosabb, hatékonyabb a munkája, és még csak törvény sem kötelez rá minket, hogy ezt tegyük. Mégis elvégezzük ezeket a feladatokat, mert valaki valahol valamikor azt mondta, csináljuk, vagy azt hisszük, hogy valaki ezt mondta vagy ezt akarta. Csináljuk, mert így szoktuk meg, mert bejött e-mailen, mert kitalálta egy vezető, hogy jó lenne, mert bekérték, kikérték, elkérték, megkérték, felkérték. De vajon van-e az adott feladatnak értelme?

Mégis, honnan tudjam, hogy van-e értelme?

Leginkább onnan, hogy a feladat teljesítése hasznára válik-e bárkinek is a szervezetben. Tegyük fel tehát inkább úgy a kérdést:

Milyen haszonnal jár ez a feladat a belső ügyfeleim: a szervezet vezetői és munkatársai részére?

Még pontosabban: van-e ennek a tevékenységnek akkora haszna a szervezetben a belső ügyfelek részére, mint amekkora befektetéssel jár a feladat elvégzése számomra és a többi érintett számára? A HR folyamat, aminek a bevezetésén dolgozunk, ilyen formában tényleg jó lesz bárkinek is azon kívül, aki KPI-ba kapta annak bevezetését az év végéig? A heti 28 meeting, ami a nyaralás után gyorsan visszakúszik a naptáramba, vajon mind hozzájárul valamilyen értelmes cél eléréséhez, vagy leginkább az a funkciójuk, hogy a résztvevők számára megadják a produktivitás, az elfoglaltság és a fontosság érzését? A rosszul szabályozott eljárásaink által gerjesztett feladattömegek vajon valódi eredményeket termelnek, vagy csupán papíron és elektronikusan tárolt adatokat, melyekre nézve elmondhatjuk, hogy itt a bizonyíték, mennyit dolgoztunk. A ránk boruló problémákra adott tűzoltó reakcióink vajon az érintettek hosszú távú megelégedésére oldják meg a helyzetet, vagy leginkább további megoldandó problémákat termelnek, bejósolhatóan sürgős tűzoltó teendőkkel látva el minket a későbbiekben is?

Ahelyett hát, hogy robotikusan végrehajtanánk a ránk osztott szerepekből eredő elvárások seregeit, tegyük fel magunknak az egyszerű kérdést: Mi értelmeset tudnék tenni ebben a szervezetben HR-vezetőként vagy HR-szakemberként a következő fél év során?

És ehhez kapcsolódóan a következőket:

A listában, amit írtam, melyek azok az elemek, amelyek teljesítése egyértelműen az érintettek hasznára válna?

Ezek a leghasznosabb tevékenységeink. És még ezeknél is érdemes folytatnunk a kérdéseinket: Mi ezeknek az elemeknek a valódi célja? Miben segít ez az érintetteknek? El lehetne ezt a célt másképpen is érni? Egyszerűbben, kevesebb munkával, kevesebb hibalehetőséggel, pontosabban? Amit eddig ezen cél eléréséért tettem, az biztosan a jó irány? Azok a tevékenységek, amiket ennek érdekében tervezek tenni, biztosan szükségszerűek? Hogyan lehetne ezt a jó célt hatékonyabban megvalósítani? Lehet, hogy kevesebb megbeszélésre és több önálló munkára lenne szükség? Lehet, hogy delegálnom kellene egyes elemeit vagy az egészet? Lehet, hogy az érintettek végeláthatatlan kérdezgetése helyett/előtt inkább magamnak kellene eldöntenem, mit is akarok ebből az egészből kihozni?

Milyen más dolgokat tudnék elérni az év végéig, amire nyilvánvalóan nagy szükség és igény lenne a szervezetben?

Mire lenne szükségük a vezetőknek? Mit igényelnének a munkatársak? Mit tehetek annak érdekében, hogy ezt megtudjam tőlük? Mi vinné előre a szervezetet? Hogyan tudnám fejleszteni a szervezetet, az itt dolgozók gondolkodásmódját? Van-e valamilyen időszerű kérdés, zűrös terület, kínálkozó lehetőség, amelynek megoldására, kiaknázására hatással lehetnék (ahelyett, hogy fölösleges feladatokkal robotolok)?

Milyen hosszú távú terveim vannak a szervezetben?

Ezekhez kapcsolódóan melyek azok a témák, amelyeken már ma el kell kezdenem dolgozni ahhoz, hogy jövőre vagy akár később beérjenek? Tervezés, folyamatok és munkatársak fejlesztése, felkészítése, kapcsolatépítés, nagyobb ívű változások előkészítése: mind olyan tevékenységek, melyekre a nagy tűzoltó rohanásban rendkívül kevés időt szánunk, pedig valójában ezeken múlik, hogy hosszú távon és a nagy képet nézve is maradandót tudunk-e alkotni egy szervezetnél. Vannak egyáltalán ilyen hosszú távú terveim? Ha nincsenek, mikor fogok időt szakítani arra, hogy leüljek és gondolkozzak ezeken? Kikkel kellene beszélgetnem, hogy inputot szerezzek ezekhez a tervekhez? Kiket, mely munkatársaimat lenne hasznos bevonni ebbe a tervezésbe?

És mi van azokkal az elemekkel a listán, amiket az előbb nem pipáltam ki?

Ezeknek az elemeknek a jelenlegi formájukban nincs elég hasznuk ahhoz, hogy úgy, ahogy vannak, érdemes legyen komoly energiákat szánni rájuk. Feltehetjük a kérdést:

Hogyan lehetne értelmet találni ezeknek a látszólag nem túl hasznos tevékenységeknek?

Valaki valamikor valamiért kitalálta ezeket. Feltehetjük, hogy talán nemcsak a személyes érdekei vezérelték és talán még érthető és méltányolható szakmai céljai is voltak azzal, hogy elindított valamit, amiből nekünk ezek az értelmetlennek tűnő tevékenységek adódtak. Fejtsük vissza a szálakat! Próbáljuk megérteni, hogy az elsőre értelmetlennek tűnő dolgok mögött mi állhat, és igyekezzünk értelmet lelni ezekben. A legritkább esetben sikerül ez anélkül, hogy alakítanánk rajtuk, hozzáadnánk saját szakértelmünket, tapasztalatunkat, és leginkább: értelmes munka iránti vágyunkat. Ettől azonban nem kell félnünk: ezen feladatok kitalálói gyakran örülnek neki, hogy valaki végre értelmet lehelt az általuk kigondolt kezdeményezésekbe, és ennek megfelelő lelkesedéssel végzi azokat. Az elsőre értelmetlennek tűnő feladatok proaktív és optimista hozzáállással, valamint alapos szakmai átgondoltsággal gyakran átalakíthatók hasznos és eredményeket produkáló folyamatokká.

És mi van, ha akárhogy erőlködünk, nem tudunk értelmet lehelni egy előttünk álló feladatba?

Nincs más dolgunk, mint újra feltenni a kérdést: kinek jó ez? Ki találta ezt ki? Honnan jön a megrendelés? A vezetőnktől? Akkor beszéljünk vele, és kérdezzük meg, milyen hasznát látja ennek a feladatnak. Kérjük a segítségét, ha mi magunk nem találjuk az értelmét. Módosítsunk rajtuk közösen, keressük meg együtt, hogy milyen értelmes eredményt lehet belőlük kihozni.

Vagy a feladat nem a mi vezetőnktől, hanem a szervezet bármely más vezetőjétől érkezett? Ha nem látjuk az értelmét, ne kezdjünk bele anélkül, hogy visszakérdeznénk: mi a célja, mit akar elérni? Üljünk le közösen, és mielőtt "szolgáltató" HR-es szemléletünkkel beleugranánk a végeláthatatlan feladatok tengerébe, tisztázzuk az igényeket, és ajánljunk fel reális alternatívákat. Olyanokat, amelyekkel a vezető célja valóban elérhető. Tapasztalataim szerint a HR területen dolgozó munkatársak fölösleges munkájának jelentős része származik abból, hogy szolgai módon, visszakérdezés nélkül ugranak a szervezet bármely vezetőjének kérésére. Miközben a pozitív példák azt mutatják, a vezetők igénylik és szeretik azt, ha egy HR szakember okos kérdésekkel, megoldásorientált hozzáállással és segítő szándékkal próbálja meg megérteni, mire van valójában szükségük.

Esetleg kiderül, hogy a feladat elvégzése tulajdonképpen senkinek nem termel hasznot, senkinek nem segít, és senki nem igényli? Akkor egyszerű a válasz: hagyjuk az egészet, és foglalkozzunk olyan dolgokkal, amelyeknek értelme van.

Akkor ezáltal megszabadulhatok minden olyan feladattól, aminek semmi értelmét nem látom?

Nem, sajnos ez nincs így. Egyrészt, ahogy korábban volt róla szó, nekünk magunknak is tennünk kell azért, hogy meglássuk az értelmet azokban a feladatokban, amelyekben ez elsőre nem nyilvánvaló. Az, hogy egy teendő nem tetszik azonnal, egy projekt elsőre zűrösnek tűnik, vagy nem látjuk egy feladat célját, még nem jelenti azt, hogy ezek valóban értelmetlen tevékenységek. Kérdezzünk, gondolkodjunk és alakítsunk a feladatokon úgy, hogy legalább néhány érintettnek legyen belőle haszna.

Másrészt pedig el kell fogadnunk, hogy mindig lesznek olyan teendőink, amelyeket akkor is el kell végeznünk, amikor nem tetszenek, nem látjuk az értelmüket és talán nincs is értelmük. Egyetlen szervezet sem mentes a szervezeti politikától, a tagok egyéni érdekeinek befolyásától, a rossz döntésektől és a pozíciójukra nem alkalmas vezetőktől. A kérdés csak az: engedjük-e, hogy HR vezetőként vagy szakemberként az értelmetlen munka kerekedjen az értelmes felé, vagy teszünk azért, hogy nálunk ennek a fordítottja legyen igaz.

A tapasztalat azt mutatja, hogy már néhány olyan elem a listán, amelynek igazán értelme van, sokak hasznára válik és jelentős pozitív hatással van a szervezet tagjainak életére, képes kompenzálni a kevésbé értelmes feladatok tucatjait.

Nyaralás után feltöltődve kívánom, hogy mindenkinek legyen ereje feltenni és megválaszolni ezeket a kérdéseket. Töltsük értelmes munkával az őszt.

Sipos Sándor, Shape HR Blog
HR Blog